Conferentiegesprekken zijn een belangrijk onderdeel van moderne zakelijke communicatie, waardoor teams kunnen samenwerken en verbonden kunnen blijven, zelfs als ze niet op dezelfde locatie zijn. Maar laten we eerlijk zijn, conference calls kunnen ook een bron van frustratie en verwarring zijn. Om ervoor te zorgen dat uw telefonische vergaderingen soepel en efficiënt verlopen, volgen hier de 7 best practices die u moet volgen:
Het is belangrijk om ieders tijd te respecteren, dus zorg ervoor dat u het gesprek start op het afgesproken tijdstip. Als jij degene bent die het gesprek host, stuur dan een paar minuten van tevoren een herinnering zodat iedereen weet dat ze zich moeten aanmelden.
Maak vóór het gesprek een agenda en verdeel deze onder alle deelnemers. Dit helpt iedereen om op het goede spoor te blijven en te weten wat ze van het gesprek kunnen verwachten.
Neem aan het begin van het gesprek een paar minuten de tijd om iedereen aan het gesprek voor te stellen. Dit zal iedereen helpen namen bij gezichten te plaatsen en zal het gesprek persoonlijker en aantrekkelijker maken.
Als je dia's of andere visuele hulpmiddelen hebt, deel ze dan tijdens het gesprek. Dit helpt iedereen gefocust en betrokken te blijven en maakt de informatie begrijpelijker. Veel aanbieders van telefonische vergaderingen bieden dit aan scherm delen, Sharin documentereng, en een online whiteboard in hun online portals of u kunt dia's of pdf's e-mailen voordat u belt.
Zorg ervoor dat u tijdens het gesprek duidelijk en in een constant tempo spreekt. Zo begrijpt iedereen wat u zegt en voorkomt u misverstanden.
Stimuleer deelname tijdens het gesprek door tijd vrij te maken voor vragen en discussie. Dit helpt iedereen betrokken te blijven en zorgt ervoor dat belangrijke punten niet worden gemist.
Net zoals het belangrijk is om het gesprek op tijd te starten, is het net zo belangrijk om het op tijd te beëindigen. Als u een afgesproken eindtijd heeft, zorg er dan voor dat u het gesprek op dat tijdstip afrondt. In het landschap van het moderne zakendoen, op afstand hybride vergaderingen en telefonische vergaderingen zijn onmisbare hulpmiddelen voor samenwerking geworden. Ondanks incidentele technische problemen maken deze virtuele bijeenkomsten dynamische discussies en besluitvorming over geografische grenzen heen mogelijk.
Door deze 7 best practices te volgen, kunt u ervoor zorgen dat uw telefonische vergaderingen productief, efficiënt en plezierig zijn voor alle betrokkenen.
Als u op zoek bent naar een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk platform voor uw gratis telefonische vergaderingen, hoeft u niet verder te zoeken dan www.FreeConference.com. Met een kristalheldere geluidskwaliteit, een gebruiksvriendelijke interface en een verscheidenheid aan handige functies, zoals scherm delen en gespreksopname, is www.FreeConference.com de perfecte oplossing voor al uw behoeften op het gebied van conferentiegesprekken. Bovendien is het volledig gratis te gebruiken, dus er is geen reden om het niet eens te proberen. Meld je vandaag nog aan en ervaar zelf het gemak en de eenvoud van www.FreeConference.com.
Of u nu een vergadering moet verzetten, meer deelnemers moet uitnodigen of een geplande telefonische vergadering moet annuleren, u kunt het allemaal snel en gemakkelijk doen vanuit uw FreeConference-account.
Wist u dat u en uw bellers uw inbelgegevens voor de conferentie kunnen gebruiken om een videoconferentiegesprek houden altijd? Uw telefonische vergadering plannen of het verzenden van uitnodigingen via ons systeem is niet nodig omdat uw conferentielijn op elk moment beschikbaar is. Geef bellers eenvoudig uw inbelnummer voor de conferentie, toegangscode en het tijdstip waarop u wilt dat ze bellen! Als u een formele conferentie wilt sturen: uitnodiging voor een vergadering of bewerk uw geplande conferentiegegevens, u kunt dit eenvoudig doen met behulp van de onderstaande instructies:
Ga als volgt te werk om wijzigingen aan te brengen in een aanstaande geplande vergadering:
Conferentietijd wijzigen (een vergadering opnieuw plannen)Nadat u de conferentie heeft gevonden die u wilt verzetten in het gedeelte 'aanstaande' en op 'bewerken' klikt:
Alle deelnemers die op de uitnodigingslijst staan, ontvangen een e-mailmelding met de nieuwe vergadertijd.
Om aanvullende geautomatiseerde uitnodigingen te verzenden via FreeConference:
Zodra u op 'Plannen' heeft geklikt, ontvangen de nieuwe deelnemer(s) een geautomatiseerde e-mailuitnodiging voor uw conferentie. Bestaande deelnemers ontvangen geen tweede uitnodiging tenzij andere gegevens zijn gewijzigd, zoals onderwerp, datum of tijd.
.
Voor meer informatie over het aanbrengen van wijzigingen in een geplande conferentie, kunt u ook ons ondersteuningsartikel raadplegen Hoe bewerk ik mijn geplande oproep?
Het is zo makkelijk!
Dankzij de vooruitgang in de communicatietechnologie (voornamelijk het internet), is het voor mensen in verschillende delen van de wereld gemakkelijker dan ooit om verbinding te maken en zaken te doen. In de huidige wereldeconomie zijn internationale telefonische vergaderingen gebruikelijk en zeer eenvoudig op te zetten. Voordat u uw volgende internationale telefonische vergadering gaat regelen, volgen hier 5 tips voor internationale zakelijke etiquette om ervoor te zorgen dat uw telefoongesprek soepel en succesvol verloopt.
Het is goed om op elk moment een internationale telefonische vergadering te kunnen plannen, maar dat betekent niet dat het altijd goed is om een internationale telefonische vergadering te plannen. Houd bij het plannen van een telefonische vergadering tussen partijen in verschillende delen van de wereld rekening met tijdzoneverschillen, zodat niemand 's nachts om 2 uur 's nachts hoeft op te staan. Als u een afspraak maakt met betalende klanten, probeer dan rekening te houden met hun schema, zelfs als dit betekent dat u buiten uw normale werkuren belt. Gelukkig hebben we hier onze eigen tool voor tijdzonebeheer FreeConference.com dat maakt het gemakkelijk om een geschikt moment te vinden om telefonische vergaderingen te plannen tussen mensen in verschillende tijdzones!
Hoewel jouw speciale inbel is handig voor last-minute-oproepen. Het zou leuk zijn om uw deelnemers een lijst met inbelnummers te geven, zodat ze er een kunnen kiezen dat voor hen een binnenlands nummer is, zodat ze geen internationale belkosten van hun provider hoeven te betalen. Dit is een van de belangrijkste tips voor zakelijke etiquette! Als gast van uw conference call bel ik graag als u net dat stapje extra zet en mij helpt besparen.
FreeConference biedt gratis en premium internationale inbelnummers voor meer dan 50 landen, waaronder de Verenigde Staten, Canada, de United Kingdom, Duitsland, Australië, en meer. Bekijk onze volledige lijst met inbelnummers en tarieven hier.
Zoals je misschien al weet, hebben mensen uit verschillende delen van de wereld de neiging om zich anders uit te drukken. Hoewel direct en openhartig zijn in sommige culturen normaal is, is dat in andere niet zo. Als u van tevoren de tijd neemt om enkele van de culturele normen te leren kennen van degenen met wie u gaat spreken, kan dit eventuele misverstanden helpen voorkomen en een succesvollere internationale telefonische vergadering opleveren.
A universele regel van tips voor zakelijke etiquette is dat u anderen nooit moet laten wachten. We raden aan om ten minste 5-10 minuten voor de geplande starttijd van uw conferentie voorbereid en gereed te zijn voor uw gesprek. Hoewel sommige culturen stiptheid meer waarderen dan andere, is "mijn tijd is waardevoller dan de jouwe" in geen enkele taal goed te vertalen.
Ik kan je uit eerste hand vertellen als iemand die regelmatig internationale telefonische vergaderingen houdt, het excuus "ik ben in een andere tijdzone" werkt niet.
Platformen voor conferentiegesprekken zoals FreeConference zijn gebruiksvriendelijk en intuïtief van opzet, maar het is altijd een goed idee om een paar minuten de tijd te nemen om vertrouwd te raken met de verschillende functionaliteiten en moderator controles beschikbaar. Dit kan u helpen om tijdens uw telefonische vergadering beter voorbereid over te komen en kan u misschien behoeden voor schaamte door eruit te zien alsof u niet weet wat u doet. Het kan afleidend (en soms beschamend) zijn wanneer u aan het begin van de telefonische vergadering door de bedieningselementen rommelt.
Bij twijfel is FreeConference.com toegewijd Klantenservice team staat altijd klaar om te helpen en slechts een telefoontje of e-mail verwijderd.
Hoewel bedoeld om de communicatie te vergemakkelijken, kunnen open conceptbureaus soms het gevoel hebben dat ze alles doen behalve dat voor mensen die er telefonische vergaderingen houden. In de blog van vandaag geven we enkele tips voor het effectiever voeren van telefonische vergaderingen en: productiviteit verbeteren in kantoren met open plattegronden.
Of het nu hun missie is om het bewustzijn van sociale kwesties te verspreiden, achtergestelde leden van hun gemeenschap te helpen of het openbare beleid te veranderen, non-profitorganisaties zijn toegewijd aan hun zaak. Om effectief te zijn, moeten non-profitorganisaties voor verschillende doeleinden vertrouwen op hun vermogen om met mensen binnen en buiten hun organisatie te communiceren. Deze omvatten fondsenwervende inspanningen, publieksbereik, vrijwilligersevenementen en vele anderen. Dankzij gratis telefonische vergadering diensten, sociale media en andere platforms, is het voor non-profitmedewerkers nog nooit zo eenvoudig (of goedkoper) geweest om hun boodschap over te brengen. Hier zijn enkele manieren waarop technologie voor telefonische vergaderingen hen daarbij helpt:
Wij als bevolking hebben de laatste tijd veel onderzoeken gedaan om erachter te komen waarom vergaderingen wel of niet werken.
Vaak bestempelden we ze als een inefficiënte traditie; meestal gezien als tijdverspilling (tenzij mensen daadwerkelijk voorbereid zijn) en het is veilig om aan te nemen dat we allemaal onvoorbereid naar minstens één vergadering zijn gekomen. Dus wat geeft? Waarom zijn vergaderingen zo moeilijk om te geven? Waarom zijn ze zo moeilijk te beheren? Waarom blijven we ze hebben??
Veel bedrijven hebben elementen van kunstmatige intelligentie ingebouwd, zowel om op de hoogte te blijven van de huidige trends als om hun dagelijkse activiteiten te vergemakkelijken. Als je ooit online een gesprek hebt gehad met een geautomatiseerde antwoordservice, heb je te maken gehad met kunstmatige intelligentie. Deze ontwikkelingen hebben talloze voordelen opgeleverd voor degenen die ze gebruiken. Hier zijn een paar wegen die je misschien over het hoofd hebt gezien.
Conferentiegesprek-etiquette: Terwijl de ongeschreven regels voor telefonisch vergaderen zijn zeker niet moeilijk te volgen, er zijn een paar slechte gewoonten voor telefonische vergaderingen waarvan u op de hoogte moet zijn en die uw medebellers gek kunnen maken (of ze het u nu vertellen of niet). Hoewel sommige van deze no-no's voor telefonische vergaderingen misschien als gezond verstand lijken (zoals te laat komen voor een conferentie), zal het je misschien verbazen hoe vaak sommige van deze slechte gewoonten afbreuk kunnen doen aan de algehele ervaring van een telefonische vergadering voor alle betrokkenen. Met het nieuwe jaar voor de deur, dachten we dat we enkele van onze meest slechte gewoonten voor telefonische vergaderingen zouden delen. (meer…)
Niemand besteedt meer graag tijd en geld aan reizen voor vergaderingen. Houd je aan je drukke schema en bespaar geld door gratis vergaderoplossingen te gebruiken om snel en effectief met je collega's te communiceren.
E-mails die uit tekst bestaan, brengen vaak de nuance van een situatie niet over en verliezen de gewenste toon van de stem van de spreker volledig. Het risico bestaat dat de e-mail de inbox van de e-mailontvangers niet bereikt, dus u moet de SPF-recordcontrole en neem andere e-mailbeveiligingsmaatregelen.
Gratis telefonische vergaderingen volgen vaak ontwikkelingen die een snelle reactie vereisen, hoewel een burst-e-mail met de titel "URGENT" in één oogopslag een zekere mate van woede oproept. Leiders kunnen precies overbrengen wat ze van elk individu nodig hebben en de sfeer bepalen voor de rest van het bedrijf.
Dit gaat een heel eind in de richting van het tot stand brengen van laterale communicatie en samenwerkingsinspanningen tussen afzonderlijke afdelingen of divisies in een bedrijf dat anders alleen zou werken.
Iedereen kent de verantwoordelijkheden die van zichzelf en anderen worden verwacht. Onwil om met anderen samen te werken kan in het begin in de kiem worden gesmoord en er kunnen duidelijke actieplannen worden opgesteld. Niemand hoeft een spelletje telefoon te spelen met een dozijn andere mensen om basisdingen voor elkaar te krijgen.
Chain-e-mails hebben meer tijd nodig om erachter te komen dan deelnemen aan een gratis telefonische vergadering, en ze zijn gewoon vervelend. Je hebt amper tijd gehad om bij te praten voordat een nieuw antwoord het spel heeft veranderd, of mensen reageren in hun eigen tijd zonder tot de kern van de zaak te komen. Gratis conferentiegesprekken zet iedereen tegelijkertijd op dezelfde pagina.
Je hoeft geen half uur in een directiekamer te wachten op een of twee laatkomers, en je kunt tijdens het wachten toch ander werk doen als je werkelijk moet wachten op een telefonische vergadering.
U kunt aan uw projecten werken vanuit het comfort van uw bureau of zelfs thuis totdat iedereen klaar is om te gaan. Met conference calls kunnen mensen ook op zeer korte termijn deelnemen, waarbij de juiste balans wordt gevonden tussen snelheid en formaliteit.
Evenzo kunnen mensen vanaf elke locatie inbellen in een telefonische vergadering terwijl ze zo ongeveer alles doen. U kunt deelnemen vanuit huis, op het werk, in de sportschool, tijdens een wandeling, of zelfs tijdens het rijden als u een headset voor uw auto heeft. Voor conferentiegesprekken hoeft u niet op een bepaalde tijd op een specifieke plaats te zijn. Iedereen heeft altijd een mobiele telefoon, tablet, computer of zelfs een goede ouderwetse telefoon in de buurt.
Het elimineren van reiskosten is een duidelijk voordeel, ja, maar alle deelnemers kunnen worden gehoord in een telefonische vergadering. Niemand in het bijzonder is naar het einde van de vergaderruimte gedegradeerd en niemand hoeft zijn stem te verheffen om gehoord te worden. Conference calls plaatsen iedereen op gelijke afstand van het hoofd van de tafel.
E-mails kunnen worden genegeerd, maar oproepen niet. Voor conferentiegesprekken is de vocale en auditieve aanwezigheid van de deelnemer vereist. Leiders en medewerkers op elk niveau kunnen verantwoordelijk worden gehouden en iedereen kan worden gedwongen om het probleem te erkennen. De verantwoordelijkheid om resultaten te leveren aan een bedrijfsleider en collega's voegt een niveau van groepsdruk toe die laatkomers in lijn brengt met de rest van de groep.
Daar heb je het; oplossingen voor telefonische vergaderingen meerdere problemen in één klap oplossen. Oproepen Verdwaal niet in de shuffle, ze geven een stem aan iedereen, ze zijn handig en ze elimineren verwarring. Bespaar tijd en geld met gratis telefonische vergaderingen voor uw volgende vergadering en ga terug naar uw drukke dag met tijd over.
