Der Leitfaden für die Durchführung effektiver Telefonkonferenzen für Unternehmen

Geschäftskonferenzen sind unerlässlich, damit alle in Ihrem Unternehmen in Verbindung bleiben und informiert sind, aber normalerweise vergessen Sie schnell, dass Telefonkonferenzen auch produktiv sein müssen.

Fun Fact: Wusstest du das? niemand achtet wirklich darauf bei Ihren Telefonkonferenzen?
Nun, da Sie diese bahnbrechende Entdeckung gemacht haben, wie behalten Sie die Aufmerksamkeit auf Ihrer (sicherlich) wichtigen geschäftlichen Telefonkonferenz? Nun, unser Guide sollte in der Lage sein, Ihre größte Kindheitsangst / Erwachsenenrealität zu verhindern: Niemand hört Ihnen zu.

Kenne deinen Feind (in diesem Fall Ausrüstung)

Wenn Sie eine neue Software für Ihre Telefonkonferenz verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie man sie verwendet! Versuchen Sie, einen Übungsruf einzurichten, in dem Sie die Funktionen, einschließlich der Stummschaltung Ihres Mikrofons und einiger (oder aller) Anrufer. Seien wir ehrlich; Wir waren alle Teil dieses Treffens, bei dem der Leiter KEINE Ahnung hat, was er oder sie tut, und am Ende dafür dumm aussieht. Das willst du nicht sein!

GOALLLL… der Telefonkonferenz

Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer verstehen, warum sie dort sind und was von ihnen erwartet wird. Denken Sie daran, Ihre Ziele realistisch zu halten. Eine einzige einstündige Telefonkonferenz führt zwar nicht zu einer vollständigen Marketingstrategie, ist jedoch ein großartiger Ort, um Ideen zu sammeln, einen Prozess zu entscheiden und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Planen Sie, wie lange der Anruf dauern wird, welche Themen behandelt werden, wer spricht und welche Informationen benötigt werden.

Geschäftskonferenzen sind alle Standort, Standort, Standort

Wählen Sie als Nächstes den richtigen Ort für Ihre Telefonkonferenz aus. Das Schließen der Bürotür sollte ausreichen, wenn Sie alleine telefonieren, oder Sie können in einen Konferenzraum umziehen, wenn Sie das Gespräch mit anderen annehmen. Wenn du bist den Anruf in einem offenen Büro durchführen, der Anruf kann etwas schwieriger, aber immer noch überschaubar sein. Sorgen Sie für einen reibungslosen Anruf, indem Sie frühzeitig in den Raum gehen, um Lautsprecher und andere erforderliche Elektronik wie Projektoren zu testen.

Visuelle Hilfen und Zusammenarbeit bei Telefonkonferenzen

Wenn Sie eine begleitende Präsentation zu Ihrem Anruf verwenden, ist es eine gute Idee, diese vorher zu versenden, damit jeder vorbereitet auf den Anruf einsteigen kann. Seien Sie vorsichtig bei längeren Präsentationen, da sie bekannte Aufmerksamkeitskiller sind. Bildschirm teilen über einen Webkonferenzdienst ist auch eine großartige Möglichkeit, alle in Echtzeit auf dem gleichen Stand zu halten und die Möglichkeit auszuschließen, dass jemand nicht mitmachen kann.

Und zum Schluss…

Wenn sich Ihr Anruf dem Ende zuneigt, fassen Sie kurz zusammen, was besprochen wurde und welche Lösungen während des Meetings gefunden wurden. Planen Sie zusätzliche Zeit für zusätzliche Fragen ein und stellen Sie sicher, dass sich jeder beim Verlassen des Anrufs einbezogen fühlt. Wenn es „nächste Schritte“ gibt, vergewissern Sie sich, dass Sie sich mit den Verantwortlichkeiten jeder Person befassen und geben Sie Ihren Teilnehmern Ihre Kontaktinformationen, falls Probleme auftreten. Manche Leute haben vielleicht Fragen für alle Ohren und andere können einen separaten Anruf rechtfertigen; lernen Sie, den Unterschied zu erkennen, um zu vermeiden, dass Personen bei einem Anruf nicht länger für sie relevant sind.

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