So führen Sie erfolgreich eine große Telefonkonferenz oder eine Veranstaltungskonferenz durch

In den meisten Fällen sind große Telefonkonferenzen wichtig. Es gibt viele Leute, die sich einschalten und es kann viel schief gehen. Es gibt viele Stressfaktoren, die mit der Verwaltung von Telefonkonferenzen und Veranstaltungen einhergehen, aber technische Schwierigkeiten sollten nicht dazu gehören. Hier bei FreeConference haben wir die Fähigkeiten und das Know-how, um Ihnen zu helfen, den perfekten, wichtigen Anruf mit der besten Videokonferenz-Software fehlerfrei durchzuführen. Wenn Sie jedoch immer noch nervös sind, lesen Sie unsere Top-5-Tipps für die erfolgreiche Planung einer großen Telefonkonferenz.

Stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite sind:

Versenden Sie Einladungen an alle, von denen Sie erwarten, dass sie telefonieren. Vergessen Sie nicht, eine Tagesordnung für die Sitzung mitzuschicken, insbesondere wenn es mehrere Redner gibt, damit jeder den Geschäftsablauf kennt und versteht. Wenn Sie das Datum des Meetings lange im Voraus festgelegt haben, folgen Sie ein oder zwei Tage vor dem Anruf mit einer Erinnerung. FreeConference bietet eine einfache und effektive Möglichkeit, Einladungen und Erinnerungen mit wenigen Klicks zu versenden.

Mach einen Plan:

Neben der Ermittlung des Ablaufs für Ihre bevorstehende Telefonkonferenz sollten Sie Ihrem Diensteanbieter auch die Anzahl der Personen mitteilen, die Sie voraussichtlich an dem Telefonat teilnehmen werden. Dienste wie FreeConference sind mit engagierten Mitarbeitern ausgestattet, die alles tun, um die bestmögliche Verbindung für alle Ihre Teilnehmer zu gewährleisten. Abhängig von der Anzahl der Personen, die Sie für den Anruf benötigen, ist es am besten, sich in den Tagen vor der Veranstaltung mit dem Support-Personal in Verbindung zu setzen, damit Sie mit ihnen zusammenarbeiten können, um absehbare Probleme zu beheben.

Verstärkung anfordern:

Die Verwaltung von Telefonkonferenzen und Veranstaltungen ist eine schwierige Aufgabe. haben Sie keine Angst, um Hilfe zu bitten. Wenn Sie sowohl der primäre Moderator als auch der Gastgeber einer Telefonkonferenz mit großem Publikum sind, nehmen Sie die Hilfe eines Moderators in Anspruch. Auf diese Weise haben Sie zusätzliche Hände, um bei technischen Problemen Ihrer Teilnehmer zu helfen, während Sie mitten im Spiel sind. Ein Moderator kann auch die Moderatorsteuerung überwachen und sich über die Funktion Handheben alle Teilnehmer notieren, die möglicherweise eine dringende Frage haben.

Spielen Sie es zurück:

Wenn Sie eine längere Präsentation oder ein Meeting mit einem eher dichten Thema veranstalten, sollten Sie ein wenig mehr Geld ausgeben, um Ihrem Publikum MP3-Aufnahmen des Meetings zur Verfügung zu stellen. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, mündliche Vereinbarungen oder Pläne für Folgebesprechungen zu verfolgen, damit Sie immer den Eindruck haben, den Überblick zu behalten.

Stellen Sie eine Frage:

Große Telefonkonferenzen dauern oft länger. Vergessen Sie nie, wo sich Ihre Teilnehmer befinden. Je nach Standort können sie leicht abgelenkt werden. Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf und halten Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer aufrecht, indem Sie während der Konferenz gezielte Fragen stellen. Dies gelingt am besten im Frage-und-Antwort-Modus, der über die Moderatorensteuerung von FreeConference verfügbar ist. Wenn Sie weitere Redner einladen, ermutigen Sie diese, Fragen zuzulassen. Mit FreeConference können Sie die Moderatorensteuerung an andere Teilnehmer übertragen, sodass jeder Redner seine Fragerunden selbst gestalten kann. Sollte einem Teilnehmer während einer Präsentation eine Frage einfallen, ermutigen Sie ihn, die Funktion „Hand heben“ zu nutzen. Dadurch wird neben seinem Namen ein Symbol angezeigt, sodass der Redner weiß, wer eine Frage hat; er kann diese dann beantworten. FreeConference.com bietet die beste Videokonferenz-Software.