Konferansesamtaler er en viktig del av moderne forretningskommunikasjon, som lar team samarbeide og holde kontakten selv når de ikke er på samme sted. Men la oss være ærlige, konferansesamtaler kan også være en kilde til frustrasjon og forvirring. For å sikre at konferansesamtalene dine går jevnt og effektivt, her er de 7 beste fremgangsmåtene du bør følge:
Det er viktig å respektere alles tid, så sørg for å starte samtalen til avtalt tid. Hvis du er den som er vert for samtalen, send ut en påminnelse noen minutter i forveien slik at alle vet å logge på.
Før samtalen oppretter du en agenda og distribuerer den til alle deltakerne. Dette vil hjelpe alle med å holde seg på sporet og vite hva de kan forvente av samtalen.
I begynnelsen av samtalen, bruk noen minutter til å introdusere alle i samtalen. Dette vil hjelpe alle med å sette navn på ansikter og vil gjøre samtalen mer personlig og engasjerende.
Hvis du har noen lysbilder eller andre visuelle hjelpemidler, del dem under samtalen. Dette vil hjelpe alle til å holde fokus og engasjere seg og vil gjøre informasjonen lettere å forstå. Mange telefonkonferanseleverandører tilbyr skjermdeling, dokument sharing, og an online tavle i deres nettportaler, eller du kan sende lysbilder eller PDF-filer på e-post før samtalen.
Sørg for å snakke tydelig og i jevnt tempo under samtalen. Dette vil hjelpe alle til å forstå hva du sier og vil forhindre misforståelser.
Oppmuntre til deltakelse under samtalen ved å gi tid til spørsmål og diskusjon. Dette vil hjelpe alle til å holde seg engasjert og vil sikre at viktige poeng ikke går glipp av.
På samme måte som det er viktig å starte samtalen i tide, er det like viktig å avslutte den i tide. Hvis du har en avtalt sluttid, sørg for å avslutte samtalen på det tidspunktet. I landskapet av moderne virksomhet, ekstern hybrid møter og konferansesamtaler har blitt uunnværlige verktøy for samarbeid. Til tross for sporadiske tekniske problemer, muliggjør disse virtuelle samlingene dynamiske diskusjoner og beslutningstaking på tvers av geografiske barrierer.
Ved å følge disse 7 beste fremgangsmåtene kan du sikre at konferansesamtalene dine er produktive, effektive og hyggelige for alle involverte.
Hvis du leter etter en pålitelig og brukervennlig plattform for dine gratis konferansesamtaler, trenger du ikke lete lenger enn www.FreeConference.com. Med krystallklar lydkvalitet, et brukervennlig grensesnitt og en rekke praktiske funksjoner som skjermdeling og samtaleopptak, er www.FreeConference.com den perfekte løsningen for alle dine behov for konferansesamtaler. I tillegg er det helt gratis å bruke, så det er ingen grunn til ikke å prøve det. Registrer deg i dag og opplev bekvemmeligheten og enkelheten til www.FreeConference.com selv.
Enten du trenger å planlegge et møte på nytt, invitere flere deltakere eller avbryte en planlagt konferansesamtale, kan du gjøre alt raskt og enkelt fra FreeConference-kontoen din.
Visste du at du og dine innringere kan bruke konferanseinformasjonen til å holde en videokonferanse når som helst? Planlegger konferansesamtalen eller å sende invitasjoner gjennom systemet vårt er ikke nødvendig da konferanselinjen din er tilgjengelig når som helst. Bare gi innringere ditt konferansenummer, tilgangskode og tidspunktet du ønsker at de skal ringe! Hvis du ønsker å sende ut en formell konferanse møteinvitasjon eller redigere dine planlagte konferansedetaljer, kan du enkelt gjøre det ved å bruke instruksjonene nedenfor:
Slik gjør du noen form for endringer i et kommende planlagt møte:
Endre konferansetid (planlegg et møte på nytt)Etter å ha funnet konferansen ønsker du å planlegge på nytt i 'kommende'-delen og klikke på 'rediger':
Alle deltakere som er oppført på invitasjonslisten vil motta et e-postvarsel som informerer dem om det nye konferansetidspunktet.
Slik sender du flere automatiske invitasjoner gjennom FreeConference:
Når du har trykket "Schedule", vil de nye deltakerne motta en automatisk e-postinvitasjon til konferansen din. Eksisterende deltakere vil ikke motta en ny invitasjon med mindre andre detaljer er endret som emne, dato eller klokkeslett.
.
For mer informasjon om hvordan du gjør endringer i en planlagt konferanse, kan du også se vår støtteartikkel Hvordan redigerer jeg den planlagte samtalen min?
Det er så enkelt!
Takket være fremskritt innen kommunikasjonsteknologi (for det meste internett), er det enklere enn noen gang for mennesker i forskjellige deler av verden å koble seg til og gjøre forretninger. I dagens globale økonomi er internasjonale konferansesamtaler vanlige og veldig enkle å sette opp. Nå, før du drar for å arrangere din neste internasjonale konferansesamtale, er her 5 internasjonale forretningsetikettetips for å sikre at samtalen går jevnt og vellykket.
Det er bra å kunne planlegge en internasjonal konferansesamtale når som helst, men det betyr ikke at når som helst er bra å planlegge en internasjonal konferansesamtale. Når du planlegger en konferansesamtale mellom parter i forskjellige deler av verden, må du huske å ha tidssoneforskjeller i bakhodet, slik at ingen trenger å være oppe klokken 2 om morgenen. Hvis du setter opp et møte med betalende kunder, prøv å imøtekomme timeplanen deres – selv om det betyr at du ender opp med å ringe utenom normal arbeidstid. Heldigvis har vi vårt eget tidssoneforvaltningsverktøy her inne FreeConference.com som gjør det enkelt å finne et passende tidspunkt for å planlegge konferansesamtaler mellom mennesker i forskjellige tidssoner!
Selv om din dedikert oppringing kommer godt med for samtaler i siste liten, ville det være fint å gi deltakerne en liste over oppringingsnumre slik at de kan velge et som er et innenlandsnummer for dem, slik at de kan unngå å betale internasjonale ringeavgifter fra operatøren. Dette er et av de viktigste forretningsetikk -tipsene! Som gjest på konferansesamtalen din ringer jeg gjerne inn hvis du går det ekstra steget og hjelper meg med å spare penger.
FreeConference tilbyr gratis og premium internasjonale oppringningsnumre for over 50 land, inkludert USA, Canada, Storbritannia, Tyskland, Australia, og mer. Se vår fullstendige liste over oppringte numre og priser her..
Som du kanskje allerede er klar over, har mennesker fra forskjellige deler av verden en tendens til å uttrykke seg annerledes. Selv om det å være direkte og på forhånd er normalt i noen kulturer, er det ikke slik i andre kulturer. Å ta seg tid på forhånd til å lære om noen av de kulturelle normene til de du skal snakke med kan bidra til å unngå potensielle misforståelser og kan gi en mer vellykket internasjonal telefonkonferanse.
A universell regel av forretningsetikett tips er at du aldri bør la andre vente. Vi anbefaler å være forberedt og klar for samtalen din minst 5-10 minutter før planlagt starttidspunkt for konferansen. Mens noen kulturer verdsetter punktlighet mer enn andre, oversettes ikke "min tid er mer verdifull enn din" på noe språk.
Jeg kan fortelle deg førstehånds som en person som holder hyppige internasjonale konferansesamtaler, "Jeg er i en annen tidssone"-unnskyldningen flyr ikke.
Konferansesamtaleplattformer som FreeConference er enkle å bruke og intuitive i design, men det er alltid lurt å bruke noen minutter på å gjøre deg kjent med de ulike egenskaper og moderator kontroller tilgjengelig. Dette kan hjelpe deg med å fremstå mer forberedt under telefonkonferansen og kan redde deg fra den potensielle forlegenheten ved å se ut som om du ikke vet hva du gjør. Det kan være distraherende (og noen ganger pinlig) når du famler gjennom kontrollene under begynnelsen av telefonkonferansen.
Når du er i tvil, er FreeConference.com dedikert Kundeservice teamet er alltid klar til å hjelpe og bare en telefon eller e -post unna.
Selv om det er ment å lette kommunikasjonen, kan åpne konseptkontorer noen ganger føle at de gjør alt annet enn det for folk som holder konferansesamtaler i dem. I dagens blogg vil vi tilby noen tips for mer effektivt å holde konferansesamtaler og forbedre produktiviteten på kontorer som har åpne planløsninger.
Enten deres oppgave er å spre bevissthet om sosiale spørsmål, hjelpe vanskeligstilte medlemmer av lokalsamfunnet eller endre offentlig politikk, ideelle organisasjoner er forpliktet til sin sak. For å være effektive må ideelle organisasjoner stole på deres evne til å kommunisere med mennesker både innenfor og utenfor organisasjonen deres for en rekke formål. Disse inkluderer pengeinnsamlingsinnsats, offentlig oppsøking, frivillige arrangementer og mange andre. Takk til gratis konferansesamtale tjenester, sosiale medier og andre plattformer, har det aldri vært enklere (eller rimeligere) for ideelle ansatte å få frem budskapet sitt. Her er noen av måtene konferansesamtaleteknologi hjelper dem med å gjøre det:
Vi som befolkning har foretatt mange studier i det siste, i arbeidet med å finne ut hvorfor møter fungerer – eller ikke.
Ofte har vi kalt dem en ineffektiv tradisjon; vanligvis sett på som bortkastet tid (med mindre folk faktisk kom forberedt) og det er trygt å anta at vi alle har kommet til minst ett møte uforberedt. Så hva gir? Hvorfor er møter så vanskelig å bry seg om? Hvorfor er de så vanskelige å håndtere? Hvorfor fortsetter vi å ha dem?
Mange virksomheter har innlemmet elementer av kunstig intelligens, både for å holde seg på toppen av dagens trender og for å lette deres daglige drift. Hvis du noen gang har hatt en samtale med en automatisert svartjeneste på nettet, har du samhandlet med kunstig intelligens. Denne utviklingen har gitt en myriade av fordeler for de som bruker dem. Her er noen veier du kanskje har oversett.
Konferansesamtaleetikette: Mens den uskrevne regler for konferansesamtaler er absolutt ikke vanskelig å følge, det er noen få dårlige telefonmøtevaner å være klar over som kan gjøre andre oppringere gale (enten de forteller deg det eller ikke). Selv om noen av disse konferansesamtaler nei-nei kan virke som sunn fornuft (som å ringe inn for sent til en konferanse), kan du bli overrasket over hvor ofte noen av disse dårlige vanene kan forringe den generelle opplevelsen av en telefonkonferanse for alle involverte. Med det nye året rett rundt hjørnet, tenkte vi at vi skulle dele noen av våre beste dårlige telefonmøtevaner. (mer…)
Ingen liker å bruke tid og penger på å reise til møter lenger. Hold deg til den travle timeplanen din og spar penger ved å bruke en gratis løsning for konferansesamtaler for å kommunisere raskt og effektivt med kollegene dine.
E-poster som består av tekst, klarer ofte ikke å formidle nyansen til en situasjon og mister helt høyttalerens ønskede tonefall. Det er en risiko for at e-posten ikke når e-postmottakernes innbokser, så du må bruke SPF rekordkontroller og ta andre sikkerhetstrinn for e-post.
Gratis konferansesamtaler følger ofte utviklingen som krever et raskt svar, selv om en e-post med tittelen "HASTER" gir en viss grad av sinne på et øyeblikk. Ledere kan formidle akkurat det de krever fra hver enkelt og sette stemningen for resten av selskapet.
Dette går langt i retning av å etablere lateral kommunikasjon og samarbeid mellom separate avdelinger eller divisjoner i et selskap som ellers ville operere alene.
Alle vet hvilket ansvar som forventes av seg selv og andre. Manglende vilje til å samarbeide med andre kan bli nappet i knoppen i starten og klare handlingsplaner kan etableres. Ingen trenger å spille et spill telefon med et dusin andre mennesker for å få grunnleggende ting gjort.
Kjede-e-poster tar mer tid å finne ut av enn å delta i en gratis konferansesamtale, og de er rett og slett irriterende. Du har knapt hatt nok tid til å ta igjen før et nytt svar har endret spillet, eller folk svarer på sin egen tid uten å komme til kjernen av saken. Gratis konferansesamtaler sette alle på samme side samtidig.
Du trenger ikke vente en halvtime i et styrerom for å vente på en eller to etternølere, og du kan fortsatt gjøre annet arbeid mens du venter hvis du virkelig må vente på en konferansesamtale.
Du kan jobbe med prosjektene dine fra komforten av skrivebordet eller til og med hjemmet ditt til alle er klare til å gå. Konferansesamtaler lar også folk delta på svært kort varsel, og finne den rette balansen mellom hastighet og formalitet.
På samme måte kan folk ringe til en konferansesamtale fra hvor som helst mens de gjør omtrent hva som helst. Du kan delta hjemmefra, på jobb, på treningsstudioet, mens du er ute på tur, eller til og med mens du kjører hvis du har et headset til bilen. Konferansesamtaler krever ikke at du er på et bestemt sted til et bestemt tidspunkt. Alle har en mobiltelefon, nettbrett, datamaskin eller til og med en god gammeldags telefon i nærheten til enhver tid.
Å eliminere reiseprisen teller som en åpenbar fordel, ja, men alle deltakerne kan bli hørt i en telefonkonferanse. Ingen spesielt har blitt henvist til ytterst i møterommet, og ingen trenger å heve stemmen bare for å bli hørt. Konferansesamtaler plasserer alle i lik avstand fra lederen av bordet.
E-poster kan ignoreres, men anrop kan ikke. Konferansesamtaler krever deltakerens vokale og auditive tilstedeværelse. Ledere og ansatte på alle nivåer kan holdes ansvarlige, og alle kan bli tvunget til å erkjenne problemet. Ansvaret for å levere resultater til en bedriftsleder og kolleger legger til et nivå av gruppepress som setter sene mennesker på linje med resten av gruppen.
Der har du det; telefonkonferanseløsninger løse flere problemer i ett slag. Samtaler Ikke gå deg vill i stokkingen, de gir en stemme til alle, de er praktiske og eliminerer forvirring. Spar tid og penger med gratis konferansesamtaler til ditt neste møte og kom tilbake til den travle dagen med tid til overs.
