Da immer mehr Organisationen online arbeiten, werden Webkonferenzen und -präsentationen immer beliebter. Obwohl Konferenzsoftware täglich ausgefeilter wird, unterscheidet sich ein virtuelles Meeting oder eine virtuelle Präsentation immer von einem persönlichen Treffen. Das heißt aber nicht, dass virtuelle Meetings dem traditionellen Modell unterlegen sind. Webkonferenzen bieten gegenüber Präsenzveranstaltungen einige Vorteile, bringen aber auch eigene Anforderungen mit sich. Damit Sie eine fesselnde und einprägsame virtuelle Präsentation oder ein ebensolches Meeting gestalten können, haben wir sechs goldene Regeln für erfolgreiche Webkonferenzen zusammengestellt. Denken Sie daran: Eine erfolgreiche Webkonferenz erfordert Arbeit!
Eine gute Vorbereitung ist in fast allen Lebensbereichen unerlässlich für den Erfolg, aber besonders wichtig ist sie für eine gelungene Online-Präsentation . Senden Sie in der Woche vor dem Meeting unbedingt eine Agenda an alle Teilnehmenden – vor allem, wenn mehrere Referenten eingeladen sind. Auch visuelle Materialien wie Folien oder Videos sollten vorab verschickt werden. So kann sich Ihr Team mit den Inhalten vertraut machen. Senden Sie außerdem die Zugangsdaten (Zugangscodes, URLs und Einwahlnummern) mindestens einen Tag im Voraus, damit die Teilnehmenden ihre Software gegebenenfalls aktualisieren können. Geben Sie jedem Teilnehmenden außerdem eine Möglichkeit, Sie offline zu erreichen, falls technische Probleme auftreten.
2. Opfere Chit Chat und Ice Breakers nicht:
Wenn Sie ein virtuelles Meeting abhalten, ist es verlockend, in dem Moment, in dem sich die letzte Person einloggt, direkt in die Agenda zu starten. Bekämpfen Sie diese Versuchung! Persönliche Besprechungen sind selten so strukturiert. Es gibt oft ein bisschen Smalltalk und leichtes Beisammensein, bevor es zu Messingnägeln kommt. Dies ist entscheidend für den Aufbau einer positiven Beziehung zu Ihrem Team, die die Zusammenarbeit in Zukunft erleichtern wird. Integrieren Sie ein soziales Element in Ihr virtuelles Event, indem Sie mit einem Eisbrecher beginnen. Stellen Sie einfach jedem Teammitglied, was es am Wochenende gemacht hat oder eine ähnliche Frage, bevor Sie sich der Aufgabe zuwenden.
3. Halten Sie es ruhig und minimieren Sie Hintergrundgeräusche:
Autoalarmanlagen, laute Heizkörper und unkontrollierte Handygeräusche können jede Präsentation stören, insbesondere aber Webkonferenzen . FreeConference bietet zahlreiche nützliche Moderatorfunktionen, wie beispielsweise den Präsentationsmodus. Dieser schaltet alle Teilnehmer außer dem Sprecher stumm und reduziert so die Hintergrundgeräusche am jeweiligen Standort. Weitere Tipps zur Aufrechterhaltung einer optimalen Audioqualität finden Sie unter „So bleiben Ihre Konferenzleitungen klar und störungsfrei“.
4. Halten Sie es kurz und halten Sie sich an die Protokolle Ihrer Telefonkonferenz:
Wenn es darum geht, die Präsentation selbst zu gestalten, ist es wichtig, sich der Grenzen eines virtuellen Meetings im Vergleich zu einem persönlichen Gespräch bewusst zu sein. Denken Sie daran, dass jedes Mitglied Ihres Publikums längere Zeit vor seinem Computer sitzt. Für eine erfolgreiche Webkonferenz ist es am besten, auf den Punkt zu kommen. Informieren Sie Ihr Publikum, aber überfordern Sie es nicht. Erstellen Sie ein starkes Thema für Ihre Präsentation. Überlegen Sie, was Ihr Publikum von dieser Präsentation erwartet, und versuchen Sie dann, es so prägnant wie möglich zu vermitteln. Wenn es wichtig ist, viel Boden zu schaffen, geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, sich die Beine zu vertreten oder einen Kaffee zu trinken. Versuchen Sie Ihr Bestes, um nicht von der Tagesordnung des Meetings abzuweichen; Sie möchten, dass Ihr Publikum eine realistische Vorstellung davon hat, wie lange die Präsentation dauern wird.
5. Halte die Aufmerksamkeit deines Publikums, indem du interessant bleibst:
Vergessen Sie nie, dass die Teilnehmer Ihres virtuellen Meetings in der Regel unbeaufsichtigt an ihrem Computer sitzen. Dies bedeutet, dass Sie mit den Katzen-Memes eines Internets konkurrieren. Binden Sie Ihr Publikum ein, indem Sie häufig Fragen stellen. Die Handheben-Funktion von FreeConference macht es einfach, genau zu bestimmen, wer eine Antwort hat, und verhindert, dass die gesamte Gruppe gleichzeitig spricht. Der Q&A-Modus ermöglicht es den Teilnehmern, sich selbst stummzuschalten und die Stummschaltung aufzuheben. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie Ideen von Ihren Teammitgliedern im Crowdsourcing sammeln möchten. Vergessen Sie nicht, nach jeder Präsentation den Raum für Fragen zu öffnen, und denken Sie daran, sich etwas langsamer zu bewegen als bei einem typischen persönlichen Treffen. Die meisten Kommunikationssysteme haben eine Verzögerung von zwei bis drei Sekunden; Vergessen Sie also nicht, länger als gewöhnlich zu pausieren, wenn Sie auf eine Antwort warten.
6. Halten Sie es hübsch – verwenden Sie visuelle Präsentationen:
Neben dem Stellen von Fragen gibt es weitere Möglichkeiten, Ihr Publikum zu fesseln. Ein starkes visuelles Element ist entscheidend für eine interessante Webkonferenz . Visuelle Elemente können die Kernaussagen der Präsentation verstärken und in manchen Fällen sogar Humor oder Unterhaltung in eine ansonsten eher trockene Präsentation einbringen. Wenn Sie Folien verwenden, achten Sie auf ein einfaches und übersichtliches Design. Jede Folie sollte sich auf eine Idee beschränken und nur die wichtigsten Informationen enthalten. So bleibt Ihre Präsentation dynamisch und trägt zu einer erfolgreichen Webkonferenz bei.
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