6 Συμβουλές για να βελτιώσετε την επόμενη κλήση συνδιάσκεψης

Είναι αλήθεια ότι οι φυσικές, πρόσωπο με πρόσωπο συνεδριάσεις των δωματίων του συμβουλίου βρίσκονται σε παρακμή με την ταχεία ανάπτυξη της τεχνολογίας των τηλεπικοινωνιών. Με το εργατικό δυναμικό να γίνεται όλο και πιο απομακρυσμένο, περισσότεροι άνθρωποι επιλέγουν να εργαστούν στο σπίτι και την ανάγκη συνεργασίας συναδέλφων από διαφορετικά γραφεία (και ακόμη και από όλο τον κόσμο), οι τηλεφωνικές συνδιάσκεψεις μετατρέπονται σε ένα κοινό τελετουργικό.

Αλλά παρά τα οφέλη των κλήσεων διάσκεψης, πολλοί άνθρωποι φοβούνται να είναι μέρος αυτών. Αν έχετε συμμετάσχει ποτέ σε κάποιον, ή ακόμα και τους φιλοξενήσατε, γνωρίζετε από πρώτο χέρι πόσο καταστροφικά μπορεί να αποδειχθούν. Ακολουθούν έξι συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την επόμενη συνάντησή σας:

1) Προετοιμάστε τη συνάντησή σας εκ των προτέρων

Παρόλο που αυτό μπορεί να είναι προφανές, θα πρέπει πάντα να οργανώνετε την κλήση συνδιάσκεψης εκ των προτέρων. Θα πρέπει επίσης να έχετε έναν καθιερωμένο στόχο, έτσι ώστε η συνάντηση να έχει μια κατεύθυνση. Αυτό οδηγεί σε μια ατζέντα (ή υπο -στόχους) προς την οποία εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να εργαστείτε κατά τη διάρκεια της συνάντησης, έτσι ώστε όλοι να παραμείνουν στο θέμα και να μην σκιαγραφούν άλλες συζητήσεις. Στο σύστημα προγραμματισμού ιστού, μπορείτε να στείλετε στην ομάδα σας το θέμα και την ατζέντα της συνάντησης ενώ δημιουργείτε την πρόσκληση μέσω email. Απλώς θυμηθείτε να κρατήσετε σχετικές προσκλήσεις, σύντομες και απλές. Η ομάδα σας σίγουρα δεν μπορεί να επεξεργαστεί ένα ολόκληρο έτος σχεδίων και έργων σε μία τηλεφωνική διάσκεψη 1 ώρας. 

2) Διατηρήστε την απόσπαση της προσοχής στο ελάχιστο

Υπάρχουν τόνοι περισπασμοί στο περιβάλλον του γραφείου που μπορούν να σας αποτρέψουν από την εργασία. Αυτό Harvard Business Review Το άρθρο παραθέτει πολλά πράγματα που κάνουν οι άνθρωποι ενώ πραγματοποιείται μια τηλεδιάσκεψη, συμπεριλαμβανομένου του σνακ ή της ολοκλήρωσης άλλων εργασιών. Μερικοί άνθρωποι σταματούν ακόμη και την κλήση και στη συνέχεια ισχυρίζονται ότι έχουν αποκοιμηθεί. Ο Puffin έχει ήδη δημοσιεύσει μερικές συμβουλές σχετικά με τον τρόπο μείωσης των περισπασμών, που μπορείτε να βρείτε στο FreeConference.com blog. 

3) Αγκαλιάστε τη Βιντεοσυνάντηση

Ενώ ορισμένοι από εμάς εξακολουθούν να προτιμούν ηχητικά συνέδρια, η προσθήκη τηλεδιάσκεψη αρχίζει να βλέπει αποδοχή στο χώρο εργασίας. Δεδομένου ότι οι συμμετέχοντες έχουν τα μάτια τους ο ένας στον άλλο, όλοι παραμένουν αφοσιωμένοι στο θέμα. ο  Κοινή χρήση οθόνης Το χαρακτηριστικό προσθέτει επίσης μια άλλη οπτική διάσταση στη συνάντηση και δημιουργεί μια πιο εμπεριστατωμένη συζήτηση.

4) Ας ακολουθήσουν όλοι "Εθιμοτυπία συνάντησης"

Για να διασφαλιστεί ότι όλοι έχουν υπόψη ότι η κλήση συνδιάσκεψης αποσκοπεί στο να «ολοκληρώσει τα πράγματα» και να μην συζητά για το Σαββατοκύριακο, όλοι πρέπει να ακολουθούν την εθιμοτυπία της συνάντησης. Όλοι έχουν αφήσει στην άκρη τη δουλειά τους και έχουν καταβάλει προσπάθειες για να συμμετάσχουν στο κάλεσμα, οπότε είναι σημαντικό να μην χάνεται χρόνος. Αντιμετωπίστε την τηλεδιάσκεψη σαν μια προσωπική συνάντηση!

5) Αναθέστε ρόλους και διατηρήστε τη συμμετοχή όλων

Εάν οι προηγούμενες συναντήσεις σας δεν έχουν περάσει ομαλά, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο περισσότερων ατόμων να αναλάβουν ενεργό ρόλο σε αυτές. Μια συνάντηση πρέπει να έχει έναν ηγέτη και έναν συντονιστή. ο ηγέτης είναι κάποιος που οργανώνει και διευθύνει τη συνάντηση, ενώ ο συντονιστής διασφαλίζει ότι η συνάντηση είναι σε καλό δρόμο με την ατζέντα. Μην φοβάστε να σιγήσετε κάποιον αν είναι αγκαλιά στο μικρόφωνο. αν κάποιος είναι ήσυχος, ζητήστε του να μοιραστεί τις σκέψεις του έτσι ώστε η συνάντηση να περιλαμβάνει όλους τους συμμετέχοντες. Φροντίστε να αφήσετε χρόνο για να εκτιμήσετε τη συμβολή όλων, ώστε η συνάντηση να τελειώσει με καλό νόημα.

Μια καλή οργάνωση είναι σαν ένα μηχάνημα που απαιτεί καλά λαδωμένα γρανάζια. γρανάζια που αποτελούνται από συναδέλφους σας. Η φιλοξενία κλήσεων συνδιάσκεψης είναι ένας τρόπος διατήρησης της δέσμευσης και ενημέρωσης όλων.

6) Χρησιμοποιήστε το FreeConference.com

Αν ψάχνετε να έχετε τις καλύτερες κλήσεις συνδιάσκεψης, είναι λογικό να χρησιμοποιήσετε την καλύτερη υπηρεσία! FreeConference.com σας επιτρέπει να κάνετε όλα τα παραπάνω και πολλά άλλα. Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, α πλήρη λίστα χαρακτηριστικών μπορείτε να βρείτε στο δικό μας .

Γιατί να μην δοκιμάσετε να φιλοξενήσετε μια τηλεδιάσκεψη με Ελεύθερη διάσκεψη σήμερα? Είναι πιο εύκολο από ό, τι νομίζετε και καλύτερο από ό, τι άθλια υπηρεσία web conferencing χρησιμοποιείτε…