Wskazówki dotyczące połączeń konferencyjnych w biurze na planie otwartym

Chociaż mają one na celu ułatwienie komunikacji, otwarte biura koncepcyjne mogą czasami sprawiać wrażenie, jakby robiły cokolwiek innego niż dla osób, które prowadzą w nich połączenia konferencyjne. W dzisiejszym blogu przedstawimy kilka wskazówek dotyczących efektywniejszego prowadzenia rozmów konferencyjnych oraz poprawa produktywności w biurach, które mają otwarte plany pięter.

(jeszcze…)

Poszerz swoją bazę klientów za pomocą połączeń konferencyjnych wdzwanianych

Niezależnie od tego, jaki jest Twój produkt, ważne jest, aby był dostępny dla jak największej liczby potencjalnych klientów. Dla wielu firm może to oznaczać e-mail marketingu, media społecznościowe, rozmowy sprzedażowe, a nawet linie konferencyjne. Firmy wszystkich typów i rozmiarów korzystają z telefonicznych połączeń konferencyjnych, aby zwiększyć liczbę członków — i zyski. W dzisiejszym blogu FreeConference omówimy niektóre sposoby, w jakie telefoniczne połączenia konferencyjne mogą pomóc Twojej ofercie biznesowej dotrzeć do większej liczby osób.

Dedykowany telefoniczny numer konferencyjny dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu

Połączenia konferencyjne linie pozwalają na prowadzenie telekonferencji nawet do kilkuset osób w dowolnym momencie. Oznacza to, że możesz organizować prezentacje sprzedażowe i sesje informacyjne, na które potencjalni klienci mogą dzwonić telefonicznie. Umożliwienie ludziom dołączenia do spotkania przez telefon oznacza, że ​​możesz rozszerzyć zasięg geograficzny swojego rynku sprzedaży bez konieczności pokonywania dużych odległości w celu osobistego spotkania.

Ile kosztuje posiadanie własnej dedykowanej linii konferencyjnej, do której klienci mogą dzwonić?

Bezpłatne opcje telefonicznego dołączania do konferencji

Jak oryginał bezpłatne połączenia konferencyjne FreeConference zbudowała własną bazę lojalnych klientów, oferując użytkownikom możliwość prowadzenia dużych połączeń konferencyjnych bez żadnych kosztów. Korzystając z bezpłatnych* numerów telefonicznych, a ostatnio także z sala spotkań online Dzięki tej funkcji możesz zapraszać rozmówców do bezpłatnego dołączania do połączenia konferencyjnego!

*W przypadku bezpłatnych numerów telefonicznych każdy dzwoniący jest odpowiedzialny za własne opłaty za połączenia międzymiastowe (jeśli istnieją) za połączenie z przypisanym numerem telefonicznym, ale poza tym nie ma żadnych opłat.

Bezpłatny numer 800 i międzynarodowe numery premium

Masz ważnych klientów? Zaprezentuj profesjonalny wizerunek dostarczając bezpłatny numer 800 z pozbawioną marki pozdrowieniami dla klientów VIP, z którymi mogą zadzwonić na konferencję. Wszystkie bezpłatne numery 800 i międzynarodowe numery premium są wolne od marki i dostępne z subskrypcją któregokolwiek z naszych płatne plany miesięczne.

FreeConference.com oryginalny dostawca bezpłatnych połączeń konferencyjnych, dający swobodę wyboru sposobu łączenia się ze spotkaniem w dowolnym miejscu i czasie bez zobowiązań.

Załóż darmowe konto już dziś i korzystaj z bezpłatnych telekonferencji, wideo bez pobierania, udostępnianie ekranu, konferencje internetowe i nie tylko.

My, jako populacja, podjęliśmy ostatnio wiele badań, próbując dowiedzieć się, dlaczego spotkania działają – lub nie.

Często nazywamy je nieefektywną tradycją; zwykle postrzegane jako strata czasu (chyba że ludzie rzeczywiście przybyli przygotowani) i można bezpiecznie założyć, że wszyscy przybyliśmy na co najmniej jedno spotkanie nieprzygotowani. Więc co daje? Dlaczego spotkania tak trudno się przejmować? Dlaczego tak trudno nimi zarządzać? Dlaczego ciągle je mamy?

(jeszcze…)

Jak wykorzystać międzynarodową linię telekonferencji, aby wzmocnić globalne więzi?

Dzięki nowej technologii i wzrost w zglobalizowanym handlu, świat znacznie się skurczył w ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat. Ponieważ coraz więcej organizacji rozszerza swój zasięg poza granice polityczne i geograficzne, potrzeba utrzymywania relacji z partnerami biznesowymi i współpracownikami na całym świecie nigdy nie była większa. W dzisiejszym blogu będziemy omawiać, w jaki sposób międzynarodowe platformy do połączeń konferencyjnych, takie jak FreeConference, ułatwiają komunikację na żywo między ludźmi na całym świecie.

(jeszcze…)

Jeśli kiedykolwiek musiałeś siedzieć i niekończące się spotkanie, prawdopodobnie miałeś czas, aby wymyślić, w jaki sposób zrobiłbyś to inaczej. Spotkania, jeśli są źle zaplanowane, są trudne do mediacji bez zwięzłych programów; podejmowanie decyzji staje się zagmatwane przez nieukierunkowaną dyskusję i brak świadomego uczestnictwa. Zaprojektowanie skutecznego programu jest jednym ze sposobów wykorzystania siły silnego zespołu, ponieważ zapewnia on zarówno niezbędną strukturę, jak i zawartość informacyjną, aby osiągnąć właściwe rezultaty.

Niezależnie od tego, czy spotkanie odbywa się codziennie, co tydzień, czy co kwartał, potrzeba silnego harmonogramu jest niezbędna do utrzymania wydajności, zarówno w dużych, jak i małych grupach. Poniżej wymieniono kilka ważnych czynników, o których należy pamiętać podczas projektowania programu spotkań. Rozważ następujące:

Zaangażowanie Twojego zespołu w agendę

Czy wybrałeś temat, który dotyczy zespołu, do którego się zwracasz? Większość ludzi chce rozmawiać o sprawach, które mają na nich bezpośredni wpływ. Dyskusja na tematy, które dotyczą różnych działów, to dobra rzecz do poruszania podczas spotkań, na które przeznaczono środki wyłącznie w celu dyskusje grupowe. Ponieważ większość organizacji jest zasilana przez poczucie współzależności między biurami, działy wewnętrzne często potrzebują czasu na spotkania, aby skoordynować i skonsolidować swoje wysiłki.

Uwzględnienie zaangażowania zespołu w to, co jest omawiane, pozwala również dostosować program do odbiorców i zmaksymalizować udział odbiorców.

Tworząc swój program, zadaj sobie pytanie: czy to wpływa na osoby, do których się zwracam?

Przejrzystość Twojego programu

Używanie modnych słów jako wypunktowanych zdań tematycznych może sprawić, że profesjonaliści będą się gubić: jeśli ogłosisz udane wprowadzenie nowego produktu w porządku obrad pod hasłem „Dobre rzeczy, które ostatnio zrobiliśmy”, prawdopodobnie będziesz jedynym na tej stronie. Niezwykle trudno jest pośredniczyć w dyskusji, jeśli ludzie nie mają jasności w temacie, nie mówiąc już o umiejętności skutecznego przygotowania się do niej.

Używanie zdań z pytaniami do poruszania punktów na spotkaniu to świetny sposób na upewnienie się, że dyskusja rzeczywiście rozwiązuje przedstawiany problem. Posługując się naszym hipotetycznym, udanym wprowadzeniem produktu na rynek, zastanówmy się nad tym: Co sprawdziło się podczas tej premiery? Jakie rynki otworzyliśmy z tym sukcesem? Skąd to bierzemy?

Tworząc wiersze tematyczne na spotkania, zadaj sobie pytanie: Jakich odpowiedzi szukam? Jakie pytanie najlepiej nam w tym pomoże?

Cel twojego programu

Ludzie mogą się denerwować, gdy zdają sobie sprawę, że proszenie o ich wkład nie gwarantuje, że będą mieli coś do powiedzenia w ostatecznym procesie podejmowania decyzji. Ważne jest, aby skategoryzować każdą dyskusję na podstawie tego, czego oczekujesz od swoich odbiorców. Nakreśl dla grupy, czego oczekujesz od ich odpowiedzi. Podejście oparte na pytaniach pomaga uzyskać bardziej pomocne odpowiedzi od zespołu, ale może również prowadzić do frustracji, jeśli w jakikolwiek sposób wprowadzasz w błąd, do czego te odpowiedzi są używane.

Jeśli spotkanie odbywa się, abyś mógł zebrać wkład do większej decyzji, poinformuj o tym. Jeśli potrzebujesz forum opiniowania nowego pomysłu, zaznacz to w porządku obrad. Jeśli szukasz konsensusu do końca spotkania, zapisz to i wyraźnie zaznacz, że ostatecznym celem dyskusji jest podjęcie decyzji. W ten sposób unikniesz zwrócenia uwagi na punkty sporne wśród członków twojego zespołu, którzy mogą mieć pojęcie władzy, które nie ma znaczenia na tym konkretnym spotkaniu.

Wymieniając oczekiwania dotyczące spotkań, zadaj sobie pytanie: szukam wkładu, informacji lub ostatecznej decyzji? 

Terminowość Twojego programu

Ta sprawa jest przedsięwzięciem dwubitowym, ponieważ terminowość Twojego programu może decydować o poziomie przygotowania, jaki osiągną członkowie Twojego zespołu. Im szybciej dostaniesz do nich agendę, tym szybciej możesz oczekiwać, że rozważą elementy swoich punktów dyskusyjnych i przygotują się do przekazania Ci swojego wkładu lub zebrania informacji, aby podjąć z Tobą świadomą decyzję. Ważne jest, aby dać zespołowi trochę głowy podczas podejmowania ważnych decyzji lub spotkań, które wymagają przygotowań, ponieważ chcesz zmaksymalizować czas ze wszystkimi zaangażowanymi stronami i próbować informować ludzi, podczas gdy inni, którzy się przygotowali, siedzą i czekają, to świetny sposób na opuść swój zespół sfrustrowany i niespójny. 

Udostępniając agendę spotkania zespołowi, zadaj sobie pytanie: Gdybym otrzymał teraz ten program, czy sam byłbym gotowy na to spotkanie na czas?

Zarządzanie czasem w Twojej agendzie

Utrzymanie tematu dużej grupy ludzi jest trudne. Utrzymanie ich zgodnie z harmonogramem jest prawie niemożliwe. Z tego powodu ważne jest, aby w projekcie agendy spotkania uwzględnić element czasowy. Każda sekcja/pytanie/część tematu powinna być wyraźnie określona w ramach czasowych. Te ramy czasowe powinny zapewnić odpowiednią ilość czasu na dyskusję, przegląd i zakończenie. Ważne jest, aby omówić to przed spotkaniem: często zdarza się, że w końcu usłyszysz, że pewne kwestie wymagają więcej czasu na tablicy lub można je znacznie ograniczyć.

Ustalając przedziały czasowe dla każdej sekcji planu spotkania, zadaj sobie pytanie: Jak najlepiej wykorzystać nasz czas? Czy ich opinie otworzą dialog, który zasługuje na dalszą dyskusję? Jak długo chciałbym wydać na ten przedmiot?

Przetwarzanie celów agendy

Przetwarzanie agendy ma więcej wspólnego z etapami przetwarzania wszystkich punktów spotkania. Wylicza poziomy dyskusji, podczas których próbujesz wykonać dane zadanie. Uzgodnienie sposobu rozpatrywania spraw zwiększa efektywność Twojego spotkania. Jeśli nie wymienisz sposobu, w jaki zespół ma zająć się każdym problemem, niektórzy członkowie mogą się rozproszyć podczas definiowania problemu, podczas gdy niektórzy mogą dyskutować o jego znaczeniu dla nich: nikt nie skoncentruje się na identyfikacji lub ocenie jakichkolwiek rozwiązań .

Proces zajmowania się punktem powinien pojawić się w pisemnym porządku obrad, który będziesz dostarczać. Kiedy dotrzesz do tego punktu podczas spotkania, wyjaśnij proces wymagany do osiągnięcia porozumienia i szukaj takiego porozumienia.

Kiedy po raz pierwszy określasz ten proces w swoim programie, zadaj sobie pytanie: Jak chcę poprowadzić tę dyskusję? Czy chcę otrzymywać informacje od osób indywidualnych lub zespołów? Czy chcę jednomyślnego głosowania, opcji głosowania lub burzy mózgów? Jak ustalić, kiedy problem został rozwiązany? Jak dla mnie wygląda idealne spotkanie?

Edycja swojego planu

To może być najważniejsza część tworzenia jakiegokolwiek programu – zrozumienie, że zawsze są w procesie zmian. Żaden program nie jest odporny na szaleństwo czasu, nieoczekiwane opóźnienia, zwolnienia chorobowe lub niepowodzenia. Z tego powodu ważne jest, aby być podatnym na zmiany. Priorytety agendy bez wątpienia zmienią swoje znaczenie w miarę zbliżania się daty i utrwalania się sytuacji w czasie rzeczywistym. Wraz z postępem projektów, rozwija się zespół, a co za tym idzie cele agendy. Pierwszym punktem każdego dobrego programu jest „edycja i zmiana priorytetów dzisiejszego programu”. Ten punkt harmonogramu to najlepszy sposób na upewnienie się, że Twój zespół jest zgodny z tym, co jest dyskutowane, dlaczego, w jakim zakresie i z jakimi oczekiwaniami w dniu.

Tworząc agendę na dowolne spotkanie, zadaj sobie pytanie, Czy jest tu miejsce na dyskusję? Jak najlepiej zarządzać tym, czego nie mogę zaplanować? Jak skoncentrować moją dyskusję?

Dodatkowe sugestie dotyczące agendy

Co działa dobrze?

To ważny punkt, który należy uwzględnić w swoim programie. To wiele mówi o twoim przywództwie, aby móc zawiesić pilność spotkania w celu omówienia elementów sukcesu z twoim zespołem. Ważne jest, aby każdy czuł, że jego praca jest ceniona, pomimo ograniczeń czasowych, niepowodzeń, problemów i wyzwań. Należy zająć się dobrze wykonaną pracą, a poświęcenie kilku chwil na spotkaniu, aby pogratulować zespołowi tego, co dobrze działa, to świetny sposób na utrzymanie morale i wspieranie wspierającego środowiska pracy.

Rzeczy do poprawy

To mniej ważna, ale równie ważna kategoria. To trochę przypomnienie Twojemu zespołowi, że zawsze jest miejsce na ulepszenia. Niezależnie od tego, czy masz problemy z terminowością, wewnętrzną dynamiką biura, czy po prostu miałeś trudny tydzień na rynku, upewnij się, że Twój zespół przez cały czas zdaje sobie sprawę z tego, czego się od niego oczekuje. Umieszczenie kubka do kawy w zmywarce to mały, ale ważny element dbania o środowisko biurowe i choć może się to wydawać nieistotne, wspomnienie o tym podczas spotkania podkreśla znaczenie spójności.

Pomysły na parking

Niezależnie od tego, czy słyszałeś o fenomenie parkingu, czy nie, na pewno wykorzystałeś jego podstawowe koncepcje. Zasadniczo działa jako płyta rezonansowa dla wszystkich pomysłów, których nie można natychmiast rozwiązać w obecnym środowisku spotkań. Wszystkie nowe projekty, pomysły, zapytania i pytania można „zaparkować” na parceli i odnotowywać jako punkty do dyskusji na przyszłe spotkania. Oznacza to również, że zawsze masz magazyn pełen pomysłów, do których możesz wrócić, jeśli masz dodatkowe kilka minut pod koniec spotkania. Parking to świetny sposób, aby pozostać w zadaniu, na torze i w zapisie.

Ogólnie rzecz biorąc, najważniejszą rzeczą do zapamiętania przy projektowaniu agendy jest to, że zawsze pracujecie razem nad wspólnym celem. Powinieneś dążyć do tego, aby dyskusja była spójna, inkluzywna, kreatywna i produktywna. Trudno jest trafić wszystkie punkty, ale jeśli masz na to miejsce w programie, możesz po prostu dotrzeć na czas.

FreeConference.com oryginalny dostawca bezpłatnych połączeń konferencyjnych, dający swobodę wyboru sposobu łączenia się ze spotkaniem w dowolnym miejscu i czasie bez zobowiązań.

Załóż darmowe konto już dziś i korzystaj z bezpłatnych telekonferencji, wideo bez pobierania, udostępniania ekranu, konferencji internetowych i nie tylko.

Etykieta telekonferencji: Podczas gdy niepisane zasady połączeń konferencyjnych z pewnością nie są trudne do naśladowania, istnieje kilka złych nawyków dotyczących połączeń konferencyjnych, o których należy pamiętać, które mogą doprowadzić innych rozmówców do szaleństwa (bez względu na to, czy ci powiedzą, czy nie). Chociaż niektóre z tych połączeń konferencyjnych „nie-nie” mogą wydawać się zdrowym rozsądkiem (jak dzwonienie spóźnione na konferencję), możesz być zaskoczony, jak często niektóre z tych złych nawyków mogą umniejszać ogólne wrażenia z połączenia konferencyjnego dla wszystkich zaangażowanych. Ponieważ nowy rok jest tuż za rogiem, pomyśleliśmy, że podzielimy się niektórymi z naszych najgorszych nawyków związanych z połączeniami konferencyjnymi. (jeszcze…)

Zachowaj spokój i prowadź konferencję: Jak przezwyciężyć lęk przed połączeniem konferencyjnym

Dla wszystkich profesjonalistów połączenia konferencyjne mogą być (zaskakująco) stresującą próbą. W przeciwieństwie do tradycyjnych spotkań twarzą w twarz, podczas których możesz częściowo polegać na mowie ciała i innych wizualnych wskazówkach ułatwiających komunikację, Twój sukces w rozmowach konferencyjnych zależy prawie całkowicie od tego, jak dobrze zachowujesz się przez telefon. Jeśli jesteś prowadzenie telekonferencji lub wzięcie udziału w rozmowie telefonicznej, może to zwiększyć presję, jaką odczuwasz, aby upewnić się, że każde słowo, które wychodzi z twoich ust, jest idealne. Ale nie bój się, rozmówcy konferencyjni, lęk przed telekonferencją jest bardzo powszechny i ​​można sobie z nim poradzić, wykonując następujące kroki: (jeszcze…)