Ποια είναι τα 5 στάδια της διαχείρισης έργου;

Για να απογειωθεί ένα έργο απαιτεί ένα σύστημα διαδικασιών και ταλαντούχων ατόμων για να ολοκληρωθεί η δουλειά. Σε βασικούς όρους, δεν είναι απλό κατόρθωμα!

Η χρήση τηλεδιάσκεψης για τη συνεργασία με πολλαπλές ομάδες και άτομα απαιτεί οργάνωση και αποτελεσματική εφαρμογή της διαχείρισης έργων σε διάφορα γραφεία, τμήματα και ιεραρχικές αλυσίδες διοίκησης. Η συνοχή, η επικοινωνία και η συγκέντρωση είναι βασικοί παράγοντες. Με όποιον κι αν συνεργάζεστε, είτε πρόκειται για ενδιαφερόμενο μέρος, πελάτη είτε για υπάλληλο, υπάρχουν πολλά κινούμενα στοιχεία που πρέπει να λάβετε υπόψη, από τη σύλληψη της ιδέας έως την υλοποίησή της.

Κάθε έργο απαιτεί ολοκληρωμένη γνώση σχετικά με τον κύκλο ζωής του έργου. Η γνώση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί κάθε φάση παρέχει πολύτιμες γνώσεις σχετικά με τον τρόπο προσέγγισής της. Αλλά πώς λειτουργεί η τηλεδιάσκεψη για να ενισχύσει τη διαδικασία σας; Ας ρίξουμε μια ματιά στο πλαίσιο των 5 σταδίων διαχείρισης έργου.

Είναι ευθύνη του διαχειριστή του έργου να γνωρίζει, να σχεδιάζει και να κατασκευάζει την «εκκίνηση» του έργου, έχοντας πλήρη κατανόηση των πέντε βημάτων διαχείρισης έργου. Αυτό λειτουργεί για να παρέχει ένα σαφές και συνοπτικό σχέδιο για το πώς η ιδέα θα μετατραπεί από αφηρημένη σε συγκεκριμένη. Αναπτύχθηκε από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI), οι 5 φάσεις για την υλοποίηση οποιουδήποτε έργου είναι οι εξής:

1. Την έναρξη
Το πρώτο από τη φάση του κύκλου ζωής, η έναρξη απαιτεί μια εναρκτήρια συνάντηση που εμφανίζεται στον πελάτη και τους επενδυτές. Εδώ συζητούνται οι στόχοι, οι στόχοι, οι αμφιβολίες, οι ανησυχίες και οι αρχικές σκέψεις και ιδέες. Όταν οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων δεν βρίσκονται σε ένα μόνο σημείο, μπορείτε να βασιστείτε στη δημιουργία μιας διαδικτυακής σύσκεψης για μια συνομιλία μέσω βίντεο ή μια τηλεδιάσκεψη για να συζητήσετε τα ακόλουθα σημεία συζήτησης:

• Ποιοι είναι οι επενδυτές και τα ενδιαφερόμενα μέρη;
• Ποιο είναι το επιχειρηματικό όραμα και αποστολή;
• Ποιο είναι το εκτιμώμενο χρονοδιάγραμμα;
• Ποιοι είναι μερικοί από τους κινδύνους που ενέχονται;
• Ποιος προϋπολογισμός και πόροι είναι διαθέσιμοι;

2. Σχεδίαση
Αφού καθοριστούν και συμφωνηθούν οι στόχοι, μπορεί να γίνει καλύτερα κατανοητή μια σαφέστερη ιδέα για το τελικό αποτέλεσμα. Η αντίστροφη εργασία για την απεικόνιση και τη διαμόρφωση ενός συνόλου σχεδίων για να ακολουθήσουν όλοι καθοδηγεί την ομάδα από τη φάση έναρξης προς την ολοκλήρωση.

Διεξαγωγή διαδικτυακών συναντήσεων για:

• Συγκέντρωση ομάδων
• Μεταδώστε βασικές λεπτομέρειες
• Καθορίστε τους στόχους και τους στόχους του έργου

Η φάση σχεδιασμού είναι κρίσιμη για τη διάτρηση των ακόλουθων 5 στοιχείων:

• Σχεδιασμός δομής έργου
• δημιουργία έγγραφα ροής εργασιών
• Εκτίμηση προϋπολογισμού ανά τμήμα
• Συγκέντρωση, κατανομή και προσδιορισμός πόρων
• Αξιολόγηση κινδύνου

3. Εκτέλεση
Οι ηγέτες ομάδων και οι διαχειριστές έργων τίθενται σε κίνηση για να δημιουργήσουν παραδοτέα, να αποτελέσουν το ενδιάμεσο για τους πελάτες, να ολοκληρώσουν εργασίες, να εφαρμόσουν διαδικασίες και πολλά άλλα. Η άμεση επικοινωνία σε όλα τα μέρη του έργου είναι απαραίτητη και ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της υλοποίησης της ιδέας. Ενσωμάτωση εργαλεία συνεργασίας μπορεί να διευκολύνει αυτή την επικοινωνία, διασφαλίζοντας απρόσκοπτο συντονισμό και ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των μελών της ομάδας.

Βασικά για τη φάση εκτέλεσης:

• Συχνές Συναντήσεις
  Το να παραμείνετε στην κορυφή των ομάδων με προγραμματισμένες διαδικτυακές συναντήσεις σας βοηθά να κρατήσετε το έργο σύντομο και σε καλό δρόμο. Η έγκαιρη και πεντακάθαρη επικοινωνία μέσω τηλεδιάσκεψης ή κλήσεων διασκέψεων εξασφαλίζει λιγότερα τυφλά σημεία, καλύτερη ομαδική εργασία και επιτάχυνση της κίνησης των αντικειμένων στο στάδιο της προετοιμασίας.
• Διαφάνεια
  Αποφύγετε τα πιθανά μπλοκ όταν πρόκειται για εμπόδια που μπορούν εύκολα να αποφευχθούν, όπως ο προγραμματισμός, η πρόσληψη, η πρόσκληση των συμμετεχόντων σε συναντήσεις και ο προσδιορισμός του ποιος είναι υπεύθυνος για ποια εργασία, ενσωματώνοντας άλλα ψηφιακά εργαλεία όπως το Slack, το Outlook και το Ημερολόγιο Google στην πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης.
• Τη διαχείριση των συγκρούσεων
  Προβλήματα είναι βέβαιο ότι θα προκύψουν. Μετριασμός των συμβάντων καλώντας εκείνους στις ομάδες της «πρώτης γραμμής» να μιλήσουν και να εκφράσουν ανησυχίες, σημεία συμφόρησης ή οτιδήποτε θα μπορούσε ενδεχομένως να δημιουργήσει αδυναμία στην αλυσίδα.
• Εκθέσεις προόδου
  Τακτικές ενημερώσεις κοινοποιούνται κατά τη διάρκεια ενός συνάντηση standup, η συνάντηση ή η συνομιλία μέσω βίντεο λειτουργεί για να παραμείνει μπροστά από την καμπύλη και να εντοπίσει ζητήματα πριν συμβούν.

4. Παρακολούθηση και Έλεγχος
Εάν δεν μπορείτε να το μετρήσετε, δεν μπορείτε να το διαχειριστείτε. Αυτή η φάση απαιτεί έλεγχο για να βεβαιωθείτε ότι όλα ευθυγραμμίζονται με αυτά που είχαν συμφωνηθεί προηγουμένως. Ποιοι είναι οι βασικοί δείκτες απόδοσης; Τι πρέπει να εφαρμοστεί για να τηρηθούν οι προθεσμίες και οι οικονομικές παράμετροι;

Πραγματοποιήστε διαδικτυακές συναντήσεις με βασικούς παράγοντες για τακτικά σημεία ελέγχου, αξιολογήσεις και αναφορές απόδοσης. Μπορείτε να πραγματοποιήσετε παρουσιάσεις εξ αποστάσεως μέσω βιντεοδιάσκεψης που περιλαμβάνουν ροές εργασίας, σημαντικά έγγραφα και αρχεία και οτιδήποτε χρειάζεται να κοινοποιηθεί και να διαδοθεί. Όπου χρειάζεται να αποκτήσετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις καθημερινές δραστηριότητες της ομάδας, και ειδικά όταν δεν εργάζονται στο γραφείο, τότε ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ένα λογισμικό για την παρακολούθηση των εργαζομένων που εργάζονται από το σπίτι . Όχι μόνο για λόγους παραγωγικότητας, αλλά και επειδή τα αναλυτικά στοιχεία θα μπορούσαν να βοηθήσουν στον εντοπισμό σημείων συμφόρησης στις διαδικασίες ή στην ομάδα που χρησιμοποιεί ξεπερασμένες εφαρμογές.

5. Κλείσιμο
Το κλείσιμο του έργου είναι εξίσου σημαντικό με το ξεκίνημά του. Αναφερόμενη και ως φάση «παρακολούθησης», είναι περίπου εκείνη την εποχή που το ολοκληρωμένο έργο είναι έτοιμο να κυκλοφορήσει ζωντανά στο κοινό. Η κύρια εστίαση εδώ είναι στην κυκλοφορία και παράδοση του προϊόντος.

Είναι κρίσιμο για έναν διαχειριστή έργου να αξιολογήσει τη διάρκεια ζωής του έργου από την αρχή έως το τέλος με:

1. Διερεύνηση της απόδοσης του έργου
   Κάθε ομάδα πέτυχε τους στόχους και τους δείκτες της; Το έργο ολοκληρώθηκε εντός προϋπολογισμού και χρονικών ορίων; Το έργο έλυσε πρόβλημα; Αντιμετώπιση αυτών των ερωτήσεων και περισσότερη βοήθεια για να εκτιμηθεί εάν το έργο ήταν επιτυχές ή όχι.
2. Κοιτάζοντας την απόδοση της ομάδας
   Η απόδοση των μελών της ομάδας μπορεί να αναλυθεί περαιτέρω ξεχωριστά για να εκτιμηθεί η επιτυχία εντός της ομάδας. Οι ποιοτικοί έλεγχοι, οι KPI και οι διαδικτυακές συναντήσεις λειτουργούν για να παρέχουν σαφέστερη εικόνα της απόδοσης.
3. Αξιολόγηση και τεκμηρίωση του κλεισίματος του έργου
   Μια εμπεριστατωμένη παρουσίαση που συγκεντρώνει υποστηρικτικά έγγραφα που προβάλλουν την ανάπτυξη του έργου από τη σύλληψη έως την παράδοσή του, εξασφαλίζει την κατάλληλη ολοκλήρωση για τους πελάτες και τους ενδιαφερόμενους.
4. Ζητώντας κριτικές
   Μια τελική αξιολόγηση του έργου παρέχει μια πιο προσεκτική ματιά στα δυνατά και αδύνατα σημεία, από την αρχή έως το τέλος. Βρείτε πληροφορίες και μάθετε μαθήματα για την επόμενη φορά.
5. Ξεπερνά τον προϋπολογισμό
   Το να μπορείς να εντοπίζεις τις απώλειες του προϋπολογισμού καθώς και τους ανέγγιχτους πόρους παρέχει καλύτερη κατανόηση της επιτυχίας (ή της αποτυχίας) και βοηθά στη διαχείριση της σπατάλης.

Ορισμένα σημεία συζήτησης μέσω διαδικτύου περιλαμβάνουν:

• Ποιες ήταν οι προτάσεις του έργου;
• Ποιες είναι οι ευκαιρίες για ανάπτυξη; Βελτίωση
• Ποιες ήταν μερικές από τις δυνάμεις και τις αδυναμίες που εμφανίστηκαν κατά τη διαδικασία;

Αφήστε το FreeConference.com να σας παρέχει την εταιρεία σας με την σαφή και αποτελεσματική πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης διαχείρισης έργων, απαραίτητη για τη δημιουργία συνοχής και συγκέντρωσης για όλες τις πτυχές της διαχείρισης έργων. Με μια ευρεία γκάμα λειτουργιών, εύκολες ενσωματώσεις και δυνατότητες βίντεο και ήχου υψηλής ποιότητας, μπορείτε να περιμένετε ότι το έργο σας θα επικοινωνηθεί πλήρως και θα συνεργαστεί για την επίτευξή του.