Es stimmt, dass physische Meetings im Sitzungssaal von Angesicht zu Angesicht mit dem schnellen Wachstum der Telekommunikationstechnologie zurückgehen. Da die Belegschaft immer entfernter wird, immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten und Kollegen aus verschiedenen Büros (und sogar aus der ganzen Welt) zusammenarbeiten müssen, werden Telefonkonferenzen zu einem gemeinsamen Ritual.
Doch trotz der Vorteile von Telefonkonferenzen haben viele Menschen Angst davor, daran teilzunehmen. Wenn Sie schon einmal einer solchen Veranstaltung beigetreten sind oder diese sogar veranstaltet haben, wissen Sie aus erster Hand, wie katastrophal sie ausgehen könnten. Hier sind sechs Tipps, die Ihnen helfen werden, Ihr nächstes Meeting zu verbessern:
1) Bereiten Sie Ihr Meeting im Voraus vor
Obwohl dies offensichtlich sein mag, sollten Sie Ihre Telefonkonferenz immer im Voraus organisieren. Sie sollten auch ein festgelegtes Ziel haben, damit das Meeting eine Richtung hat. Dies führt zu einer Agenda (oder Unterzielen), auf die Sie und Ihr Team während des Meetings hinarbeiten können, damit alle beim Thema bleiben und sich nicht auf andere Diskussionen konzentrieren. In unserem Web-Planungssystem können Sie Ihrem Team das Thema und die Tagesordnung des Meetings senden, während Sie Ihre E-Mail-Einladung erstellen. Denken Sie daran, die Einladungen relevant, kurz und einfach zu gestalten. Ihr Team kann definitiv nicht in einer einstündigen Telefonkonferenz Pläne und Projekte für ein ganzes Jahr ausarbeiten.
2) Beschränken Sie die Ablenkung auf ein Minimum
In der Büroumgebung gibt es jede Menge Ablenkungen, die Sie von der Arbeit abhalten können. Das (Harvard Business Review) Der Artikel listet viele Dinge auf, die Menschen während einer Telefonkonferenz tun, einschließlich Snacks oder das Erledigen anderer Arbeiten. Manche brechen das Gespräch sogar ab und behaupten dann, eingeschlafen zu sein. Puffin hat bereits gepostet einige Hinweise Informationen dazu, wie Sie Ablenkungen reduzieren können, finden Sie auf FreeConference.com Blog.
3
) Nutzen Sie das Videotreffen
Während einige von uns immer noch audiobasierte Konferenzen bevorzugen, ist der Zusatz von Videokonferenzen beginnt, Akzeptanz am Arbeitsplatz zu erkennen. Da die Teilnehmer einander im Auge behalten, bleiben alle mit dem jeweiligen Thema beschäftigt. Der Bildschirm teilen Die Funktion fügt dem Meeting außerdem eine weitere visuelle Dimension hinzu und sorgt für eine tiefergehende Diskussion.
4) Bitten Sie alle, die „Besprechungsetikette“ zu befolgen.
Um sicherzustellen, dass sich jeder darüber im Klaren ist, dass die Telefonkonferenz darauf abzielt, „Dinge zu erledigen“ und nicht über das Wochenende zu plaudern, sollte sich jeder an die Besprechungsetikette halten. Jeder hat seine Arbeit beiseite gelegt und sich Mühe gegeben, an dem Anruf teilzunehmen. Daher ist es wichtig, dass keine Zeit verschwendet wird. Behandeln Sie Ihre Telefonkonferenz wie ein persönliches Treffen!
5) Weisen Sie Rollen zu und binden Sie alle ein
Wenn Ihre vorherigen Meetings nicht reibungslos verlaufen sind, sollten Sie darüber nachdenken, mehr Personen dazu zu bewegen, sich aktiv daran zu beteiligen. Ein Meeting sollte einen Leiter und einen Moderator haben; Der Leiter ist jemand, der das Meeting organisiert und leitet, während der Moderator dafür sorgt, dass das Meeting mit der Tagesordnung übereinstimmt. Scheuen Sie sich nicht, jemanden stummzuschalten, wenn er das Mikrofon in Beschlag nimmt. Wenn jemand schweigt, bitten Sie ihn, seine Gedanken mitzuteilen, damit das Treffen für alle Teilnehmer inklusiv ist. Stellen Sie sicher, dass Sie sich die Zeit nehmen, den Beitrag aller zu würdigen, damit das Meeting mit einer guten Note endet.
Eine gute Organisation ist wie eine Maschine, die gut geölte Zahnräder benötigt; Zahnräder, die aus Ihren Kollegen bestehen. Die Durchführung von Telefonkonferenzen ist eine Möglichkeit, alle zu motivieren und auf dem Laufenden zu halten.
6) Verwenden Sie FreeConference.com
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