Ως πληθυσμός έχουμε αναλάβει πολλές μελέτες τον τελευταίο καιρό, στην προσπάθεια να μάθουμε γιατί οι συναντήσεις λειτουργούν - ή όχι.

Συχνά, τους χαρακτηρίζουμε ως αναποτελεσματική παράδοση. συνήθως θεωρείται χάσιμο χρόνου (εκτός αν οι άνθρωποι ήρθαν πραγματικά προετοιμασμένοι) και είναι ασφαλές να υποθέσουμε ότι όλοι έχουμε έρθει σε τουλάχιστον μία συνάντηση απροετοίμαστοι. Τι δίνει λοιπόν; Γιατί είναι τόσο δύσκολο να σε ενδιαφέρουν οι συναντήσεις; Γιατί είναι τόσο δύσκολο να διαχειριστούν; Γιατί συνεχίζουμε να τα έχουμε?

(περισσότερο…)

Μια αναπτυσσόμενη αγορά

Πολλές επιχειρήσεις έχουν ενσωματώσει στοιχεία τεχνητής νοημοσύνης, τόσο για να παραμείνουν στην επικαιρότητα όσο και για να διευκολύνουν τις καθημερινές τους δραστηριότητες. Εάν είχατε ποτέ μια συνομιλία με μια αυτόματη υπηρεσία απάντησης στο διαδίκτυο, έχετε αλληλεπιδράσει με τεχνητή νοημοσύνη. Αυτές οι εξελίξεις έχουν προσφέρει μια μυριάδα οφέλη σε όσους τα χρησιμοποιούν. Εδώ είναι μερικοί δρόμοι που ίσως αγνοούσατε. 

(περισσότερο…)

Αν χρειάστηκε ποτέ να καθίσετε μέσα από ένα ατελείωτη συνάντηση, μάλλον είχατε το χρόνο να βρείτε τρόπους που θα το κάνατε διαφορετικά. Οι συναντήσεις, αν δεν έχουν προγραμματιστεί σωστά, είναι δύσκολο να μεσολαβήσουν χωρίς συνοπτικές ατζέντες. Η λήψη αποφάσεων θολώνει από τη μη εστιασμένη συζήτηση και την έλλειψη ενημερωμένης συμμετοχής. Ο σχεδιασμός μιας αποτελεσματικής ατζέντας είναι ένας από τους τρόπους με τους οποίους μπορεί κανείς να αξιοποιήσει τη δύναμη μιας ισχυρής ομάδας, καθώς παρέχει τόσο την απαραίτητη δομή όσο και ενημερωτικό περιεχόμενο για να επιτευχθούν τα πράγματα σωστά.

Είτε η συνάντησή σας είναι καθημερινή, εβδομαδιαία ή τριμηνιαία, η αναγκαιότητα ενός ισχυρού χρονοδιαγράμματος είναι απαραίτητη για τη διατήρηση της αποτελεσματικότητας, σε μεγάλες και μικρές ομάδες. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένοι σημαντικοί παράγοντες που πρέπει να έχετε κατά νου κατά τον σχεδιασμό της ατζέντας για τις συναντήσεις σας. Σκέψου τα ακόλουθα:

Η εμπλοκή της ομάδας σας με την ατζέντα

Επιλέξατε ένα θέμα που περιλαμβάνει την ομάδα στην οποία απευθύνεστε; Οι περισσότεροι άνθρωποι θέλουν να συζητήσουν πράγματα που τους επηρεάζουν άμεσα. Η συζήτηση γύρω από θέματα που αφορούν διαφορετικά τμήματα είναι καλά πράγματα να συζητηθούν κατά τη διάρκεια συναντήσεων, για τα οποία οι πόροι έχουν διατεθεί για τον μοναδικό σκοπό ομαδικές συζητήσειςΤο Καθώς οι περισσότεροι οργανισμοί τροφοδοτούνται μέσω α αίσθηση αλληλεξάρτησης από το γραφείο, τα εσωτερικά τμήματα συχνά χρειάζονται χρόνο συνάντησης για να συντονίσουν και να εδραιώσουν τις προσπάθειές τους.

Λαμβάνοντας υπόψη τη συμμετοχή της ομάδας με αυτό που συζητείται, σας επιτρέπει επίσης να προσαρμόσετε την ατζέντα σας στο κοινό σας και να μεγιστοποιήσετε τη συμμετοχή του κοινού.

Όταν φτιάχνετε την ατζέντα σας, ρωτήστε τον εαυτό σας, επηρεάζει αυτό τα άτομα στα οποία απευθύνομαι;

Η σαφήνεια της ατζέντας σας

Η χρήση των λέξεων -φράσεων ως προτάσεων θέματος μπορεί να αφήσει ένα δωμάτιο επαγγελματιών να παραπαίει: αν ανακοινώσετε την επιτυχημένη κυκλοφορία του νέου προϊόντος στην ατζέντα στην ενότητα "Good Stuff We Did πρόσφατα", είναι πιθανό ότι θα είστε ο μόνος σε αυτήν τη σελίδα. Είναι απίστευτα δύσκολο να μεσολαβήσει μια συζήτηση εάν οι άνθρωποι δεν είναι σαφείς στο θέμα, πόσο μάλλον σε θέση να προετοιμαστούν αποτελεσματικά.

Η χρήση ερωτήσεων για την επίλυση θεμάτων σε μια συνάντηση είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι η συζήτηση επιλύει πραγματικά το θέμα που παρουσιάζεται. Χρησιμοποιώντας ως παράδειγμα την υποθετική επιτυχημένη κυκλοφορία του προϊόντος μας, σκεφτείτε το εξής: Τι λειτούργησε καλά για αυτήν την κυκλοφορία; Ποιες αγορές ανοίξαμε με αυτήν την επιτυχία; Από που το πάμε από εδώ;

Όταν δημιουργείτε θεματικές ενότητες για συναντήσεις, ρωτήστε τον εαυτό σας, Ποιες είναι οι απαντήσεις που ψάχνω; Ποια ερώτηση μας βοηθάει καλύτερα να φτάσουμε εκεί;

Ο Σκοπός της Ατζέντας σας

Οι άνθρωποι μπορεί να αναστατωθούν όταν συνειδητοποιήσουν ότι το να ζητούν τη συμβολή τους δεν εγγυάται ότι θα έχουν οποιοδήποτε λόγο στην τελική διαδικασία λήψης αποφάσεων. Είναι σημαντικό να κατηγοριοποιήσετε κάθε συζήτηση με βάση αυτό που ψάχνετε από το κοινό σας. Ορίστε για την ομάδα τι περιμένετε από τις απαντήσεις τους. Η προσέγγιση που βασίζεται σε ερωτήσεις σας βοηθά να λάβετε πιο χρήσιμες απαντήσεις από την ομάδα σας, αλλά μπορεί επίσης να οδηγήσει σε απογοήτευση εάν παραπλανάτε με οποιονδήποτε τρόπο για το τι χρησιμοποιούνται αυτές οι απαντήσεις.

Εάν η συνάντηση πραγματοποιείται, ώστε να μπορείτε να συλλέξετε πληροφορίες για μια μεγαλύτερη απόφαση, κάντε το γνωστό. Εάν χρειάζεστε έναν ηχητικό πίνακα για μια νέα ιδέα, δηλώστε το στην ατζέντα. Αν ψάχνετε για συναίνεση μέχρι το τέλος της συνάντησης, γράψτε το και ξεκαθαρίστε ότι ο τελικός στόχος της συζήτησης είναι να αποφασίσετε για κάτι. Με αυτόν τον τρόπο, αποφεύγετε να παρασυρθείτε από σημεία διαφωνίας μεταξύ των μελών της ομάδας σας που μπορεί να έχουν έννοιες εξουσίας που δεν έχουν βάρος στη συγκεκριμένη συνάντηση.

Όταν αναφέρετε προσδοκίες για συναντήσεις, ρωτήστε τον εαυτό σας, ψάχνω για πληροφορίες, πληροφορίες ή τελική απόφαση; 

Η επικαιρότητα της ατζέντας σας

Αυτό το ζήτημα είναι μια προσπάθεια δύο bit, καθώς η επικαιρότητα της ατζέντας σας μπορεί να καθορίσει το επίπεδο προετοιμασίας που επιτυγχάνουν τα μέλη της ομάδας σας. Όσο πιο σύντομα τους αποκτήσετε την ατζέντα, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να περιμένετε από αυτούς να λάβουν υπόψη τα στοιχεία των συζητητικών σημείων του και να ετοιμαστούν να σας δώσουν τη γνώμη τους ή να συλλέξουν πληροφορίες για να λάβουν τεκμηριωμένη απόφαση μαζί σας. Είναι σημαντικό να δώσετε προσοχή στην ομάδα σας όταν λαμβάνετε σημαντικές αποφάσεις ή συναντήσεις που περιλαμβάνουν προετοιμασία, καθώς θέλετε να μεγιστοποιήσετε το χρόνο με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη και να προσπαθήσετε να ενημερώσετε τους ανθρώπους ενώ άλλοι που έχουν προετοιμαστεί κάθονται και περιμένουν είναι ένας πολύ καλός τρόπος αφήστε την ομάδα σας απογοητευμένη και ασυμβίβαστη. 

Όταν δημοσιεύετε την ατζέντα της συνάντησης στην ομάδα, ρωτήστε τον εαυτό σας, Αν έλαβα αυτήν την ατζέντα τώρα, θα ήμουν ο ίδιος έτοιμος για εκείνη τη συνάντηση εγκαίρως;

Διαχείριση χρόνου στην ατζέντα σας

Είναι δύσκολο να κρατήσετε μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων στο θέμα. Η διατήρησή τους σύμφωνα με το πρόγραμμα είναι σχεδόν αδύνατη. Για το λόγο αυτό, είναι ζωτικής σημασίας να συμπεριλάβετε ένα στοιχείο χρονισμού στο σχεδιασμό της ατζέντας των συναντήσεών σας. Κάθε ενότητα/ερώτηση/τμήμα θέματος πρέπει να περιγράφεται με σαφήνεια μέσα σε ένα χρονικό πλαίσιο. Αυτό το χρονικό πλαίσιο θα πρέπει να διαθέτει επαρκή χρόνο για συζήτηση, αναθεώρηση και συμπέρασμα. Αυτό είναι σημαντικό να περιγραφεί πριν από τη συνάντηση: συχνά, θα καταλήξετε να ακούσετε ότι ορισμένα θέματα είτε χρειάζονται περισσότερο χρόνο στο ταμπλό, είτε θα μπορούσαν να μειωθούν σημαντικά.

Όταν κάνετε χρονικά διαστήματα για κάθε τμήμα της ατζέντας της συνάντησής σας, ρωτήστε τον εαυτό σας, Πώς αξιοποιείται καλύτερα ο χρόνος μας; Θα ανοίξουν τα σχόλιά τους έναν διάλογο που αξίζει περαιτέρω συζήτηση; Πόσο καιρό θα ήθελα να αφιερώσω σε αυτό το στοιχείο;

Επεξεργασία των στόχων της ατζέντας σας

Η επεξεργασία της ατζέντας σας έχει να κάνει περισσότερο με τα βήματα που περιλαμβάνονται στη διαδικασία όλων των θεμάτων της συνάντησης. Απαριθμεί τα επίπεδα συζήτησης κατά τη διάρκεια των οποίων προσπαθείτε να ολοκληρώσετε την εργασία. Η συμφωνία για τους τρόπους επεξεργασίας των θεμάτων αυξάνει την αποτελεσματικότητα της συνάντησής σας. Εάν δεν απαριθμήσετε τον τρόπο με τον οποίο θα θέλατε η ομάδα να αντιμετωπίσει κάθε ζήτημα, ορισμένα μέλη ενδέχεται να αποσπούν την προσοχή του ορισμού του ζητήματος, ενώ μερικά μπορεί να συζητούν τη συνάφεια τους με αυτά: κανείς δεν καταλήγει να εστιάζει στον εντοπισμό ή την αξιολόγηση τυχόν λύσεων Το

Η διαδικασία για την αντιμετώπιση ενός θέματος θα πρέπει να εμφανίζεται στη γραπτή ατζέντα που θα παρέχετε. Όταν φτάσετε σε αυτό το θέμα κατά τη διάρκεια της συνάντησης, εξηγήστε τη διαδικασία που απαιτείται για την επίτευξη συμφωνίας και αναζητήστε την εν λόγω συμφωνία.

Όταν καθορίσετε για πρώτη φορά αυτή τη διαδικασία στην ατζέντα σας, ρωτήστε τον εαυτό σας: Πώς θέλω να ηγηθώ αυτής της συζήτησης; Θέλω να ακούσω από άτομα ή ομάδες; Θέλω ομόφωνη ψηφοφορία, επιλογές ψηφοφορίας ή συζήτηση για ιδέες; Πώς μπορώ να καθορίσω πότε έχει επιλυθεί ένα ζήτημα; Πώς μου φαίνεται η ιδανική συνάντηση;

Επεξεργασία της ατζέντας σας

Αυτό μπορεί να είναι το πιο κρίσιμο μέρος για να γίνει οποιαδήποτε ατζέντα- κατανοώντας ότι βρίσκονται πάντα σε διαδικασία αλλαγής. Καμία ατζέντα δεν είναι απρόσβλητη από την τρέλα του χρόνου, απροσδόκητες καθυστερήσεις, ασθένειες ή αναποδιές. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να είστε επιδέξιοι για αλλαγή. Οι προτεραιότητες της ατζέντας αναμφίβολα θα αλλάξουν σημασία καθώς πλησιάζει η ημερομηνία και τα πράγματα στερεοποιούνται σε πραγματικό χρόνο. Καθώς τα έργα προχωρούν, το ίδιο προχωράει η ομάδα και έτσι οι στόχοι της ατζέντας. Το πρώτο θέμα σε κάθε καλή ατζέντα είναι "η επεξεργασία και η προτεραιότητα της σημερινής ατζέντας". Αυτό το στοιχείο προγράμματος είναι ο καλύτερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας είναι σύμφωνη με το τι συζητείται, γιατί, σε ποια χρονικά διαστήματα και με ποιες προσδοκίες την ημέρα.

Όταν δημιουργείτε μια ατζέντα για κάθε συνάντηση, ρωτήστε τον εαυτό σας, Υπάρχει χώρος για συζήτηση εδώ; Πώς μπορώ να διαχειριστώ καλύτερα αυτό που δεν μπορώ να σχεδιάσω; Πώς διατηρώ τη συζήτησή μου στο επίκεντρο;

Πρόσθετες προτάσεις ατζέντας

Τι λειτουργεί καλά

Αυτό είναι ένα σημαντικό θέμα που πρέπει να συμπεριλάβετε στην ατζέντα σας. Μιλάει πολύ για την ηγεσία σας να μπορείτε να αναστείλετε τον επείγοντα χαρακτήρα μιας συνάντησης για να συζητήσετε στοιχεία επιτυχίας με την ομάδα σας. Είναι ζωτικής σημασίας ο καθένας να αισθάνεται ότι το έργο του εκτιμάται, παρά τους χρονικούς περιορισμούς, τις αναποδιές, τα εμπόδια και τις προκλήσεις. Μια καλή δουλειά πρέπει να αντιμετωπιστεί και η χρήση λίγων στιγμών στη συνάντησή σας για να συγχαρείτε την ομάδα σας για αυτό που λειτούργησε καλά είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε το ηθικό σας και να ενισχύσετε ένα υποστηρικτικό εργασιακό περιβάλλον.

Πράγματα που πρέπει να βελτιωθούν μετά

Αυτή είναι μια μικρότερη, αλλά εξίσου σημαντική κατηγορία. Λειτουργεί ως μια μικρή υπενθύμιση στην ομάδα σας ότι υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης. Είτε αντιμετωπίσατε προβλήματα με την επικαιρότητα, την εσωτερική δυναμική του γραφείου ή απλώς είχατε μια δύσκολη εβδομάδα στην αγορά, βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας γνωρίζει τι αναμένεται από αυτούς, ανά πάσα στιγμή. Η τοποθέτηση της κούπας καφέ στο πλυντήριο πιάτων είναι ένα μικρό αλλά σημαντικό μέρος της φροντίδας του περιβάλλοντος του γραφείου και όσο ασήμαντο και αν φαίνεται, η αναφορά του ως μέρος της συνάντησής σας ενισχύει τη σημασία της συνέπειας.

Ιδέες για πάρκινγκ

Είτε έχετε ακούσει ή όχι για το φαινόμενο Parking Lot, έχετε χρησιμοποιήσει σίγουρα τις βασικές του έννοιες. Λειτουργεί ουσιαστικά ως ηχητικός πίνακας για όλες τις ιδέες που δεν μπορούν να αντιμετωπιστούν άμεσα στο τρέχον περιβάλλον συνάντησης. Όλα τα νέα έργα, ιδέες, ερωτήσεις και ερωτήσεις μπορούν να «παρκάρουν» στην παρτίδα και να σημειωθούν ως σημεία συζήτησης για μελλοντικές συναντήσεις. Σημαίνει επίσης ότι έχετε πάντα μια μονάδα αποθήκευσης γεμάτη ιδέες για να επανέλθετε, αν έχετε επιπλέον λίγα λεπτά στο τέλος μιας συνάντησης. Ο χώρος στάθμευσης είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παραμείνετε ενήμεροι, εν κινήσει και σε εγγραφή.

Συνολικά, το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε για το σχεδιασμό μιας ατζέντας είναι ότι εργάζεστε πάντα μαζί για έναν κοινό στόχο. Θα πρέπει να στοχεύετε να κάνετε τη συζήτησή σας συνεκτική, χωρίς αποκλεισμούς, δημιουργική και παραγωγική. Είναι δύσκολο να πετύχεις όλα τα σημάδια, αλλά αν έχεις μια θέση στην ατζέντα, ίσως να φτάσεις στην ώρα σου.

FreeConference.com ο αρχικός δωρεάν πάροχος κλήσεων διάσκεψης, δίνοντάς σας την ελευθερία να επιλέξετε πώς να συνδεθείτε με τη συνάντησή σας οπουδήποτε, οποτεδήποτε χωρίς υποχρέωση.

Δημιουργήστε έναν δωρεάν λογαριασμό σήμερα και εμπειρία δωρεάν τηλεδιάσκεψης, βίντεο χωρίς λήψη, κοινή χρήση οθόνης, διαδικτυακές διασκέψεις και πολλά άλλα.

Σχεδόν κάθε κλάδος έχει υιοθετήσει την έννοια της εξ αποστάσεως εργασίας, απαραίτητη στο τρέχον εργασιακό περιβάλλον. Ο αριθμός των ανθρώπων που εργάζονται από το σπίτι ή αλλού έχει αυξηθεί στη Βόρεια Αμερική την τελευταία δεκαετία. Έχουν κυκλοφορήσει άρθρα που υποστηρίζουν την εξ αποστάσεως εργασία, αναφέροντας ότι αυξάνει την παραγωγικότητα, την αποτελεσματικότητα και το ηθικό.

Αλλά τίποτα δεν έρχεται χωρίς προκλήσεις και με τους συμπαίκτες του στο εξωτερικό, υπάρχουν ορισμένα ζητήματα που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια της καθημερινής ζωής. Μια κατάλληλη λύση είναι η διαδικτυακή τηλεδιάσκεψη, την οποία θα συζητήσουμε σε αυτήν την ανάρτηση.

(περισσότερο…)