Wir als Bevölkerung haben in letzter Zeit viele Studien durchgeführt, um herauszufinden, warum Meetings funktionieren – oder nicht.

Wir haben sie oft als ineffiziente Tradition bezeichnet; normalerweise als Zeitverschwendung angesehen (es sei denn, die Leute kamen tatsächlich vorbereitet) und es ist davon auszugehen, dass wir alle zu mindestens einem Treffen unvorbereitet gekommen sind. Was gibt es also? Warum ist es so schwierig, sich um Meetings zu kümmern? Warum sind sie so schwer zu handhaben? Warum haben wir sie immer??

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Die Verwendung der FreeConference-Software bedeutet, dass Sie sich entschieden haben, die Vorteile einiger der weltweit führenden virtuellen Konferenztechnologien voll auszuschöpfen, und zwar bei keine zusätzlichen Geschäftskosten. Wenn Sie sich jedoch für einen Freemium-Dienst entscheiden, wissen Sie auch, dass einige Unternehmen zu wünschen übrig lassen.

Glücklicherweise bedeutet die erschwingliche Natur der FreeConference-Software-Upgrades, dass Sie Ihre Ersparnisse nicht opfern müssen, um auf Qualität, Premium-Funktionen oder nützliche Upgrades zuzugreifen.

Wir haben kürzlich einige aufregende Upgrades für unseren FreeConference-Plan eingeführt. Sie können auf diese Funktion für nur 9.99 pro Monat zugreifen. Es heißt Intelligente Suche.

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Wir wissen, dass Sie wahrscheinlich schon aus Ihren Meetings raus wollen. Sie werden nicht immer intelligent geführt. Aber haben Sie darüber nachgedacht, mehr aus ihnen herauszuholen?

Es ist leicht, müde zu werden, wenn bestimmte Studien zitieren Sie, dass Meetings etwa ein Drittel Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, aber einige Meetings sind wichtig – deshalb haben wir sie weiterhin.

Datengesteuerte Interaktionen

Da Gemeinschaft für die Zusammenarbeit unerlässlich ist und kein Geschäft allein aufgebaut wird, hat FreeConference einige beeindruckende Funktionen entwickelt, um die Art und Weise, wie wir mit unseren Kollegen und mit unseren Daten interagieren, zu verbessern. Die Hauptanliegen, mit denen wir uns befasst haben, sind Fragen der Zeit, Klarheit, Kontinuität und Rechenschaftspflicht.

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Wenn Sie jemals durch eine endloses Treffen, hatten Sie wahrscheinlich die Zeit, Wege zu finden, wie Sie es anders gemacht hätten. Schlecht geplante Sitzungen sind ohne prägnante Tagesordnungen schwer zu vermitteln; Entscheidungsfindung wird durch unkonzentrierte Diskussionen und mangelnde informierte Beteiligung vernebelt. Die Gestaltung einer effektiven Agenda ist eine der Möglichkeiten, die Kraft eines starken Teams zu nutzen, da sie sowohl die notwendige Struktur als auch informative Inhalte bietet, um die Dinge richtig zu erledigen.

Unabhängig davon, ob Ihr Meeting täglich, wöchentlich oder vierteljährlich stattfindet, ist ein starker Zeitplan für die Aufrechterhaltung der Effizienz in großen und kleinen Gruppen unerlässlich. Im Folgenden sind einige wichtige Faktoren aufgeführt, die Sie bei der Gestaltung der Tagesordnung für Ihre Meetings berücksichtigen sollten. Folgendes berücksichtigen:

Engagement Ihres Teams für die Agenda

Haben Sie ein Thema ausgewählt, das das von Ihnen angesprochene Team betrifft? Die meisten Menschen wollen Dinge besprechen, die sie direkt betreffen. Diskussionen über Themen, die verschiedene Abteilungen betreffen, sind gute Dinge, die man in Besprechungen ansprechen kann, für die die Ressourcen ausschließlich zu dem Zweck bereitgestellt wurden, um Gruppendiskussionen. Da die meisten Organisationen über ein Aufgrund der gegenseitigen Abhängigkeit zwischen den Büros benötigen interne Abteilungen oft Zeit für Besprechungen, um ihre Bemühungen zu koordinieren und zu konsolidieren.

Wenn Sie das Engagement des Teams für das, was besprochen wird, berücksichtigen, können Sie Ihre Agenda auch an Ihr Publikum anpassen und die Beteiligung des Publikums maximieren.

Fragen Sie sich bei der Erstellung Ihrer Agenda, Beeinflusst das die Leute, die ich anspreche?

Die Klarheit Ihrer Agenda

Schlagworte als Aufzählungspunkt-Themensätze zu verwenden, kann einen Raum für Profis ins Wanken bringen: Wenn Sie die erfolgreiche Produktneueinführung auf der Agenda unter „Good Stuff We Did Kürzlich“ ankündigen, sind Sie wahrscheinlich der einzige auf dieser Seite. Es ist unglaublich schwierig, eine Diskussion zu vermitteln, wenn die Leute sich über das Thema nicht im Klaren sind, geschweige denn in der Lage sind, sich effektiv darauf vorzubereiten.

Die Verwendung von Fragesätzen, um Punkte in einem Meeting anzusprechen, ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Diskussion das präsentierte Problem tatsächlich löst. Betrachten Sie am Beispiel unserer hypothetischen erfolgreichen Produkteinführung Folgendes: Was hat bei dieser Einführung gut funktioniert? Welche Märkte haben wir mit diesem Erfolg erschlossen? Woher nehmen wir es von hier?

Wenn Sie Betreffzeilen für Besprechungen erstellen, fragen Sie sich, Welche Antworten suche ich? Welche Frage hilft uns am besten, dorthin zu gelangen?

Der Zweck Ihrer Agenda

Menschen können sich aufregen, wenn ihnen klar wird, dass das Nachfragen nach ihrem Beitrag keine Garantie dafür ist, dass sie bei der endgültigen Entscheidungsfindung ein Mitspracherecht haben. Es ist wichtig, jede Diskussion basierend darauf zu kategorisieren, wonach Sie von Ihrem Publikum suchen. Beschreiben Sie für die Gruppe, was Sie von ihren Antworten erwarten. Der fragenbasierte Ansatz hilft Ihnen, hilfreichere Antworten von Ihrem Team zu erhalten, kann aber auch zu Frustration führen, wenn Sie in irgendeiner Weise irreführend sind, wofür diese Antworten verwendet werden.

Wenn das Meeting stattfindet, damit Sie Input für eine umfassendere Entscheidung sammeln können, geben Sie dies bekannt. Wenn Sie einen Resonanzboden für eine neue Idee benötigen, geben Sie dies in der Tagesordnung an. Wenn Sie am Ende des Meetings nach einem Konsens suchen, schreiben Sie das auf und machen Sie deutlich, dass das Endziel der Diskussion darin besteht, über etwas zu entscheiden. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie von Streitpunkten unter den Mitgliedern Ihres Teams abgelenkt werden, die möglicherweise Autoritätsvorstellungen haben, die in diesem speziellen Meeting kein Gewicht haben.

Wenn Sie Erwartungen für Meetings auflisten, fragen Sie sich, suche ich Input, Informationen oder eine endgültige Entscheidung? 

Die Aktualität Ihrer Agenda

Dieses Thema ist ein zweifaches Unterfangen, da die Aktualität Ihrer Agenda den Grad der Vorbereitung Ihrer Teammitglieder bestimmen kann. Je früher Sie ihnen die Agenda zukommen lassen, desto eher können Sie von ihnen erwarten, dass sie Elemente ihrer diskursiven Punkte berücksichtigen und sich bereit machen, Ihnen ihren Input zu geben oder Informationen zu sammeln, um mit Ihnen eine fundierte Entscheidung zu treffen. Es ist wichtig, dass Sie Ihrem Team bei wichtigen Entscheidungen oder Besprechungen, die eine Vorbereitung erfordern, den Kopf behalten, da Sie die Zeit mit allen Beteiligten maximieren möchten Lassen Sie Ihr Team frustriert und unkongruent zurück. 

Wenn Sie die Besprechungsagenda für das Team freigeben, fragen Sie sich, Wenn ich diese Tagesordnung jetzt erhalten würde, wäre ich dann selbst rechtzeitig für diese Sitzung bereit?

Zeitmanagement in Ihrer Agenda

Es ist schwierig, eine große Gruppe von Menschen beim Thema zu halten. Sie im Zeitplan zu halten, ist fast unmöglich. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Timing-Komponente in die Gestaltung Ihrer Meeting-Agenda einzubeziehen. Jeder Abschnitt/Frage/Themenabschnitt sollte innerhalb eines Zeitrahmens klar umrissen werden. Dieser Zeitrahmen sollte ausreichend Zeit für Diskussion, Überarbeitung und Abschluss einräumen. Dies ist wichtig, um sich vor dem Meeting zu besprechen: Oft werden Sie am Ende hören, dass bestimmte Themen entweder mehr Zeit im Vorstand benötigen oder erheblich reduziert werden könnten.

Wenn Sie Zeitfenster für jeden Abschnitt Ihrer Meeting-Agenda festlegen, fragen Sie sich, Wie wird unsere Zeit am besten genutzt? Wird ihr Feedback einen Dialog eröffnen, der weitere Diskussionen verdient? Wie lange möchte ich für diesen Artikel ausgeben?

Verarbeitung der Ziele Ihrer Agenda

Die Bearbeitung Ihrer Tagesordnung hat mehr mit den Schritten zu tun, die mit der Bearbeitung aller Punkte in der Besprechung verbunden sind. Es zählt die Diskussionsebenen auf, auf denen Sie versuchen, die anstehende Aufgabe abzuschließen. Eine Vereinbarung über die Art und Weise, wie Probleme bearbeitet werden, erhöht die Effektivität Ihres Meetings. Wenn Sie nicht aufzählen, wie das Team jedes Problem angehen soll, können einige Mitglieder bei der Definition des Problems abgelenkt sein, während andere seine Relevanz für sie diskutieren: Niemand konzentriert sich am Ende darauf, Lösungen zu finden oder zu bewerten .

Das Verfahren zur Bearbeitung eines Themas sollte auf der schriftlichen Tagesordnung erscheinen, die Sie bereitstellen. Wenn Sie während des Meetings zu diesem Punkt gelangen, erklären Sie den Prozess, der erforderlich ist, um eine Einigung zu erzielen, und holen Sie diese Einigung ein.

Wenn Sie diesen Prozess zum ersten Mal in Ihrer Agenda festlegen, fragen Sie sich, Wie möchte ich diese Diskussion führen? Möchte ich von Einzelpersonen oder Teams hören? Möchte ich einstimmige Abstimmungen, Wahlmöglichkeiten oder eine Brainstorming-Diskussion? Wie kann ich feststellen, wann ein Problem behoben wurde? Wie sieht für mich das ideale Meeting aus?

Bearbeiten Ihrer Agenda

Dies kann der wichtigste Teil einer Agenda sein, um zu verstehen, dass sie sich ständig in einem Veränderungsprozess befinden. Keine Agenda ist immun gegen die Torheit der Zeit, unerwartete Verzögerungen, Krankheitstage oder Rückschläge. Aus diesem Grund ist es wichtig, offen für Veränderungen zu sein. Die Prioritäten der Agenda werden zweifellos an Bedeutung gewinnen, wenn das Datum näher rückt und die Dinge in Echtzeit fester werden. Mit dem Fortschritt der Projekte wächst auch das Team und damit auch die Ziele der Agenda. Der erste Punkt jeder guten Tagesordnung ist „die heutige Tagesordnung zu bearbeiten und neu zu priorisieren“. Dieser Terminplanpunkt ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Team am Tag des Gesprächs mit dem, was warum, wie lange und mit welchen Erwartungen besprochen wird, übereinstimmt.

Fragen Sie sich beim Erstellen einer Agenda für alle Besprechungen, Gibt es hier Raum für Diskussionen? Wie kann ich am besten managen, was ich nicht planen kann? Wie halte ich meine Diskussion zentriert?

Zusätzliche Vorschläge zur Agenda

Was funktioniert gut

Dies ist ein wichtiger Punkt, den Sie in Ihre Agenda aufnehmen sollten. Es spricht Bände über Ihre Führung, die Dringlichkeit eines Meetings aussetzen zu können, um mit Ihrem Team Erfolgsfaktoren zu besprechen. Es ist wichtig, dass jeder das Gefühl hat, dass seine Arbeit trotz Zeitdruck, Rückschlägen, Haken und Herausforderungen wertgeschätzt wird. Eine gut gemachte Arbeit sollte angesprochen werden, und ein paar Momente in Ihrem Meeting zu nutzen, um Ihrem Team zu gratulieren, was gut funktioniert hat, ist eine großartige Möglichkeit, die Moral aufrechtzuerhalten und ein unterstützendes Arbeitsumfeld zu fördern.

Dinge zu verbessern

Dies ist eine kleinere, aber ebenso wichtige Kategorie. Es dient Ihrem Team als kleine Erinnerung daran, dass es immer Raum für Verbesserungen gibt. Unabhängig davon, ob Sie Probleme mit der Aktualität, der internen Bürodynamik oder einfach nur eine schwierige Woche auf dem Markt hatten, stellen Sie sicher, dass Ihr Team jederzeit weiß, was von ihnen erwartet wird. Ihre Kaffeetasse in die Spülmaschine zu stellen ist ein kleiner, aber wichtiger Teil der Pflege einer Büroumgebung.

Parkplatz-Ideen

Unabhängig davon, ob Sie vom Parkplatz-Phänomen gehört haben oder nicht, Sie haben definitiv seine Kernkonzepte verwendet. Es fungiert im Wesentlichen als Resonanzboden für alle Ideen, die in der aktuellen Besprechungsumgebung nicht sofort adressiert werden können. Alle neuen Projekte, Ideen, Anfragen und Fragen können auf dem Grundstück „geparkt“ und als Diskussionspunkte für zukünftige Treffen festgehalten werden. Es bedeutet auch, dass Sie immer einen Speicher voller Ideen haben, auf den Sie zurückkommen können, falls Sie am Ende eines Meetings ein paar Minuten mehr Zeit haben. Der Parkplatz ist eine großartige Möglichkeit, um bei der Aufgabe, auf der Strecke und auf dem Laufenden zu bleiben.

Insgesamt ist das Wichtigste beim Entwerfen einer Agenda, dass Sie immer zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Sie sollten darauf abzielen, Ihre Diskussion zusammenhängend, integrativ, kreativ und produktiv zu gestalten. Es ist schwer, alle Punkte zu treffen, aber wenn Sie einen Platz dafür auf der Tagesordnung haben, können Sie einfach pünktlich dort sein.

Freeconference.com der ursprüngliche kostenlose Anbieter für Konferenzgespräche, mit dem Sie jederzeit und überall unverbindlich entscheiden können, wie Sie sich mit Ihrem Meeting verbinden möchten.

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Es ist Sonntagnachmittag und eine Gruppe von Freunden meldet sich bei ihrem routinemäßig angesetzten Online-Webmeeting an. Einmal in der Woche treffen sie sich, um über das Leben zu plaudern; manchmal über die Arbeit; Sie werden gesprächig, wenn sie mit bekannten Gesichtern plaudern, die man selten sieht.

Diese Freunde gingen getrennte Wege – einer ging ins Finanzwesen, ein anderer ins Programmieren und einige gingen zu VC, in der Hoffnung, das nächste große Ding zu finden. Es war Sonntagnachmittag; es war Routine Online-Webmeeting; aber diesmal fühlte sich etwas anders an. (Mehr…)