Waarom vergaderingen niet effectief kunnen zijn - en hoe u ze kunt oplossen

Wij als bevolking hebben de laatste tijd veel onderzoeken gedaan om erachter te komen waarom vergaderingen wel of niet werken.

Vaak bestempelden we ze als een inefficiënte traditie; meestal gezien als tijdverspilling (tenzij mensen daadwerkelijk voorbereid zijn) en het is veilig om aan te nemen dat we allemaal onvoorbereid naar minstens één vergadering zijn gekomen. Dus wat geeft? Waarom zijn vergaderingen zo moeilijk om te geven? Waarom zijn ze zo moeilijk te beheren? Waarom blijven we ze hebben??

Wat is het probleem?

Voor het grootste deel draait het probleem van ineffectieve vergaderingen om noties van: engagement, voorbereiding, communicatie, kortheid en concrete ontwikkeling.

Het is moeilijk om mensen te motiveren die niet geven om wat er wordt besproken.

Het is nog moeilijker om vooruit te komen als mensen niet over de benodigde informatie beschikken.

Het wordt een uitdaging om constructieve discussies te organiseren als mensen niet op dezelfde lijn zitten.

Het is bijna onmogelijk om vooruit te komen als je verzandt in dagelijkse trivialiteiten, en het is zeker niet gemakkelijk om doelen te bereiken wanneer projecten niet op tijd kunnen worden afgerond.

Dus hoe gaan we het beste vooruit?

Mensen betrokken krijgen

De meeste mensen willen dingen bespreken die hen direct aangaan. Goede dingen om tijdens vergaderingen aan de orde te stellen, zijn discussies over kwesties waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn, aangezien de middelen uitsluitend zijn bedoeld voor groepsdiscussies.

Neem de tijd om te overwegen of dit probleem van invloed is op het team dat u tijdens de vergadering zult aanspreken. Ze zullen het op prijs stellen dat je ze wilt opnemen.

Voorbereid komen

Het is belangrijk om uw team op de hoogte te houden bij het nemen van belangrijke beslissingen of vergaderingen die voorbereiding vereisen, omdat u de tijd met alle betrokken partijen wilt maximaliseren. Proberen om mensen te informeren terwijl anderen, die zich hebben voorbereid, zitten en wachten, is een geweldige manier om je team gefrustreerd en incongruent te laten.

Neem de tijd om het volgende te overwegen: Als u een uitnodiging zou ontvangen om deel te nemen aan deze bijeenkomst, zou u dan over de nodige informatie beschikken om op een actieve, geïnformeerde en constructieve manier deel te nemen?

Het punt begrijpen

Mensen kunnen niet behulpzaam zijn als ze niet weten wat je zoekt. Geef voor de groep aan wat u van hun antwoorden verwacht. De op vragen gebaseerde aanpak helpt je om meer nuttige reacties van je team te krijgen, maar alleen als ze weten waarvoor hun antwoorden worden gebruikt.

Maak het bekend als u de vergadering houdt, zodat u input kunt verzamelen voor een grotere beslissing. Heb je behoefte aan een klankbord voor een nieuw idee, vermeld dat dan in de agenda. Als je aan het einde van de vergadering consensus wilt bereiken, schrijf dat dan op en maak heel duidelijk dat het einddoel van de discussie is om ergens over te beslissen.

Neem de tijd om uw verwachtingen aan het begin van de vergadering op te sommen, zodat iedereen weet waarom u ze hebt verzameld.

Time management

Een grote groep mensen bij het onderwerp houden is een uitdaging, terwijl het bijna onmogelijk is om ze op schema te houden. Om deze reden is het essentieel om uw tijd effectief te beheren in elke vergadering. Dit kan worden gedaan door het gebruik van een goed gemaakte agenda.

Maak een overzicht van elke sectie/vraag/onderwerpgedeelte binnen een tijdsbestek. Dit tijdsbestek moet een adeq . toewijzentijd te besteden aan discussie, herziening en conclusie. Dit is belangrijk om voor de vergadering te schetsen: vaak krijgt u uiteindelijk te horen dat bepaalde kwesties ofwel meer tijd in het bestuur vergen, of aanzienlijk kunnen worden verminderd.

Neem de tijd om na te denken over hoe u uw tijd in deze vergadering het beste kunt besteden. Hoeveel tijd wil je besteden aan elk gespreksonderwerp? Zal deze discussie meer tijd kosten dan hij waard is?

Doelen halen

Zonder betrokkenheid, voorbereiding, communicatie en timemanagement is de kans dat uw bedrijf floreert klein. Uw vergaderingen zullen dwalen; u frustreert uw medewerkers; je projecten vallen en blijven op de parkeerplaats.

Het is belangrijk om doelen te stellen en er consequent naar te streven deze te bereiken. De hele reden waarom mensen vergaderingen hebben, is om hun inspanningen op een bepaald onderwerp te consolideren met als doel iets te bereiken. Laat een geschiedenis van matte vergaderingen niet de reden zijn dat je niet komt waar je zou willen zijn.

Neem de tijd om doelen te stellen en herhaal deze regelmatig.

Hoe lossen we vergaderingen op?

Hier bij Freeconference is het een noodgeval als iemand niet kan vergaderen. We zijn op de markt van productieve vergaderingen en we willen dat u uw tijd besteedt aan samenwerking, of dit nu op afstand is, maximaliseert virtueel vergaderen, of persoonlijk aan een boardroomtafel.

Of uw laatste vergadering al dan niet effectief was, wat u moet doen nadat de vergadering is voltooid, bepaalt hoe effectief de volgende vergadering kan zijn. Ons advies is om:

Maak een solide vergaderagenda.

Betrek mensen.

Bereid uw personeel voor.

Breng uw interesses over.

Stel doelen en maak ze gemeenschappelijk.

Respecteer hun tijd.

En vergeet niet, een beetje dankbaarheid gaat een lange weg. Bedank hen voor hun inzet; hen bedanken voor hun tijd; bedankt voor hun ideeën.

Zonder samenwerking zouden we nergens zijn. Laat uw vergaderminuten niet verloren gaan. Ga terug naar Meetings matter maken.

FreeConference.com de originele gratis aanbieder van conferentiegesprekken, die u de vrijheid geeft om te kiezen hoe u overal en altijd vrijblijvend verbinding kunt maken met uw vergadering.

Maak vandaag nog een gratis account aan en ervaar gratis teleconferenties, video zonder downloads, schermdeling, webconferenties en meer.

[Ninja_form id = 7]