Vi som befolkning har foretatt mange studier i det siste, i arbeidet med å finne ut hvorfor møter fungerer – eller ikke.
Ofte har vi kalt dem en ineffektiv tradisjon; vanligvis sett på som bortkastet tid (med mindre folk faktisk kom forberedt) og det er trygt å anta at vi alle har kommet til minst ett møte uforberedt. Så hva gir? Hvorfor er møter så vanskelig å bry seg om? Hvorfor er de så vanskelige å håndtere? Hvorfor fortsetter vi å ha dem?
For det meste dreier spørsmålet om ineffektive møter seg om forestillinger om engasjement, forberedelse, kommunikasjon, concisionog konkret utvikling.
Det er vanskelig å motivere folk som ikke bryr seg om det som diskuteres.
Det er enda vanskeligere å komme videre når folk ikke har den nødvendige informasjonen.
Det blir utfordrende å være vertskap for konstruktive diskusjoner når folk ikke er på samme side.
Det er nesten umulig å komme videre når det er fastlåst av daglige trivialiteter, og det er det Gjerne ikke lett å nå mål når prosjekter ikke kan fullføres i tide.
Så hvordan går vi best videre?
De fleste ønsker å diskutere ting som berører dem direkte. Gode ting å ta opp under møtene er diskusjon rundt saker som involverer ulike avdelinger, da ressursene er tildelt kun for gruppediskusjoner.
Ta deg tid til å vurdere om dette problemet påvirker teamet du skal henvende deg til på møtet. De vil sette pris på ditt ønske om å inkludere dem.
Det er viktig å gi teamet ditt litt heads up når du skal ta viktige beslutninger eller møter som involverer forberedelser, siden du ønsker å maksimere tiden med alle involverte parter. Å prøve å informere folk mens andre, som har forberedt seg, sitter og venter, er en fin måte å forlate teamet ditt frustrert og inkongruent.
Ta deg tid til å vurdere følgende: Hvis du mottok en invitasjon til å delta i dette møtet, ville du ha den nødvendige informasjonen for å delta på en aktiv, informert og konstruktiv måte?
Folk kan ikke være til hjelp hvis de ikke vet hva du leter etter. Avgrens for gruppen hva du forventer av svarene deres. Den spørsmålsbaserte tilnærmingen hjelper deg å få flere nyttige svar fra teamet ditt, men bare hvis de vet hva svarene deres brukes til.
Gjør det kjent om du holder møtet slik at du kan samle innspill til en større beslutning. Hvis du trenger en klangbunn på en ny idé, oppgi det i agendaen. Hvis du leter etter en konsensus ved slutten av møtet, skriv det ned og gjør det veldig klart at diskusjonens endelige mål er å bestemme noe.
Ta deg tid til å liste opp forventningene dine i begynnelsen av møtet, slik at alle vet hvorfor du har samlet dem.
Å holde en stor gruppe mennesker ved emnet er en utfordring, mens det er nesten umulig å holde dem i rute. Av denne grunn er det viktig å administrere tiden din effektivt i hvert møte. Dette kan gjøres ved bruk av en godt laget agenda.
Skisser hver del/spørsmål/emnedel innenfor en tidsramme. Denne tidsrammen bør gi en tilstrekkelig
bruk tid til diskusjon, revisjon og konklusjon. Dette er viktig å skissere før møtet: Ofte vil du ende opp med å høre at enkelte saker enten trenger mer tid i styret, eller kan reduseres betydelig.
Ta deg tid til å vurdere hvordan du best kan bruke tiden din på dette møtet. Hvor lang tid vil du bruke på hvert diskusjonspunkt? Vil denne diskusjonen ta mer tid enn den er verdt?
Uten engasjement, forberedelse, kommunikasjon og tidsstyring er sjansene for at virksomheten din blomstrer liten. Møtene dine vil vandre; du vil frustrere de ansatte; prosjektene dine vil falle og bli værende på parkeringsplassen.
Det er viktig å sette seg mål, og konsekvent strebe etter å nå dem. Hele grunnen til at folk har møter er for å konsolidere innsatsen sin på et gitt emne med det formål å oppnå noe. Ikke la en historie med matte møter være grunnen til at du ikke kommer dit du ønsker å være.
Ta deg tid til å sette deg mål, og se dem ofte.
Her på Freeconference, når noen ikke kan ha et møte, er det en nødsituasjon. Vi er i markedet for produktive møter, og vi vil at du skal maksimere tiden du bruker på å samarbeide, enten det er eksternt gjennom virtuelle konferanser, eller personlig ved et styreromsbord.
Uansett om det siste møtet ditt var effektivt eller ikke, hva du skal gjøre etter at det er fullført, avgjør hvor effektivt neste møte kan være. Vårt råd er å:
Lag en solid møteagenda.
Engasjere folk.
Forbered dine ansatte.
Formidle dine interesser.
Sett deg mål, og gjør dem felles.
Respekter deres tid.
Og ikke glem, litt takknemlighet går langt. Takk for engasjementet; takke dem for deres tid; takke dem for ideene deres.
Vi ville ikke vært noe sted hvis ikke for samarbeid. Ikke la møteminuttene gå til spille. Gå tilbake til Making Meetings Matter.
FreeConference.com den opprinnelige gratis konferansesamtaler, og gir deg friheten til å velge hvordan du vil koble deg til møtet ditt hvor som helst, når som helst og uten forpliktelse.
Opprett en gratis konto i dag og opplev gratis telekonferanser, nedlastningsfri video, skjermdeling, webkonferanser og mer.
[Ninja_form id = 7]
Opprett FreeConference.com -kontoen din og få tilgang til alt du trenger for at virksomheten eller organisasjonen din skal komme i gang, for eksempel video og Skjermdeling, Ring planlegging, Automatiserte e -postinvitasjoner, påminnelser, Og mer.
