Hoe werkt een virtueel evenement?

Voor een succesvolle, virtueel evenement met grote impact, je zult wat tijd moeten steken in het plannen en organiseren. In feite wilt u het op dezelfde manier behandelen als elk ander persoonlijk evenement. Maar laat je daar niet door belasten. Met oplossingen voor videoconferenties binnen handbereik, plus alle functies die u nodig hebt om dynamische vergaderingen aan te gaan, te presenteren en te creëren, kunt u moeiteloos een succesvol virtueel evenement organiseren.

Een virtueel evenement is een bijeenkomst die online plaatsvindt. Het is waar een groep, gemeenschap of publiek samenkomt om te communiceren en een ervaring te delen. Het kan sociaal of zakelijk zijn. Misschien is het een conferentie, of misschien is het een combinatie van virtueel nu en persoonlijk op een later tijdstip. Hoe dan ook, een evenement moet een gevoel van netwerken en gemeenschap oproepen. Het trekt tenslotte gelijkgestemde mensen aan om te binden en te chatten over vergelijkbare onderwerpen.

Met een virtueel evenement kunt u doelgroepen samenbrengen terwijl u het product of de dienst van uw bedrijf op de markt brengt. Het is een win-win-oplossing!

Dus hoe werkt een virtueel evenement? Een product lanceren dat uw product of dienst met succes in een goed daglicht plaatst, uw publiek welkom laat voelen en de mogelijkheid biedt om te netwerken of verbinding te maken, begint allemaal met betrouwbare digitale tools.

Hardwarevereisten: Het is het beste om een ​​apparaat te gebruiken met een scherm dat groot genoeg is om tabbladen open te houden. Een smartphone is geschikt als je een deelnemer bent, maar als host is het raadzaam om een ​​laptop of desktop te gebruiken. Zorg ervoor dat je een microfoon, camera en luidsprekers intern op je apparaat hebt of dat je extern kunt upgraden.

Softwarevereisten: U moet een videoconferentie tool die gebruiksvriendelijk en intuïtief is en geen apparatuur of ingewikkelde instellingen vereist.

Nadat je je tools gereed hebt, moet je, afhankelijk van het type virtueel evenement dat je organiseert, marketing en reclame maken om bezoekers te krijgen. Je kan het proberen:

• Bereiken via sociale media
• Een e-mailexplosie verzenden naar uw contacten
• Facebook Live-evenementen hosten om bekendheid te genereren
• Betaalde inhoud maken

Verwacht je een goede opkomst? Vergeet dan de kracht van goede marketing niet. Als uw bericht niet gericht en gepromoot is, loopt u het risico op een slechte opkomst. Zodra u uw beoogde publiek kunt bereiken, moet u spannende en boeiende inhoud bieden. Inhoud is tenslotte koning!

Wat heb je gepland? Denk na over enkele activiteiten die u in de lay-out van uw evenement wilt opnemen, zoals speciale gasten, presentatoren, motiverende toespraken, meditatie, gamification, wedstrijden, video's, enz.

Aangezien deelnemers geen fysieke ruimte innemen, is het aan jou om te formuleren hoe je je virtuele ruimte wilt inrichten. Bepaal hoeveel interactie mogelijk is of hoe vooruitstrevend je bent. Komt er een Q&A-sessie of peilingen? Wat dacht je van presentaties, keynote speakers, chatrooms en breakout rooms of andere manieren van interactie? Afhankelijk van het type virtueel evenement dat u in gedachten heeft, krijgt uw structuur vorm om te ondersteunen wat u wilt zeggen en hoe u het wilt zeggen.

Er zijn 4 hoofdtypen virtuele evenementen, waaronder:

1. Webinars
   Een webinar wordt gebruikt om de aandacht ongeveer een uur tot twee uur vast te houden en biedt deelnemers van over de hele wereld de mogelijkheid om mee te doen en de inhoud van de presentatoren in zich op te nemen. Webinar-gerichte virtuele evenementen zijn educatief, zijn meestal eenmalig en worden meestal goed bezocht omdat ze niche en informatief zijn. Ze kunnen vooraf worden opgenomen of live worden opgenomen en zijn perfect voor interne en externe training.
2. Virtuele conferenties
   Met een focus op live evenementen is een virtuele conferentie dynamischer. Het is wat een normale conferentie zou zijn, behalve online gehost. Ze bevatten inhoud voor meerdere sessies (break-out rooms, sessies, presentaties en sprekers die allemaal tegelijkertijd plaatsvinden) waar de deelnemer zijn eigen reisschema kan samenstellen en nu live kan kijken of later opgenomen inhoud kan bekijken.
3. Interne hybride evenementen
   Deze evenementen zijn deels persoonlijk en deels virtueel. Het is bijvoorbeeld niet raadzaam om het hele team naar het hoofdkantoor te sturen, maar een paar kunnen worden geselecteerd om te gaan, terwijl de anderen virtueel afstemmen. Dit type virtueel evenement werkt voor bedrijven die werknemers uit verschillende landen, continenten en kantoren willen verzamelen. Perfect voor productlanceringen, bedrijfsbijeenkomsten, bedrijfsontwikkeling, bijscholing, oriëntatie op nieuwe rekruten, enz.
4. Externe hybride evenementen
   Voor degenen buiten de organisatie kan een extern hybride evenement degenen die niet in staat zijn om naar het evenement te reizen, toch virtueel bijwonen. Deze evenementen kunnen bijvoorbeeld gebruikers- of brancheconferenties zijn of 'ontdekkingsdagen' voor franchises. Ze vereisen ook veel meer planning, productie en finessing.

Als je wilt dat je virtuele evenement succesvol wordt, voeg dan het volgende toe: onmisbare onderdelen:

• Evenementenwebsite met duidelijke en gedetailleerde info
• Evenementregistratie en bevestigingsmails
• Live presentatie inhoud (sprekers, speciale gasten, presentatie, etc.)
• Live, eenrichtingsaudiovideo
• Vraag en antwoord tijd
• Chatbox interactie
• Opgenomen inhoud
• Feedback-enquêtes

Hier zijn een paar do's en don'ts voor het hosten van een virtueel evenement dat je een hoge opkomst oplevert en bezoekers het gevoel geeft dat hun tijd goed besteed is:

Verlies je publiek niet
Zorg voor een dynamische stroom door uw publiek betrokken te houden. Stel vragen en krijg antwoorden in de chatbox. Trek mensen naar binnen door korte opsommingstekens op dia's te gebruiken terwijl u door uw presentatie spreekt. Voeg boeiende beelden toe en gebruik virtuele lounges om netwerken aan te moedigen en samenwerking.

Beperk je impact niet
Openbaar of privé, zorg ervoor dat u de nodige stappen onderneemt om aanvullende inhoud van het evenement zelf te maken. Dit kunnen beelden van achter de schermen zijn, clips van presentatoren of een hoogtepunt dat op sociale media leeft.

Kies ervoor om samen te werken met het juiste platform
Weet welke soorten videoconferentiefuncties u wilt gebruiken en welke de meest gebruiksvriendelijke, intuïtieve en pijnloze technologie is om te gebruiken, zodat u duidelijk en effectief kunt communiceren. Zoeken scherm delen en live streaming naar YouTube-mogelijkhedenBijvoorbeeld.

Laat FreeConference.com u helpen bij het ontwerpen van een virtueel evenement waarmee u opvalt. Breng uw merk naar buiten met een gratis oplossing voor videoconferenties om uw product de bekendheid te geven waarnaar u op zoek bent. Gebruik het brede scala aan tools en functies om uw aanbod te verbeteren en tegelijkertijd een dynamische boodschap te presenteren.