Avain hallituksen videoneuvotteluistuntoon on, että kahden tai useamman osallistujan pitäisi pystyä näkemään toisensa reaaliajassa, mikä vaatii yleensä riittävän Internetin kaistanleveyden.
Ilmaisia videoneuvotteluja hallitukselle voidaan järjestää monella eri tavalla, mutta tyypillisesti se sisältää kolme avaintekijää:
- Videokamera: voivat olla kannettaviin tietokoneisiin, tabletteihin tai jopa älypuhelimiin sisäänrakennettuja verkkokameroita.
- Äänilähde: mikrofonit (eli älypuhelimen mikrofoni, videokameran sisäänrakennettu mikrofoni)
- Ohjelmisto: Ohjelmistopohjaista alustaa käytetään kaksisuuntaisen tiedonsiirron välittämiseen Internet-protokollien kautta
Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, nopea ja luotettava Internet-yhteys on tarpeen kommunikoinnin helpottamiseksi.
Viranomaiset voivat myös liittyä tai isännöidä ilmaisia hallitukselle tarkoitettuja videokonferensseja erillisessä konferenssihuoneessa, joka on varustettu korkealaatuisilla laitteilla korkealaatuisen äänen ja videon tallentamiseksi useilta huoneen osallistujilta. Videoneuvotteluhuoneen kokoonpano voi sisältää:
- Korkealaatuiset näytöt (eli näyttö tai televisio)
- Laadukkaat kamerat
- Monisuuntaiset mikrofonit
- Monitori kaiuttimet