My, jako populacja, podjęliśmy ostatnio wiele badań, próbując dowiedzieć się, dlaczego spotkania działają – lub nie.
Często nazywamy je nieefektywną tradycją; zwykle postrzegane jako strata czasu (chyba że ludzie rzeczywiście przybyli przygotowani) i można bezpiecznie założyć, że wszyscy przybyliśmy na co najmniej jedno spotkanie nieprzygotowani. Więc co daje? Dlaczego spotkania tak trudno się przejmować? Dlaczego tak trudno nimi zarządzać? Dlaczego ciągle je mamy?
Jaki jest problem?
W większości kwestia nieefektywnych spotkań obraca się wokół pojęć zaręczynowy, przygotowanie, komunikacja, zawarcie, konkretny rozwój.
Trudno jest zmotywować ludzi, którzy nie dbają o to, o czym się dyskutuje.
Jeszcze trudniej jest iść naprzód, gdy ludzie nie mają niezbędnych informacji.
Prowadzenie konstruktywnych dyskusji staje się wyzwaniem, gdy ludzie nie są po tej samej stronie.
Jest prawie niemożliwe, aby iść do przodu, gdy ugrzęzłeś w codziennych błahostkach, i tak jest na pewno nie jest łatwo osiągnąć cele, gdy projekty nie mogą zostać ukończone na czas.
Jak więc najlepiej iść do przodu?
Angażowanie ludzi
Większość ludzi chce rozmawiać o rzeczach, które bezpośrednio ich dotyczą. Dobrymi rzeczami, które warto poruszyć podczas spotkań, są dyskusje dotyczące spraw, które dotyczą różnych działów, ponieważ zasoby zostały przydzielone wyłącznie na potrzeby dyskusji grupowych.
Poświęć trochę czasu na rozważenie, czy ten problem dotyczy zespołu, z którym będziesz rozmawiać na spotkaniu. Będą wdzięczni za chęć ich uwzględnienia.
Przygotuj się
Ważne jest, aby dać swojemu zespołowi kilka wskazówek, gdy zbliżasz się do ważnych decyzji lub spotkań, które wymagają przygotowań, ponieważ chcesz zmaksymalizować czas spędzony ze wszystkimi zaangażowanymi stronami. Próba informowania ludzi, podczas gdy inni, którzy się przygotowali, siedzą i czekają, to świetny sposób na pozostawienie zespołu sfrustrowanego i niespójnego.
Poświęć trochę czasu na rozważenie następujących kwestii: Czy gdybyś otrzymał zaproszenie do udziału w tym spotkaniu, posiadałbyś niezbędne informacje, aby uczestniczyć w nim w sposób aktywny, świadomy i konstruktywny?
Zrozumienie punktu
Ludzie nie mogą być pomocni, jeśli nie wiedzą, czego szukasz. Nakreśl grupie, czego oczekujesz od jej odpowiedzi. Podejście oparte na pytaniach pomaga uzyskać bardziej pomocne odpowiedzi od zespołu, ale tylko wtedy, gdy wiedzą, w jakim celu ich odpowiedzi są wykorzystywane.
Poinformuj, że organizujesz spotkanie, aby zebrać informacje potrzebne do podjęcia większej decyzji. Jeśli potrzebujesz opinii na temat nowego pomysłu, zaznacz to w porządku obrad. Jeśli szukasz konsensusu do końca spotkania, zapisz to i wyraźnie zaznacz, że końcowym celem dyskusji jest podjęcie decyzji w jakiejś sprawie.
Poświęć trochę czasu na wypisanie swoich oczekiwań na początku spotkania, aby wszyscy wiedzieli, dlaczego je zebrałeś.
Zarządzanie czasem
Utrzymanie dużej grupy ludzi w temacie jest wyzwaniem, podczas gdy utrzymanie ich w harmonogramie jest prawie niemożliwe. Z tego powodu tak ważne jest efektywne zarządzanie czasem na każdym spotkaniu. Można to zrobić za pomocą a dobrze ułożony porządek obrad.
Nakreśl każdą sekcję/pytanie/część tematu w ramach czasowych. Te ramy czasowe powinny przeznaczyć adeq
wystarczająca ilość czasu na dyskusję, powtórkę i wnioski. Ważne jest, aby nakreślić to przed spotkaniem: często usłyszysz, że niektóre kwestie albo wymagają więcej czasu na forum, albo można je znacznie ograniczyć.
Poświęć trochę czasu na zastanowienie się, jak najlepiej spędzić czas na tym spotkaniu. Ile czasu chciałbyś poświęcić na każdy punkt dyskusji? Czy ta dyskusja zajmie więcej czasu niż jest warta?
Osiąganie celów
Bez zaangażowania, przygotowania, komunikacji i zarządzania czasem szanse na rozkwit Twojej firmy są niewielkie. Twoje spotkania będą wędrować; będziesz frustrować swoich pracowników; twoje projekty upadną i pozostaną na parkingu.
Ważne jest, aby wyznaczać sobie cele i konsekwentnie dążyć do ich osiągnięcia. Jedynym powodem, dla którego ludzie spotykają się na zebraniach, jest konsolidacja wysiłków na dany temat w celu osiągnięcia czegoś. Nie pozwól, aby historia słabych spotkań była powodem, dla którego nie dotrzesz tam, gdzie chcesz.
Poświęć czas na wyznaczenie celów i często do nich wracaj.
Jak naprawiamy spotkania?
Tutaj, na Freeconference, gdy ktoś nie może zorganizować spotkania, jest to sytuacja awaryjna. Jesteśmy na rynku produktywnych spotkań i chcemy, abyś zmaksymalizował czas spędzony na współpracy, czy to zdalnej wirtualna konferencjalub osobiście przy stole w sali konferencyjnej.
Niezależnie od tego, czy twoje ostatnie spotkanie było skuteczne, czy nie, to, co zrobisz po jego zakończeniu, decyduje o tym, jak skuteczne może być następne spotkanie. Nasza rada to:
Zrób solidny program spotkania.
Angażuj ludzi.
Przygotuj swój personel.
Przekaż swoje zainteresowania.
Wyznaczaj cele i spraw, by były wspólne.
Szanuj ich czas.
I nie zapominaj, że odrobina wdzięczności może wiele zdziałać. Podziękuj im za zaangażowanie; podziękuj im za poświęcony czas; podziękować im za pomysły.
Nie byłoby nas nigdzie, gdyby nie współpraca. Nie pozwól, aby minuty ze spotkania poszły na marne. Wróć do Spraw, by spotkania miały znaczenie.
FreeConference.com oryginalny dostawca bezpłatnych połączeń konferencyjnych, dający swobodę wyboru sposobu łączenia się ze spotkaniem w dowolnym miejscu i czasie bez zobowiązań.
Załóż darmowe konto już dziś i korzystaj z bezpłatnych telekonferencji, wideo bez pobierania, udostępniania ekranu, konferencji internetowych i nie tylko.
[Ninja_form id = 7]
