Telefonkonferenzen sind ein wichtiger Bestandteil der modernen Geschäftskommunikation und ermöglichen es Teams, zusammenzuarbeiten und in Verbindung zu bleiben, auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden. Aber seien wir ehrlich, Telefonkonferenzen können auch eine Quelle der Frustration und Verwirrung sein. Um sicherzustellen, dass Ihre Telefonkonferenzen reibungslos und effizient ablaufen, sollten Sie die folgenden 7 Best Practices befolgen:

1. Pünktlicher Beginn der Telefonkonferenz:

Es ist wichtig, die Zeit aller zu respektieren, also stellen Sie sicher, dass Sie den Anruf zur vereinbarten Zeit beginnen. Wenn Sie derjenige sind, der den Anruf moderiert, senden Sie einige Minuten vorher eine Erinnerung, damit jeder weiß, dass er sich anmelden muss.

2. Erstellen Sie eine Agenda für Ihre Telefonkonferenz:

Erstellen Sie vor dem Telefonat eine Agenda und verteilen Sie diese an alle Teilnehmer. Dies wird allen helfen, auf Kurs zu bleiben und zu wissen, was sie von dem Anruf erwarten können.

3. Stellen Sie alle Teilnehmer Ihrer Telefonkonferenz vor:

Nehmen Sie sich zu Beginn des Gesprächs ein paar Minuten Zeit, um alle Gesprächspartner vorzustellen. Dies wird allen helfen, Namen den Gesichtern zuzuordnen, und das Gespräch wird persönlicher und ansprechender.

4. Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel in Ihrer Telefonkonferenz:

Wenn Sie Folien oder andere visuelle Hilfsmittel haben, teilen Sie diese während des Anrufs. Dies hilft allen, konzentriert und engagiert zu bleiben, und macht die Informationen leichter verständlich. Viele Telefonkonferenzanbieter bieten an Bildschirm teilen, Dokumentenfreigabeg und ein Online-Whiteboard in ihren Online-Portalen oder Sie können Folien oder PDFs vor Ihrem Anruf per E-Mail senden.

5. Sprechen Sie bei Ihren Telefonkonferenzen deutlich:

Achten Sie darauf, während des Anrufs deutlich und in einem gleichmäßigen Tempo zu sprechen. Das wird allen helfen, zu verstehen, was Sie sagen, und Missverständnissen vorbeugen.

6. Lassen Sie Fragen und Diskussionen zu Ihren Telefonkonferenzen zu:

Fördern Sie die Teilnahme während der Telefonkonferenz, indem Sie Zeit für Fragen und Diskussionen einplanen. Dies hilft allen, engagiert zu bleiben, und stellt sicher, dass wichtige Punkte nicht übersehen werden.

7. Stellen Sie sicher, dass Ihre Telefonkonferenzen pünktlich enden:

So wichtig es ist, den Anruf pünktlich zu beginnen, ist es ebenso wichtig, ihn pünktlich zu beenden. Wenn Sie eine vereinbarte Endzeit haben, stellen Sie sicher, dass Sie das Gespräch zu diesem Zeitpunkt beenden. In der Landschaft des modernen Geschäfts, abgelegen Hybrid-Meetings und Telefonkonferenzen sind zu unverzichtbaren Werkzeugen für die Zusammenarbeit geworden. Trotz gelegentlicher technischer Probleme ermöglichen diese virtuellen Zusammenkünfte dynamische Diskussionen und Entscheidungsfindung über geografische Grenzen hinweg.

Indem Sie diese 7 Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Telefonkonferenzen produktiv, effizient und für alle Beteiligten angenehm sind.

Wenn Sie nach einer zuverlässigen und benutzerfreundlichen Plattform für Ihre kostenlosen Telefonkonferenzen suchen, dann sind Sie bei www.FreeConference.com genau richtig. Mit kristallklarer Audioqualität, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einer Vielzahl praktischer Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Gesprächsaufzeichnung ist www.FreeConference.com die perfekte Lösung für alle Ihre Anforderungen an Konferenzgespräche. Außerdem ist die Nutzung völlig kostenlos, also gibt es keinen Grund, es nicht auszuprobieren. Hier anmelden und überzeugen Sie sich selbst von der Bequemlichkeit und Einfachheit von www.FreeConference.com.

Mit FreeConference ist es ein Kinderspiel, Änderungen in letzter Minute an Ihrem Meeting vorzunehmen

Ganz gleich, ob Sie ein Meeting neu ansetzen, weitere Teilnehmer einladen oder eine geplante Telefonkonferenz absagen müssen, Sie können alles schnell und einfach von Ihrem FreeConference-Konto aus erledigen.

Erinnerung: Ihre Konferenzleitung ist rund um die Uhr verfügbar

Wussten Sie, dass Sie und Ihre Anrufer Ihre Einwahlinformationen für die Konferenz verwenden können? eine Videokonferenz abhalten Jederzeit? Planen Sie Ihre Telefonkonferenz oder das Versenden von Einladungen über unser System ist nicht erforderlich, da Ihre Konferenzleitung jederzeit verfügbar ist. Geben Sie Anrufern einfach Ihre Konferenz-Einwahlnummer, den Zugangscode und die gewünschte Anrufzeit an! Wenn Sie eine formelle Konferenz verschicken möchten Einladung zum Meeting oder Ihre geplanten Konferenzdetails bearbeiten, können Sie dies ganz einfach mit den folgenden Anweisungen tun:

Ein Meeting absagen/verlegen oder Teilnehmer einladen

So nehmen Sie beliebige Änderungen an einem anstehenden geplanten Meeting vor:

1. Melden Sie sich bei Ihrem FreeConference-Konto an unter https://hello.freeconference.com/login
2. Klicken Sie rechts auf der Seite "Konferenz starten" auf die Registerkarte "Anstehend".
3. Suchen Sie die anstehende Konferenz, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten", um Details zu ändern, oder klicken Sie auf "Abbrechen", um Ihre Konferenz abzubrechen.
4. Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um Teilnehmer hinzuzufügen oder ein Meeting neu zu planen.

Konferenzzeit ändern (eine Besprechung neu planen)

Nachdem Sie die Konferenz gefunden haben, die Sie neu planen möchten, klicken Sie im Abschnitt "Anstehende" auf "Bearbeiten":

1. Suchen Sie die Datums- und Uhrzeitfelder im ersten angezeigten Popup-Fenster und wählen Sie die neue Uhrzeit und das neue Datum aus, für die Sie Ihre Konferenz neu planen möchten.
2. Wenn Sie keine weiteren Angaben ändern, klicken Sie durch die nachfolgenden Felder auf die Schaltfläche 'Weiter' in der unteren rechten Ecke, bis Sie zum Abschnitt 'Zusammenfassung' gelangen.
3. Bestätigen Sie die Details Ihrer verschobenen Konferenz und klicken Sie auf "Planen".
4. Sie haben Ihr Meeting erfolgreich verschoben.

Alle Teilnehmer, die auf der Einladungsliste aufgeführt sind, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, die sie über die neue Konferenzzeit informiert.

Zusätzliche senden Einladungen

So senden Sie zusätzliche automatisierte Einladungen über FreeConference:

1. Suchen Sie die bevorstehende Konferenz und klicken Sie wie oben beschrieben auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
2. Wenn Sie die Uhrzeit der Konferenz nicht ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“ in der unteren rechten Ecke des anfänglich erscheinenden Popup-Felds.
3. Suchen Sie im zweiten Fenster unter „Teilnehmer“ die E-Mail-Adresse des Teilnehmers, den Sie hinzufügen möchten, falls dieser bereits in Ihrem Adressbuch aufgeführt ist, oder geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld „An:“ ein.
4. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Hinzufügen“, um einen neuen Teilnehmer zur Einladungsliste hinzuzufügen.
5. Klicken Sie sich mit der Schaltfläche „Weiter“ unten rechts durch die nachfolgenden Bildschirme.
6. Klicken Sie im Bildschirm "Zusammenfassung" auf "Planen".

Sobald Sie auf 'Planen' geklickt haben, erhalten die neuen Teilnehmer eine automatische E-Mail-Einladung zu Ihrer Konferenz. Bestehende Teilnehmer erhalten keine zweite Einladung, es sei denn, es haben sich andere Details wie Betreff, Datum oder Uhrzeit geändert.
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Weitere Informationen zum Vornehmen von Änderungen an einer geplanten Konferenz finden Sie auch in unserem Support-Artikel Wie bearbeite ich meinen geplanten Anruf? 

So einfach ist das!

Beginnen Sie noch heute mit Ihrer eigenen On-Demand-Konferenzleitung rund um die Uhr!

Dank der Fortschritte in der Kommunikationstechnologie (hauptsächlich das Internet) ist es für Menschen in verschiedenen Teilen der Welt einfacher denn je, sich zu vernetzen und Geschäfte zu tätigen. In der heutigen globalen Wirtschaft sind internationale Telefonkonferenzen üblich und sehr einfach einzurichten. Bevor Sie jetzt Ihre nächste internationale Telefonkonferenz arrangieren, finden Sie hier 5 internationale Business-Etikette-Tipps, die Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihr Anruf reibungslos und erfolgreich verläuft.

1. Zeitzonenunterschiede sind der Schlüssel zum Planen einer internationalen Telefonkonferenz.

Es ist gut, jederzeit eine internationale Telefonkonferenz planen zu können, aber das bedeutet nicht, dass es jederzeit gut ist, eine internationale Telefonkonferenz zu planen. Berücksichtigen Sie beim Planen einer Telefonkonferenz zwischen Teilnehmern in verschiedenen Teilen der Welt unbedingt die Zeitzonenunterschiede, damit niemand um 2 Uhr morgens wach sein muss. Wenn Sie ein Meeting mit zahlenden Kunden planen, versuchen Sie, ihren Zeitplan einzuhalten – selbst wenn Sie dann außerhalb Ihrer normalen Arbeitszeiten anrufen. Glücklicherweise haben wir hier in unser eigenes Zeitzonen-Management-Tool Freeconference.com das macht es einfach, einen geeigneten Zeitpunkt für Konferenzgespräche zwischen Personen in verschiedenen Zeitzonen zu finden!

2. Geben Sie internationalen Anrufern eine inländische Einwahlnummer (wenn möglich).

Obwohl dein dedizierte Einwahl für Last-Minute-Anrufe praktisch ist. Es wäre schön, Ihren Teilnehmern eine Liste mit Einwahlnummern zur Verfügung zu stellen, damit sie eine für sie inländische Nummer auswählen können, damit sie keine Auslandsgesprächsgebühren von ihrem Mobilfunkanbieter zahlen müssen. Dies ist einer der wichtigsten Tipps zur Geschäftsetikette! Als Gast Ihrer Telefonkonferenz melde ich mich gerne, wenn Sie diesen zusätzlichen Schritt gehen und mir helfen, Geld zu sparen.

FreeConference bietet kostenlos und Premium internationale Einwahlnummern für über 50 Länder, darunter die USA, Kanada, die Großbritannien, Deutschland, Australien, und mehr. Sehen Sie sich unsere vollständige Liste der Einwahlnummern und Tarife an hier.

3. Erfahren Sie etwas über die Kultur Ihrer internationalen Konferenzteilnehmer.

Wie Sie vielleicht bereits wissen, neigen Menschen aus verschiedenen Teilen der Welt dazu, sich unterschiedlich auszudrücken. Während es in manchen Kulturen normal ist, direkt und direkt zu sein, ist es in anderen nicht so. Wenn Sie sich im Voraus Zeit nehmen, um sich über einige der kulturellen Normen Ihrer Gesprächspartner zu informieren, können Sie potenzielle Missverständnisse vermeiden und eine erfolgreiche internationale Telefonkonferenz ermöglichen.

4. Rufen Sie pünktlich an (von wo immer Sie sind).

A universelle Regel der Business-Etikette-Tipps ist, dass Sie andere niemals warten lassen sollten. Wir empfehlen Ihnen, mindestens 5-10 Minuten vor der geplanten Startzeit Ihrer Konferenz für Ihren Anruf vorbereitet und bereit zu sein. Während einige Kulturen Pünktlichkeit mehr schätzen als andere, lässt sich „Meine Zeit ist wertvoller als Ihre“ in keine Sprache gut übersetzen.

Als Person, die häufig internationale Telefonkonferenzen abhält, kann ich Ihnen aus erster Hand sagen, dass die Ausrede "Ich bin in einer anderen Zeitzone" nicht stichhaltig ist.

5. Machen Sie sich vorher mit den Einstellungen und Funktionen für Konferenzgespräche vertraut.

Konferenztelefonplattformen wie FreeConference sind einfach zu bedienen und intuitiv im Design, aber es ist immer eine gute Idee, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um sich mit den verschiedenen vertraut zu machen Funktionen und Moderator-Steuerelemente erhältlich. Dies kann dazu beitragen, dass Sie während Ihrer Telefonkonferenz besser vorbereitet erscheinen und es Ihnen möglicherweise nicht peinlich macht, so auszusehen, als ob Sie nicht wissen, was Sie tun. Es kann ablenkend (und manchmal peinlich) sein, wenn Sie zu Beginn der Telefonkonferenz an den Bedienelementen herumfummeln.

Im Zweifelsfall ist FreeConference.com engagiert Kundensupport Team ist immer bereit zu helfen und nur einen Anruf oder eine E-Mail entfernt.

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Tipps für Telefonkonferenzen in einem Großraumbüro

Obwohl sie die Kommunikation erleichtern sollen, können offene Büros manchmal das Gefühl haben, dass sie für Menschen, die Telefonkonferenzen abhalten, alles andere als das tun. Im heutigen Blog geben wir einige Tipps, wie Sie Telefonkonferenzen effektiver abhalten und Verbesserung der Produktivität in Büros mit offenen Grundrissen.

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Warum die Telefonkonferenztechnologie ein Segen für die Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation von Non-Profit-Organisationen ist

Ob ihre Mission darin besteht, für soziale Probleme zu sensibilisieren, benachteiligten Mitgliedern ihrer Gemeinschaften zu helfen oder die öffentliche Ordnung zu ändern, Nonprofit-Organisationen engagieren sich für ihre Sache. Um effektiv zu sein, müssen sich gemeinnützige Organisationen auf ihre Fähigkeit verlassen, mit Menschen innerhalb und außerhalb ihrer Organisation für eine Vielzahl von Zwecken zu kommunizieren. Dazu gehören Spendenaktionen, Öffentlichkeitsarbeit, Freiwilligenveranstaltungen und vieles mehr. Dank an kostenlose Telefonkonferenz Dienste, soziale Medien und andere Plattformen war es für gemeinnützige Mitarbeiter noch nie einfacher (oder billiger), ihre Botschaft zu vermitteln. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Konferenzanruftechnologie ihnen dabei hilft:

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Wir als Bevölkerung haben in letzter Zeit viele Studien durchgeführt, um herauszufinden, warum Meetings funktionieren – oder nicht.

Wir haben sie oft als ineffiziente Tradition bezeichnet; normalerweise als Zeitverschwendung angesehen (es sei denn, die Leute kamen tatsächlich vorbereitet) und es ist davon auszugehen, dass wir alle zu mindestens einem Treffen unvorbereitet gekommen sind. Was gibt es also? Warum ist es so schwierig, sich um Meetings zu kümmern? Warum sind sie so schwer zu handhaben? Warum haben wir sie immer??

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Ein wachsender Markt

Viele Unternehmen haben Elemente der künstlichen Intelligenz integriert, um sowohl mit aktuellen Trends Schritt zu halten als auch ihren täglichen Betrieb zu erleichtern. Wenn Sie jemals ein Online-Gespräch mit einem automatisierten Antwortdienst geführt haben, haben Sie mit künstlicher Intelligenz interagiert. Diese Entwicklungen haben den Anwendern eine Vielzahl von Vorteilen gebracht. Hier sind ein paar Wege, die Sie vielleicht übersehen haben. 

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Etikette für Telefonkonferenzen: Während die ungeschriebene Regeln für Telefonkonferenzen sind sicherlich nicht schwer zu befolgen, es gibt ein paar schlechte Angewohnheiten bei Konferenzgesprächen, die Ihre Gesprächspartner verrückt machen können (ob sie es Ihnen sagen oder nicht). Während einige dieser Nein-Nein-Anrufe bei Konferenzen wie gesunder Menschenverstand erscheinen mögen (wie das Einrufen zu spät zu einer Konferenz), werden Sie vielleicht überrascht sein, wie oft einige dieser schlechten Gewohnheiten das Gesamterlebnis einer Telefonkonferenz für alle Beteiligten beeinträchtigen können. Mit dem vor der Tür stehenden neuen Jahr dachten wir, wir würden einige unserer schlechtesten Gewohnheiten bei Telefonkonferenzen teilen. (Mehr…)

Niemand verbringt gerne Zeit und Geld damit, zu Meetings zu reisen. Halten Sie Ihren vollen Terminkalender ein und sparen Sie Geld, indem Sie kostenlose Konferenzanruflösungen verwenden, um schnell und effektiv mit Ihren Kollegen zu kommunizieren.

1. Kostenlose Telefonkonferenzen lassen alle direkt und klar miteinander sprechen.

E-Mails, die aus Text bestehen, vermitteln oft nicht die Nuancen einer Situation und verlieren völlig den gewünschten Tonfall des Sprechers. Es besteht das Risiko, dass die E-Mail die Posteingänge der E-Mail-Empfänger nicht erreicht. Sie müssen daher die verwenden SPF-Datensatzprüfer und ergreifen Sie weitere Maßnahmen zur E-Mail-Sicherheit.

Kostenlose Telefonkonferenzen folgen oft Entwicklungen, die eine schnelle Reaktion erfordern, obwohl eine Burst-E-Mail mit dem Titel „DRINGEND“ auf den ersten Blick eine gewisse Wut mit sich bringt. Führungskräfte können genau das vermitteln, was sie von jedem Einzelnen verlangen und auf das übrige Unternehmen einstimmen.

2. Kostenlose Telefonkonferenzen stellen alle beteiligten Spieler vor.

Dies trägt wesentlich zur Etablierung von Querkommunikation und Kooperation zwischen einzelnen Abteilungen oder Abteilungen in einem sonst allein operierenden Unternehmen bei.

Jeder kennt die Verantwortung, die von sich selbst und anderen erwartet wird. Die mangelnde Bereitschaft zur Zusammenarbeit kann von vornherein im Keim erstickt und klare Aktionspläne erstellt werden. Niemand muss mit einem Dutzend anderer Leute ein Telefonspiel spielen, um grundlegende Dinge zu erledigen.

3. Folgen Sie nie wieder Ketten-E-Mails.

Ketten-E-Mails brauchen mehr Zeit, um herauszufinden, als an einer kostenlosen Telefonkonferenz teilzunehmen, und sie sind einfach nur nervig. Sie haben kaum genug Zeit, um aufzuholen, bevor eine neue Antwort das Spiel verändert oder die Leute nach ihrer eigenen Zeit antworten, ohne zum Kern der Sache vorzudringen. Kostenlose Telefonkonferenzen Bringen Sie alle gleichzeitig auf die gleiche Seite.

4. Kostenlose Telefonkonferenzen bieten Geschwindigkeit und Komfort.

Sie müssen nicht eine halbe Stunde in einem Sitzungssaal warten, um auf ein oder zwei Zuspätkommende zu warten, und Sie können während der Wartezeit immer noch andere Arbeiten erledigen, wenn Sie wirklich auf eine Telefonkonferenz warten müssen.

Sie können bequem von Ihrem Schreibtisch oder sogar von zu Hause aus an Ihren Projekten arbeiten, bis alle bereit sind. Telefonkonferenzen ermöglichen auch eine sehr kurzfristige Teilnahme, wobei die richtige Balance zwischen Geschwindigkeit und Formalität gefunden wird.

Ebenso können sich Personen von überall in eine Telefonkonferenz einwählen und dabei fast alles tun. Sie können von zu Hause, von der Arbeit, im Fitnessstudio, beim Spaziergang oder sogar beim Autofahren teilnehmen, wenn Sie ein Headset für Ihr Auto haben. Bei Telefonkonferenzen müssen Sie nicht zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort sein. Jeder hat zu jeder Zeit ein Handy, Tablet, Computer oder auch ein gutes altmodisches Telefon in der Nähe.

5. Kostenlose Telefonkonferenzen beseitigen die physische Distanz zwischen den Stimmen.

Der Wegfall des Reisepreises gilt als offensichtlicher Vorteil, ja, aber in einer Telefonkonferenz sind alle Teilnehmer zu hören. Niemand wurde ans andere Ende des Besprechungsraums verbannt und niemand muss seine Stimme erheben, nur um gehört zu werden. Bei Telefonkonferenzen werden alle in den gleichen Abstand zum Kopfende des Tisches gebracht.

6. Kostenlose Telefonkonferenzen gehen nicht im Shuffle verloren.

E-Mails können ignoriert werden, Anrufe jedoch nicht. Telefonkonferenzen erfordern die stimmliche und akustische Präsenz des Teilnehmers. Führungskräfte und Mitarbeiter auf allen Ebenen können zur Rechenschaft gezogen werden, und jeder kann gezwungen werden, das Problem anzuerkennen. Die Verantwortung, einem Unternehmensleiter und seinen Kollegen Ergebnisse zu liefern, erhöht den Gruppendruck, der verspätete Mitarbeiter mit dem Rest der Gruppe in Einklang bringt.

Hier hast du es; Telefonkonferenzlösungen mehrere Probleme auf einmal lösen. Anrufe Verlieren Sie sich nicht im Durcheinander, sie geben jedem eine Stimme, sie sind praktisch und beseitigen Verwirrung. Sparen Sie Zeit und Geld mit kostenlosen Telefonkonferenzen für Ihr nächstes Meeting und kehren Sie mit Zeit für Ihren anstrengenden Tag zurück.