Wir als Bevölkerung haben in letzter Zeit viele Studien durchgeführt, um herauszufinden, warum Meetings funktionieren – oder nicht.
Wir haben sie oft als ineffiziente Tradition bezeichnet; normalerweise als Zeitverschwendung angesehen (es sei denn, die Leute kamen tatsächlich vorbereitet) und es ist davon auszugehen, dass wir alle zu mindestens einem Treffen unvorbereitet gekommen sind. Was gibt es also? Warum ist es so schwierig, sich um Meetings zu kümmern? Warum sind sie so schwer zu handhaben? Warum haben wir sie immer??
Was ist das Problem?
Meistens dreht sich das Problem ineffektiver Meetings um Vorstellungen von Engagement, Vorbereitung, Kommunikation, Prägnanz und konkrete Entwicklung.
Es ist schwierig, Leute zu motivieren, die sich nicht darum kümmern, was diskutiert wird.
Es ist noch schwieriger, voranzukommen, wenn die Leute nicht über die notwendigen Informationen verfügen.
Es wird schwierig, konstruktive Diskussionen zu führen, wenn die Leute nicht auf der gleichen Seite sind.
Es ist fast unmöglich, in alltäglichen Nebensächlichkeiten voranzukommen, und es ist sicherlich Es ist nicht einfach, Ziele zu erreichen, wenn Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen werden können.
Wie gehen wir also am besten voran?
Menschen begeistern
Die meisten Menschen wollen Dinge besprechen, die sie direkt betreffen. Gute Dinge, die man während der Meetings ansprechen sollte, sind Diskussionen über Themen, die verschiedene Abteilungen betreffen, da die Ressourcen ausschließlich für Gruppendiskussionen zugewiesen wurden.
Nehmen Sie sich die Zeit und überlegen Sie, ob dieses Problem das Team betrifft, mit dem Sie in der Besprechung sprechen werden. Sie werden Ihren Wunsch zu schätzen wissen, sie aufzunehmen.
Vorbereitet kommen
Es ist wichtig, dass Sie Ihrem Team bei wichtigen Entscheidungen oder Besprechungen, die eine Vorbereitung erfordern, den Kopf behalten, da Sie die Zeit mit allen Beteiligten maximieren möchten. Der Versuch, die Leute zu informieren, während andere sich vorbereitet haben, sitzen und warten, ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Team frustriert und inkongruent zurückzulassen.
Nehmen Sie sich die Zeit, um Folgendes zu bedenken: Wenn Sie eine Einladung zur Teilnahme an diesem Treffen erhalten, verfügen Sie über die notwendigen Informationen, um aktiv, informiert und konstruktiv teilzunehmen?
Den Punkt verstehen
Menschen können nicht hilfreich sein, wenn sie nicht wissen, wonach Sie suchen. Beschreiben Sie für die Gruppe, was Sie von ihren Antworten erwarten. Der fragenbasierte Ansatz hilft Ihnen, Ihrem Team hilfreichere Antworten zu entlocken, aber nur, wenn sie wissen, wofür ihre Antworten verwendet werden.
Machen Sie es bekannt, wenn Sie das Meeting abhalten, damit Sie Input für eine umfassendere Entscheidung sammeln können. Wenn Sie einen Resonanzboden für eine neue Idee benötigen, geben Sie dies in der Tagesordnung an. Wenn Sie am Ende des Meetings nach einem Konsens suchen, schreiben Sie das auf und machen Sie deutlich, dass das Endziel der Diskussion darin besteht, über etwas zu entscheiden.
Nehmen Sie sich zu Beginn des Meetings die Zeit, Ihre Erwartungen aufzulisten, damit jeder weiß, warum Sie sie gesammelt haben.
Zeitmanagement
Eine große Gruppe von Menschen auf dem Laufenden zu halten ist eine Herausforderung, während es fast unmöglich ist, sie im Zeitplan zu halten. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre Zeit in jedem Meeting effektiv zu verwalten. Dies kann durch die Verwendung von a gut gemachte Agenda.
Skizzieren Sie jeden Abschnitt/Frage/Themenabschnitt innerhalb eines Zeitrahmens. Dieser Zeitrahmen sollte eine ausreichende
Zeit für Diskussion, Überarbeitung und Abschluss. Es ist wichtig, dies vor dem Meeting zu erläutern: Oft werden Sie am Ende hören, dass bestimmte Themen entweder mehr Zeit im Vorstand benötigen oder erheblich reduziert werden könnten.
Nehmen Sie sich Zeit, um zu überlegen, wie Sie Ihre Zeit in diesem Meeting am besten verbringen. Wie lange möchten Sie für jeden Diskussionspunkt aufwenden? Wird diese Diskussion mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie wert ist?
Ziele erreichen
Ohne Engagement, Vorbereitung, Kommunikation und Zeitmanagement sind die Chancen, dass Ihr Geschäft floriert, gering. Ihre Meetings werden wandern; Sie werden Ihre Mitarbeiter frustrieren; Ihre Projekte fallen und bleiben auf dem Parkplatz.
Es ist wichtig, sich Ziele zu setzen und diese konsequent zu erreichen. Der einzige Grund, warum Menschen Meetings abhalten, besteht darin, ihre Bemühungen zu einem bestimmten Thema zu konsolidieren, mit dem Ziel, etwas zu erreichen. Lassen Sie nicht zu, dass eine Geschichte glanzloser Meetings der Grund dafür ist, dass Sie nicht dorthin gelangen, wo Sie sein möchten.
Nehmen Sie sich Zeit, um Ziele zu setzen, und überprüfen Sie sie regelmäßig.
Wie fixieren wir Meetings?
Hier bei Freeconference ist es ein Notfall, wenn jemand ein Meeting nicht machen kann. Wir sind auf dem Markt für produktive Meetings und möchten, dass Sie Ihre Zeit für die Zusammenarbeit maximieren, egal ob aus der Ferne über virtuelle Konferenzen, oder persönlich an einem Besprechungstisch.
Unabhängig davon, ob Ihr letztes Meeting effektiv war oder nicht, was nach seinem Abschluss zu tun ist, bestimmt, wie effektiv das nächste Meeting sein kann. Unser Rat lautet:
Erstellen Sie eine solide Meeting-Agenda.
Engagieren Sie die Leute.
Bereiten Sie Ihr Personal vor.
Vermitteln Sie Ihre Interessen.
Setze dir Ziele und mache sie gemeinsam.
Respektiere ihre Zeit.
Und vergiss nicht, ein bisschen Dankbarkeit geht viel. Danke ihnen für ihr Engagement; danke ihnen für ihre Zeit; danke ihnen für ihre ideen.
Ohne Zusammenarbeit wären wir nirgendwo hin. Lassen Sie Ihre Besprechungsprotokolle nicht ungenutzt. Kehren Sie zu Meetings wichtig machen zurück.
Freeconference.com der ursprüngliche kostenlose Anbieter für Konferenzgespräche, mit dem Sie jederzeit und überall unverbindlich entscheiden können, wie Sie sich mit Ihrem Meeting verbinden möchten.
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