Olemme väestönä viime aikoina tehneet monia tutkimuksia saadaksemme selville, miksi kokoukset toimivat - tai eivät.
Usein olemme leimanneet ne tehottomaksi perinneksi; pidetään yleensä ajanhukkaa (elleivät ihmiset todella ole valmiita), ja on turvallista olettaa, että olemme kaikki tulleet ainakin yhteen kokoukseen valmistautumatta. Joten mitä antaa? Miksi kokouksista on niin vaikea välittää? Miksi niitä on niin vaikea hallita? Miksi meillä on niitä jatkuvasti?
Useimmiten tehottomia kokouksia koskeva kysymys pyörii käsitteiden ympärillä sitoumus, valmistelu, viestintä, lyhyysja konkreettista kehitystä.
On vaikea motivoida ihmisiä, jotka eivät välitä siitä, mistä keskustellaan.
On vielä vaikeampaa siirtyä eteenpäin, kun ihmisillä ei ole tarvittavaa tietoa.
On vaikeaa järjestää rakentavia keskusteluja, kun ihmiset eivät ole samalla sivulla.
On lähes mahdotonta päästä eteenpäin, kun se on jumissa päivittäisten vähäpätöisten asioiden kanssa, ja se on varmasti Tavoitteiden saavuttaminen ei ole helppoa, kun projekteja ei saada valmiiksi ajoissa.
Joten miten parhaiten menemme eteenpäin?
Useimmat ihmiset haluavat keskustella asioista, jotka vaikuttavat heihin suoraan. Hyviä asioita, joita voidaan tuoda esiin kokouksissa, ovat keskustelut eri osastoja koskevista asioista, koska resurssit on varattu yksinomaan ryhmäkeskusteluihin.
Ota aikaa harkitaksesi, vaikuttaako tämä ongelma kokoukseen käsiteltävään tiimiin. He arvostavat haluasi ottaa heidät mukaan.
On tärkeää antaa tiimillesi huomiota tehdessäsi tärkeitä päätöksiä tai kokouksia, jotka edellyttävät valmistelua, koska haluat maksimoida ajan kaikkien osapuolten kanssa. Yritetään tiedottaa ihmisille samalla, kun muut, jotka ovat valmistautuneet, istuvat ja odottavat, on loistava tapa jättää tiimisi turhautuneeksi ja epäjohdonmukaiseksi.
Ota aikaa miettiäksesi seuraavia asioita: Jos sait kutsun osallistua tähän kokoukseen, olisiko sinulla tarvittavat tiedot osallistuaksesi aktiivisesti, tietoon ja rakentavasti?
Ihmiset eivät voi olla avuksi, jos he eivät tiedä mitä etsit. Määrittele ryhmälle, mitä odotat heidän vastauksiltaan. Kysymyspohjainen lähestymistapa auttaa sinua saamaan enemmän hyödyllisiä vastauksia tiimiltäsi, mutta vain jos he tietävät mihin vastauksiaan käytetään.
Ilmoita, jos pidät kokouksen, jotta voit kerätä palautetta suurempaa päätöstä varten. Jos tarvitset kuulokkeen uuteen ideaan, mainitse se esityslistalla. Jos etsit yhteisymmärrystä kokouksen loppuun mennessä, kirjoita se muistiin ja tee hyvin selväksi, että keskustelun päätavoite on päättää jostakin.
Käytä aikaa ja luettele odotuksesi kokouksen alussa, jotta kaikki tietävät, miksi olet kerännyt ne.
Suuren ryhmän pitäminen aiheessa on haaste, kun taas aikataulussa pitäminen on lähes mahdotonta. Tästä syystä on tärkeää hallita aikaa tehokkaasti jokaisessa kokouksessa. Tämä voidaan tehdä käyttämällä a hyvin tehty agenda.
Piirrä jokainen osio/kysymys/aiheosa tietyn ajan sisällä. Tälle ajanjaksolle pitäisi myöntää adeq
aikaa keskusteluun, tarkistamiseen ja päättämiseen. Tämä on tärkeää hahmotella ennen kokousta: usein kuulet takaisin, että tietyt asiat tarvitsevat enemmän aikaa hallituksessa tai niitä voidaan leikata merkittävästi.
Ota aikaa miettiä, miten voit parhaiten viettää aikaa tässä kokouksessa. Kuinka kauan haluat käyttää kuhunkin keskustelunaiheeseen? Viekö tämä keskustelu enemmän aikaa kuin sen arvoinen?
Ilman sitoutumista, valmistautumista, viestintää ja ajanhallintaa yrityksesi menestymisen mahdollisuudet ovat pienet. Kokouksesi vaeltavat; turhautat työntekijöitäsi; projektisi kaatuvat ja jäävät parkkipaikalle.
On tärkeää asettaa tavoitteita ja pyrkiä jatkuvasti niiden saavuttamiseen. Koko syy, miksi ihmiset pitävät kokouksia, on vahvistaa ponnistelujaan tietystä aiheesta tavoitteena saavuttaa jotain. Älä anna laimeiden kokousten historian olla syynä siihen, ettet pääse sinne, missä haluaisit olla.
Käytä aikaa tavoitteiden asettamiseen ja tarkista ne usein.
Täällä Freeconferencessa, kun joku ei voi järjestää kokousta, se on hätätilanne. Olemme tuottavien tapaamisten markkinoilla ja haluamme sinun maksimoivan yhteistyöaikaasi etäyhteydellä virtuaalikokouksettai henkilökohtaisesti kokoushuoneen pöydän ääressä.
Olipa edellinen kokouksesi tehokas vai ei, mitä tehdä sen päätyttyä määrittää, kuinka tehokas seuraava kokous voi olla. Neuvomme on:
Tee vankka kokousohjelma.
Ota ihmiset mukaan.
Valmista henkilöstösi.
Välitä kiinnostuksesi.
Aseta tavoitteet ja tee niistä yhteisiä.
Kunnioita heidän aikaansa.
Ja älä unohda, pieni kiitollisuus auttaa pitkälle. Kiitä heitä sitoutumisesta; kiittää heitä heidän ajastaan; kiittää heitä ajatuksistaan.
Emme olisi missään ilman yhteistyötä. Älä anna kokousten pöytäkirjojen mennä hukkaan. Palaa takaisin kokousten tekemiseen.
FreeConference.com alkuperäinen ilmainen neuvottelupuheluiden tarjoaja, joka antaa sinulle vapauden valita, miten yhdistät kokouksesi missä ja milloin tahansa ilman velvoitteita.
Luo ilmainen tili tänään ja kokeile ilmaisia puhelinkokouksia, ladattavia videoita, näytön jakamista, verkkoneuvotteluja ja paljon muuta.
[Ninja_form id = 7]
Luo FreeConference.com -tilisi ja pääset käsiksi kaikkeen, mitä yrityksesi tai organisaatiosi tarvitsee, kuten video- ja Näytön jakaminen, Puhelujen ajoitus, Automaattiset sähköpostikutsut, muistutukset, Ja enemmän.
