Telefonkonferenzen sind ein wichtiger Bestandteil der modernen Geschäftskommunikation und ermöglichen es Teams, zusammenzuarbeiten und in Verbindung zu bleiben, auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden. Aber seien wir ehrlich, Telefonkonferenzen können auch eine Quelle der Frustration und Verwirrung sein. Um sicherzustellen, dass Ihre Telefonkonferenzen reibungslos und effizient ablaufen, sollten Sie die folgenden 7 Best Practices befolgen:

1. Pünktlicher Beginn der Telefonkonferenz:

Es ist wichtig, die Zeit aller zu respektieren, also stellen Sie sicher, dass Sie den Anruf zur vereinbarten Zeit beginnen. Wenn Sie derjenige sind, der den Anruf moderiert, senden Sie einige Minuten vorher eine Erinnerung, damit jeder weiß, dass er sich anmelden muss.

2. Erstellen Sie eine Agenda für Ihre Telefonkonferenz:

Erstellen Sie vor dem Telefonat eine Agenda und verteilen Sie diese an alle Teilnehmer. Dies wird allen helfen, auf Kurs zu bleiben und zu wissen, was sie von dem Anruf erwarten können.

3. Stellen Sie alle Teilnehmer Ihrer Telefonkonferenz vor:

Nehmen Sie sich zu Beginn des Gesprächs ein paar Minuten Zeit, um alle Gesprächspartner vorzustellen. Dies wird allen helfen, Namen den Gesichtern zuzuordnen, und das Gespräch wird persönlicher und ansprechender.

4. Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel in Ihrer Telefonkonferenz:

Wenn Sie Folien oder andere visuelle Hilfsmittel haben, teilen Sie diese während des Anrufs. Dies hilft allen, konzentriert und engagiert zu bleiben, und macht die Informationen leichter verständlich. Viele Telefonkonferenzanbieter bieten an Bildschirm teilen, Dokumentenfreigabeg und ein Online-Whiteboard in ihren Online-Portalen oder Sie können Folien oder PDFs vor Ihrem Anruf per E-Mail senden.

5. Sprechen Sie bei Ihren Telefonkonferenzen deutlich:

Achten Sie darauf, während des Anrufs deutlich und in einem gleichmäßigen Tempo zu sprechen. Das wird allen helfen, zu verstehen, was Sie sagen, und Missverständnissen vorbeugen.

6. Lassen Sie Fragen und Diskussionen zu Ihren Telefonkonferenzen zu:

Fördern Sie die Teilnahme während der Telefonkonferenz, indem Sie Zeit für Fragen und Diskussionen einplanen. Dies hilft allen, engagiert zu bleiben, und stellt sicher, dass wichtige Punkte nicht übersehen werden.

7. Stellen Sie sicher, dass Ihre Telefonkonferenzen pünktlich enden:

So wichtig es ist, den Anruf pünktlich zu beginnen, ist es ebenso wichtig, ihn pünktlich zu beenden. Wenn Sie eine vereinbarte Endzeit haben, stellen Sie sicher, dass Sie das Gespräch zu diesem Zeitpunkt beenden. In der Landschaft des modernen Geschäfts, abgelegen Hybrid-Meetings und Telefonkonferenzen sind zu unverzichtbaren Werkzeugen für die Zusammenarbeit geworden. Trotz gelegentlicher technischer Probleme ermöglichen diese virtuellen Zusammenkünfte dynamische Diskussionen und Entscheidungsfindung über geografische Grenzen hinweg.

Indem Sie diese 7 Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Telefonkonferenzen produktiv, effizient und für alle Beteiligten angenehm sind.

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Etikette für Telefonkonferenzen: Während die ungeschriebene Regeln für Telefonkonferenzen sind sicherlich nicht schwer zu befolgen, es gibt ein paar schlechte Angewohnheiten bei Konferenzgesprächen, die Ihre Gesprächspartner verrückt machen können (ob sie es Ihnen sagen oder nicht). Während einige dieser Nein-Nein-Anrufe bei Konferenzen wie gesunder Menschenverstand erscheinen mögen (wie das Einrufen zu spät zu einer Konferenz), werden Sie vielleicht überrascht sein, wie oft einige dieser schlechten Gewohnheiten das Gesamterlebnis einer Telefonkonferenz für alle Beteiligten beeinträchtigen können. Mit dem vor der Tür stehenden neuen Jahr dachten wir, wir würden einige unserer schlechtesten Gewohnheiten bei Telefonkonferenzen teilen. (Mehr…)