Vaikka avoimet konseptitoimistot on tarkoitettu helpottamaan viestintää, ne voivat joskus tuntea tekevänsä kaikkea muuta kuin ihmisille, jotka pitävät neuvottelupuheluita. Tämän päivän blogissa tarjoamme vinkkejä neuvottelupuhelujen tehokkaampaan pitämiseen ja tuottavuuden parantaminen toimistoissa, joissa on avoimet pohjaratkaisut.
Olipa tuotteesi mikä tahansa, on tärkeää, että olet mahdollisimman monen potentiaalisen asiakkaan tavoitettavissa. Monille yrityksille tämä voi tarkoittaa email markkinointi, sosiaalinen media, myyntipuhelut ja jopa konferenssipuhelut. Kaikentyyppiset ja -kokoiset yritykset käyttävät puhelinkonferenssipuheluita jäsenyytensä ja tulosten kasvattamiseen. Tämän päivän FreeConference-blogissa tutkimme tapoja, joilla puhelinkonferenssipuhelut voivat auttaa yrityksesi tarjontaa tavoittamaan enemmän ihmisiä.
Neuvottelupuhelut linjat mahdollistavat jopa useiden sadan henkilön neuvottelupuhelun milloin tahansa. Tämä tarkoittaa, että voit järjestää myyntiesityksiä ja infotilaisuuksia, joihin mahdolliset asiakkaat voivat soittaa puhelimitse. Kun sallit ihmisille mahdollisuuden soittaa kokoukseesi, voit laajentaa myyntimarkkinosi maantieteellistä kattavuutta ilman, että ihmisten tarvitsee matkustaa pitkiä matkoja tavataksesi henkilökohtaisesti.
Joten kuinka paljon maksaa oman neuvottelulinjan, johon asiakkaat voivat soittaa?
Kuten alkuperäinen ilmaiset neuvottelupuhelut FreeConference rakensi oman uskollisen asiakaskuntansa tarjoamalla käyttäjille mahdollisuuden pitää suuria neuvottelupuheluita maksutta. Käyttämällä ilmaisia* puhelinnumeroita ja viime aikoina myös online-kokoushuone -ominaisuuden avulla voit saada soittajat liittymään neuvottelupuheluusi ilmaiseksi!
*Ilmaisten puhelinnumeroiden yhteydessä jokainen soittaja vastaa omista kaukopuhelumaksuistaan (jos sellaisia on) päästäkseen määritettyyn puhelinnumeroon, mutta muutoin ei peritä maksuja.
Onko sinulla tärkeitä asiakkaita? Esitä ammattimainen kuva tarjoamalla maksuttomat 800-numerot merkkivapailla tervehdyksillä VIP-asiakkaillesi, joiden kanssa he voivat soittaa konferenssiisi. Kaikki maksuton 800 ja ensiluokkaiset kansainväliset soittonumerot ovat merkkivapaita, ja ne ovat saatavilla minkä tahansa tuotteemme tilauksella maksetut kuukausisuunnitelmat.
FreeConference.com alkuperäinen ilmainen neuvottelupuheluiden tarjoaja, joka antaa sinulle vapauden valita, miten yhdistät kokouksesi missä ja milloin tahansa ilman velvoitteita.
Luo ilmainen tili tänään ja kokeile ilmaista puhelinkonferenssia, ladattavaa videota, näytön jakaminen, verkkoneuvottelut ja paljon muuta.
Olemme väestönä viime aikoina tehneet monia tutkimuksia saadaksemme selville, miksi kokoukset toimivat - tai eivät.
Usein olemme leimanneet ne tehottomaksi perinneksi; pidetään yleensä ajanhukkaa (elleivät ihmiset todella ole valmiita), ja on turvallista olettaa, että olemme kaikki tulleet ainakin yhteen kokoukseen valmistautumatta. Joten mitä antaa? Miksi kokouksista on niin vaikea välittää? Miksi niitä on niin vaikea hallita? Miksi meillä on niitä jatkuvasti?
Kiitos uuden tekniikan ja a globalisoituneen kaupan nousu, maailma on kutistunut merkittävästi viime vuosikymmeninä. Yhä useammat organisaatiot laajentavat toimintaansa poliittisten ja maantieteellisten rajojen ulkopuolelle, joten tarve ylläpitää suhteita liikekumppaneihin ja työtovereihin ympäri maailmaa ei ole koskaan ollut suurempi. Tämänpäiväisessä blogissamme keskustelemme siitä, miten kansainväliset neuvottelupuhelualustat, kuten FreeConference, helpottavat suoraa viestintää ihmisten välillä ympäri maailmaa.
Jos olet koskaan joutunut istumaan päättymätön kokous, sinulla oli todennäköisesti aikaa keksiä tapoja, joilla olisit tehnyt sen toisin. Kokousta, jos se on huonosti suunniteltu, on vaikea välittää ilman tiivistä esityslistaa; Keskustelu ja tietoisen osallistumisen puute häiritsevät päätöksentekoa. Tehokkaan esityslistan suunnittelu on yksi tavoista, joilla voidaan hyödyntää vahvan tiimin voimaa, koska se tarjoaa sekä tarvittavan rakenteen että informatiivisen sisällön, jotta asiat saadaan hoidettua oikein.
Olipa tapaamisesi päivittäin, viikoittain tai neljännesvuosittain, vahva aikataulu on välttämätön tehokkuuden ylläpitämiseksi sekä suurissa että pienissä ryhmissä. Alla on lueteltu muutamia tärkeitä tekijöitä, jotka on pidettävä mielessä kokouksiasi suunniteltaessa. Harkitse seuraavaa:
Valitsitko aiheen, johon osallistut tiimin kanssa? Useimmat ihmiset haluavat keskustella asioista, jotka vaikuttavat heihin suoraan. Keskustelu eri osastoja koskevista asioista on hyvä asia esille kokouksissa, joihin resurssit on varattu yksinomaan ryhmäkeskustelut. Koska useimmat organisaatiot saavat voimansa a
Koska toimistot ovat keskinäisesti riippuvaisia toisistaan, sisäiset yksiköt tarvitsevat usein kokousaikaa koordinoidakseen ja konsolidoidakseen ponnistelujaan.
Kun otetaan huomioon ryhmän sitoutuminen keskusteltavaan, voit myös räätälöidä esityslistan yleisösi mukaan ja maksimoida yleisön osallistumisen.
Kun teet esityslistan, kysy itseltäsi, vaikuttaako tämä ihmisiin, joita osoitan?
Jos käytät muokattuja sanoja bulletpoint -aiheen lauseina, ammattilaiset voivat jäädä hätkähtämään: jos ilmoitat onnistuneesta uuden tuotteen lanseeraamisesta esityslistalla kohdassa ”Good Stuff We Did Äskettäin”, olet todennäköisesti ainoa tällä sivulla. On uskomattoman vaikeaa välittää keskustelua, jos ihmiset eivät ole selvillä aiheesta, puhumattakaan kyvystä valmistautua siihen tehokkaasti.
Kysymyslausuntojen käyttäminen pisteiden ottamiseksi esiin kokouksessa on loistava tapa varmistaa, että keskustelu todella ratkaisee esiteltävän asian. Käyttämällä hypoteettista onnistunutta tuotteen lanseerausta esimerkkinä, harkitse tätä: Mikä toimi hyvin tuon lanseerauksen yhteydessä? Mitä markkinoita olemme avanneet tällä menestyksellä? Mistä otamme sen täältä?
Kun teet aiherivejä kokouksille, kysy itseltäsi: Mitä vastauksia etsin? Mikä kysymys parhaiten auttaa meitä pääsemään sinne?
Ihmiset voivat järkyttyä, kun he ymmärtävät, että heidän mielipiteensä pyytäminen ei takaa, että heillä on sananvaltaa lopullisessa päätöksentekoprosessissa. On tärkeää luokitella jokainen keskustelu sen perusteella, mitä etsit yleisöltäsi. Määrittele ryhmälle, mitä odotat heidän vastauksiltaan. Kysymyspohjainen lähestymistapa auttaa sinua saamaan enemmän hyödyllisiä vastauksia tiimiltäsi, mutta voi myös aiheuttaa turhautumista, jos olet millään tavalla harhaanjohtava siitä, mihin näitä vastauksia käytetään.
Jos kokous pidetään, jotta voit kerätä panosta suurempaa päätöstä varten, ilmoita siitä. Jos tarvitset kuulokkeen uuteen ideaan, mainitse se esityslistalla. Jos etsit yhteisymmärrystä kokouksen loppuun mennessä, kirjoita se muistiin ja tee hyvin selväksi, että keskustelun päätavoite on päättää jostakin. Näin vältät väistymästä tiimisi jäsenten kiistapisteistä, joilla voi olla käsityksiä auktoriteeteista, joilla ei ole painoarvoa tässä kokouksessa.
Kun luettelet odotuksia kokouksille, kysy itseltäsi: kaipaanko tietoa, tietoa tai lopullista päätöstä?
Tämä kysymys on kahden bitin yritys, koska esityslistan oikea-aikaisuus voi määrittää tiimisi jäsenten valmistelun tason. Mitä nopeammin saat esityslistan, sitä nopeammin voit odottaa heidän ottavan huomioon sen diskursiivisten kohtien elementit ja valmistautuvan antamaan sinulle panoksensa tai keräämään tietoja tehdäkseen tietoisen päätöksen kanssasi. On tärkeää nostaa tiimisi pää ylös, kun he tekevät tärkeitä päätöksiä tai kokouksia, joihin liittyy valmistautumista, koska haluat maksimoida ajan kaikkien osapuolten kanssa ja yrittää tiedottaa ihmisille, kun taas muut, jotka ovat valmistautuneet istumaan ja odottamaan, ovat hyvä tapa jätä tiimisi turhautuneeksi ja epäjohdonmukaiseksi. 
Kun luovutat kokouksen esityslistan tiimille, kysy itseltäsi: Jos saisin tämän esityslistan juuri nyt, olisinko itse valmis siihen kokoukseen ajoissa?
Suuren joukon ihmisten pitäminen aiheessa on vaikeaa. Niiden pitäminen aikataulussa on lähes mahdotonta. Tästä syystä on tärkeää sisällyttää ajoituskomponentti kokouksen esityslistan suunnitteluun. Jokainen osa/kysymys/aiheosa on esitettävä selkeästi tietyn ajan kuluessa. Tälle ajanjaksolle pitäisi varata riittävästi aikaa keskustelulle, tarkistamiselle ja päättämiselle. Tämä on tärkeää selvittää ennen kokousta: usein kuulet takaisin, että tietyt asiat tarvitsevat enemmän aikaa hallituksessa tai niitä voidaan leikata merkittävästi.
Kun teet aikavälejä kokouksesi esityslistan jokaiselle osalle, kysy itseltäsi: Miten aikamme käytetään parhaiten? Avaako heidän palautteensa keskustelua ansaitsevan keskustelun? Kuinka kauan haluaisin käyttää tähän tuotteeseen?
Esityslistan käsittely liittyy enemmän kokouksen kaikkien vaiheiden prosessiin liittyviin vaiheisiin. Siinä luetellaan keskustelun tasot, joiden aikana yrität suorittaa käsillä olevan tehtävän. Asioiden käsittelytapojen sopiminen lisää kokouksesi tehokkuutta. Jos et luettele tapaa, jolla haluat tiimin käsittelevän kutakin ongelmaa, jotkut jäsenet saattavat päätyä hajamielisesti määrittelemään ongelman, kun taas toiset saattavat keskustella sen merkityksestä heille: kukaan ei lopulta keskity ratkaisujen tunnistamiseen tai arviointiin .
Kohteen käsittelemisprosessin pitäisi näkyä tarjoamassasi kirjallisessa esityslistassa. Kun saavut tähän kohtaan kokouksen aikana, selitä sopimuksen tekemiseen tarvittava prosessi ja pyydä mainittua sopimusta.
Kun määrität tämän prosessin ensin esityslistallasi, kysy itseltäsi: Miten haluan johtaa tätä keskustelua? Haluanko kuulla yksittäisistä henkilöistä tai joukkueista? Haluanko yksimielisen äänestyksen, äänestysvaihtoehdot tai aivoriihi -keskustelun? Miten määritän, milloin ongelma on ratkaistu? Miltä ideaalinen kokous minusta näyttää?
Tämä voi olla tärkein osa minkä tahansa asialistan tekemistä- ymmärtää, että ne ovat aina muutosprosessissa. Mikään esityslista ei ole immuuni ajan hulluudelle, odottamattomille viivästyksille, sairauspäiville tai vastoinkäymisille. Tästä syystä on tärkeää olla altis muutoksille. Esityslistan painopisteiden epäilemättä merkitys muuttuu, kun päivämäärä lähestyy ja asiat vahvistuvat reaaliajassa. Projektien edetessä kehittyy myös tiimi ja siten myös esityslistan tavoitteet. Hyvän esityslistan ensimmäinen kohta on "muokata ja priorisoida tämän päivän esityslista". Tämä aikataulukohta on paras tapa varmistaa, että tiimisi on sen mukaan, mistä keskustellaan, miksi, mihin pituuteen ja mihin odotuksiin.
Kun luot esityslistan kaikille kokouksille, kysy itseltäsi: Onko täällä keskustelulle tilaa? Miten voin parhaiten hallita sitä, mitä en voi suunnitella? Miten pidän keskustelun keskipisteenä?
Tämä on tärkeä asia sisällyttää esityslistaasi. Se kertoo paljon johtajuudestasi, kun voit keskeyttää kokouksen kiireellisyyden keskustellaksesi menestyksen elementeistä tiimisi kanssa. On elintärkeää, että jokainen kokee työnsä arvostavan aikarajoista, vastoinkäymisistä, ongelmista ja haasteista huolimatta. Hyvin tehty työ on käsiteltävä, ja muutaman hetken käyttäminen kokouksessa onnitellaksesi tiimiäsi siitä, mikä on toiminut hyvin, on loistava tapa ylläpitää moraalia ja edistää kannustavaa työympäristöä.
Tämä on pienempi, mutta yhtä tärkeä luokka. Se toimii hieman muistutuksena tiimillesi siitä, että aina on parantamisen varaa. Riippumatta siitä, onko sinulla ollut ongelmia oikea -aikaisuuden, sisäisen toimiston dynamiikan tai yksinkertaisesti vaikean viikon kanssa markkinoilla, varmista, että tiimisi on aina tietoinen siitä, mitä heiltä odotetaan. Kahvimukin asettaminen astianpesukoneeseen on pieni mutta tärkeä osa toimistoympäristön hoitamista, ja niin merkityksetöntä kuin se saattaa vaikuttaa, sen mainitseminen osana kokousta vahvistaa johdonmukaisuuden merkitystä.
Olitpa kuullut pysäköintipaikan ilmiöstä tai et, olet varmasti käyttänyt sen ydinkäsitteitä. Se toimii pohjimmiltaan kaikilta ideoilta, joita ei voida heti käsitellä nykyisessä kokousympäristössä. Kaikki uudet projektit, ideat, kyselyt ja kysymykset voidaan "pysäköidä" erään ja merkitä keskustelupisteiksi tulevia kokouksia varten. Se tarkoittaa myös sitä, että sinulla on aina tallennusyksikkö täynnä ideoita, joihin voit palata, jos sinulla on muutama ylimääräinen minuutti kokouksen lopussa. Pysäköintialue on loistava tapa pysyä tehtävissä, radalla ja ennätyksessä.
Kaiken kaikkiaan tärkeintä muistaa esityslistan suunnittelussa on, että työskentelette aina yhdessä kohti yhteistä päämäärää. Sinun pitäisi pyrkiä tekemään keskustelustasi johdonmukainen, osallistava, luova ja tuottava. On vaikea lyödä kaikkia merkkejä, mutta jos sinulla on paikka sille esityslistalla, saatat vain saapua ajoissa.
FreeConference.com alkuperäinen ilmainen neuvottelupuheluiden tarjoaja, joka antaa sinulle vapauden valita, miten yhdistät kokouksesi missä ja milloin tahansa ilman velvoitteita.
Luo ilmainen tili tänään ja kokeile ilmaisia puhelinkokouksia, ladattavia videoita, näytön jakamista, verkkoneuvotteluja ja paljon muuta.
Neuvottelupuhelun etiketti: Vaikka neuvottelupuhelun kirjoittamattomat säännöt joita ei todellakaan ole vaikea seurata, on olemassa muutamia huonoja konferenssipuhelutottumuksia, jotka voivat saada muut soittajat hulluiksi (kertovatpa he sinulle tai eivät). Vaikka jotkin näistä neuvottelupuheluista, ei-ei, saattavat tuntua terveeltä järjeltä (kuten soittaminen myöhään konferenssiin), saatat yllättyä siitä, kuinka usein jotkut näistä huonoista tavoista voivat heikentää konferenssipuhelun yleistä kokemusta kaikille osallistujille. Kun uusi vuosi lähestyy, ajattelimme jakaa joitain huonoista konferenssipuhelutottumuksistamme. (lisää…)
Kaikentyyppisille ammattilaisille neuvottelupuhelut voivat olla (yllättävän) stressaava koettelemus. Toisin kuin perinteisissä kasvokkain tapaamisissa, joissa voit luottaa osittain kehonkieleen ja muihin visuaalisiin vihjeisiin kommunikoinnin helpottamiseksi, neuvottelupuheluiden onnistuminen riippuu lähes kokonaan siitä, kuinka hyvin käyttäydyt puhelimitse. Jos olet neuvottelupuhelun johtaminen tai osallistuminen puhelinhaastatteluun, tämä voi lisätä painetta, jota tunnet varmistaaksesi, että jokainen suustasi tuleva sana on täydellinen. Mutta älä pelkää, neuvottelupuhelut, neuvottelupuheluahdistus on hyvin yleistä, ja siihen voidaan puuttua seuraavasti: (lisää…)
