Ως πληθυσμός έχουμε αναλάβει πολλές μελέτες τον τελευταίο καιρό, στην προσπάθεια να μάθουμε γιατί οι συναντήσεις λειτουργούν - ή όχι.
Συχνά, τους χαρακτηρίζουμε ως αναποτελεσματική παράδοση. συνήθως θεωρείται χάσιμο χρόνου (εκτός αν οι άνθρωποι ήρθαν πραγματικά προετοιμασμένοι) και είναι ασφαλές να υποθέσουμε ότι όλοι έχουμε έρθει σε τουλάχιστον μία συνάντηση απροετοίμαστοι. Τι δίνει λοιπόν; Γιατί είναι τόσο δύσκολο να σε ενδιαφέρουν οι συναντήσεις; Γιατί είναι τόσο δύσκολο να διαχειριστούν; Γιατί συνεχίζουμε να τα έχουμε?
Ποιο είναι το πρόβλημα?
Ως επί το πλείστον, το θέμα των αναποτελεσματικών συναντήσεων περιστρέφεται γύρω από έννοιες δέσμευση, προετοιμασία, επικοινωνία, συντομία, να συγκεκριμένη ανάπτυξη.
Είναι δύσκολο να παρακινήσεις άτομα που δεν ενδιαφέρονται για το τι συζητείται.
Είναι ακόμη πιο δύσκολο να προχωρήσουμε όταν οι άνθρωποι δεν έχουν τις απαραίτητες πληροφορίες.
Γίνεται δύσκολο να φιλοξενήσουμε εποικοδομητικές συζητήσεις όταν οι άνθρωποι δεν βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Είναι σχεδόν αδύνατο να προχωρήσουμε όταν βυθιζόμαστε σε καθημερινές ασήμαντες υποθέσεις, και είναι σίγουρα δεν είναι εύκολο να επιτευχθούν οι στόχοι όταν τα έργα δεν μπορούν να ολοκληρωθούν εγκαίρως.
Πόσο καλύτερα προχωράμε λοιπόν;
Εμπλοκή των ανθρώπων
Οι περισσότεροι άνθρωποι θέλουν να συζητήσουν πράγματα που τους επηρεάζουν άμεσα. Τα καλά πράγματα που πρέπει να παρουσιαστούν κατά τη διάρκεια των συναντήσεων είναι η συζήτηση γύρω από θέματα που αφορούν διαφορετικά τμήματα, καθώς οι πόροι έχουν διατεθεί για τον μοναδικό σκοπό των ομαδικών συζητήσεων.
Αφιερώστε χρόνο για να εξετάσετε εάν αυτό το ζήτημα επηρεάζει την ομάδα στην οποία θα απευθυνθείτε στη συνάντηση. Θα εκτιμήσουν την επιθυμία σας να τα συμπεριλάβετε.
Έρχεται έτοιμος
Είναι σημαντικό να δώσετε προσοχή στην ομάδα σας όταν λαμβάνετε σημαντικές αποφάσεις ή συναντήσεις που περιλαμβάνουν προετοιμασία, καθώς θέλετε να μεγιστοποιήσετε το χρόνο με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Η προσπάθεια ενημέρωσης των ανθρώπων, ενώ άλλοι, που έχουν προετοιμαστεί, κάθονται και περιμένουν, είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αφήσετε την ομάδα σας απογοητευμένη και ασυμβίβαστη.
Αφιερώστε χρόνο για να εξετάσετε τα εξής: Εάν λάβατε πρόσκληση να συμμετάσχετε σε αυτήν τη συνάντηση, θα είχατε τις απαραίτητες πληροφορίες για να συμμετάσχετε με ενεργό, ενημερωμένο και εποικοδομητικό τρόπο;
Κατανόηση του σημείου
Οι άνθρωποι δεν μπορούν να είναι χρήσιμοι εάν δεν γνωρίζουν τι ψάχνετε. Ορίστε για την ομάδα τι περιμένετε από τις απαντήσεις τους. Η προσέγγιση που βασίζεται σε ερωτήσεις σας βοηθά να λάβετε πιο χρήσιμες απαντήσεις από την ομάδα σας, αλλά μόνο εάν γνωρίζουν για ποιο λόγο χρησιμοποιούνται οι απαντήσεις τους.
Ενημερώστε το εάν πραγματοποιείτε τη σύσκεψη, ώστε να μπορείτε να συλλέξετε πληροφορίες για μια μεγαλύτερη απόφαση. Εάν χρειάζεστε έναν ηχητικό πίνακα για μια νέα ιδέα, δηλώστε το στην ατζέντα. Αν ψάχνετε για συναίνεση μέχρι το τέλος της συνάντησης, γράψτε το και ξεκαθαρίστε ότι ο τελικός στόχος της συζήτησης είναι να αποφασίσετε για κάτι.
Αφιερώστε χρόνο για να αναφέρετε τις προσδοκίες σας στην αρχή της συνάντησης, ώστε όλοι να γνωρίζουν γιατί τις έχετε συγκεντρώσει.
διαχείριση του χρόνου
Η διατήρηση μιας μεγάλης ομάδας ανθρώπων σχετικά με το θέμα είναι μια πρόκληση, ενώ η διατήρησή τους στο πρόγραμμα είναι σχεδόν αδύνατη. Για το λόγο αυτό, είναι ζωτικής σημασίας να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τον χρόνο σας σε κάθε συνάντηση. Αυτό μπορεί να γίνει με τη χρήση του α καλοφτιαγμένη ατζέντα.
Περιγράψτε κάθε ενότητα/ερώτηση/τμήμα θέματος μέσα σε ένα χρονικό πλαίσιο. Αυτό το χρονικό πλαίσιο θα πρέπει να διαθέτει ένα adeq
πολύ χρόνο για συζήτηση, αναθεώρηση και συμπέρασμα. Αυτό είναι σημαντικό να περιγράψουμε πριν από τη συνάντηση: συχνά, θα καταλήξετε να ακούσετε ότι ορισμένα θέματα είτε χρειάζονται περισσότερο χρόνο στο ταμπλό, είτε θα μπορούσαν να μειωθούν σημαντικά.
Αφιερώστε χρόνο για να σκεφτείτε πώς να περάσετε καλύτερα τον χρόνο σας σε αυτήν τη συνάντηση. Πόσο καιρό θα θέλατε να αφιερώσετε σε κάθε θέμα συζήτησης; Αυτή η συζήτηση θα πάρει περισσότερο χρόνο που αξίζει;
Επίτευξη Στόχων
Χωρίς δέσμευση, προετοιμασία, επικοινωνία και διαχείριση χρόνου, οι πιθανότητες να ανθίσει η επιχείρησή σας είναι ελάχιστες. Οι συναντήσεις σας θα περιπλανηθούν. θα απογοητεύσετε τους υπαλλήλους σας. τα έργα σας θα πέσουν και θα μείνουν στο πάρκινγκ.
Είναι σημαντικό να θέτεις στόχους και να προσπαθείς συνεχώς να τους πετυχαίνεις. Ο πλήρης λόγος που οι άνθρωποι έχουν συναντήσεις είναι να εδραιώσουν τις προσπάθειές τους σε ένα δεδομένο θέμα με στόχο να επιτύχουν κάτι. Μην αφήνετε ένα ιστορικό λαμπερών συναντήσεων να είναι ο λόγος που δεν φτάνετε εκεί που θα θέλατε να είστε.
Αφιερώστε χρόνο για να θέσετε στόχους και επανεξετάστε τους συχνά.
Πώς διορθώνουμε τις συναντήσεις;
Εδώ στο Freeconference, όταν κάποιος δεν μπορεί να κάνει μια συνάντηση, είναι επείγον. Βρισκόμαστε στην αγορά παραγωγικών συναντήσεων και θέλουμε να μεγιστοποιήσετε τον χρόνο που αφιερώνετε στη συνεργασία, είτε από απόσταση εικονική διάσκεψη, ή αυτοπροσώπως σε ένα τραπέζι στην αίθουσα συνεδριάσεων.
Αν η τελευταία σας συνάντηση ήταν αποτελεσματική ή όχι, το τι πρέπει να κάνετε μετά την ολοκλήρωσή της καθορίζει πόσο αποτελεσματική μπορεί να είναι η επόμενη συνάντηση. Η συμβουλή μας είναι:
Κάντε μια σταθερή ατζέντα συνεδριάσεων.
Εμπλέξτε τους ανθρώπους.
Προετοιμάστε το προσωπικό σας.
Μεταφέρετε τα ενδιαφέροντά σας.
Θέστε στόχους και κάντε τους κοινούς.
Σεβαστείτε τον χρόνο τους.
Και μην ξεχνάτε, λίγη ευγνωμοσύνη προχωρά πολύ. Τους ευχαριστούμε για τη συμμετοχή τους. τους ευχαριστω για τον χρονο τους? τους ευχαριστώ για τις ιδέες τους.
Δεν θα ήμασταν πουθενά αν όχι για συνεργασία. Μην αφήνετε τα λεπτά της συνάντησής σας να πάνε χαμένα. Επιστρέψτε στο να κάνετε τις συναντήσεις να έχουν σημασία.
FreeConference.com ο αρχικός δωρεάν πάροχος κλήσεων διάσκεψης, δίνοντάς σας την ελευθερία να επιλέξετε πώς να συνδεθείτε με τη συνάντησή σας οπουδήποτε, οποτεδήποτε χωρίς υποχρέωση.
Δημιουργήστε έναν δωρεάν λογαριασμό σήμερα και εμπειρία δωρεάν τηλεδιάσκεψης, βίντεο χωρίς λήψη, κοινή χρήση οθόνης, διαδικτυακές διασκέψεις και πολλά άλλα.
[Ninja_form id = 7]
