Het nieuwe jaar is een tijd waarin we onszelf doelen stellen om ons te helpen er beter uit te zien, ons beter te voelen en succesvoller te zijn. Als u betrokken bent bij een bedrijf of non-profitorganisatie, is het begin van 2018 het perfecte moment om de manier waarop uw organisatie vergadert te heroverwegen. In de blogpost voor het nieuwe jaar van vandaag willen we enkele ideeën met u delen die uw groeps- of bedrijfsvergaderingen in 2018 beter en productiever kunnen maken.
Als je dat nog niet doet, is het handig om voorafgaand aan je vergadering een agenda te verspreiden. Zo maak je optimaal gebruik van ieders tijd en voorkom je dat de vergadering afdwaalt van het onderwerp. Verstuur bij het versturen van e-mail- of agenda-uitnodigingen naar de deelnemers een agenda met 5-10 gesprekspunten. Zo kan iedereen zich voorbereiden en eventuele aantekeningen, voorbereidingen of ideeën over de onderwerpen verzamelen.
Hoewel bestuursvergaderingen traditioneel zittend rond een vergadertafel plaatsvinden, zijn staande vergaderingen tussen bestuursleden en personeel de laatste jaren steeds gebruikelijker geworden – en met goede reden. Volgens de bevindingen van een onderzoek uit 1999 van Allen Bluedorn en zijn collega's duren zittende vergaderingen niet alleen tot 34% langer dan vergaderingen waarbij deelnemers staan, maar blijken de resultaten ervan ook niet productiever te zijn.
Videoconferenties zijn een handige manier voor mensen overal ter wereld om verbinding te maken. Organiseer een keer per maand een snelle videoconferentie met uw team om iedereen op de hoogte te houden van nieuwe, relevante ontwikkelingen, in plaats van medewerkers van hun werkplek te slepen om fysiek bijeen te komen. Dit is een geweldige kans voor iedereen om in te checken, te delen waar ze aan werken en om hun ideeën, zorgen of vragen met de groep te uiten.
Regelmatige fysieke vergaderingen kunnen de communicatie, samenwerking en productiviteit binnen uw organisatie verbeteren. Het is echter niet altijd mogelijk om iedereen bij elke vergadering aanwezig te laten zijn. In dergelijke gevallen biedt videoconferencing deelnemers die niet fysiek aanwezig kunnen zijn de mogelijkheid om op afstand via internet deel te nemen aan de discussies. Zo hoeft u een vergadering niet te annuleren of uit te stellen omdat een van de genodigden niet op kantoor is!
Of u nu jaarlijkse bestuursvergaderingen of wekelijkse personeelsbijeenkomsten houdt, de mogelijkheid om meerdere deelnemers eenvoudig en gratis via de telefoon of het internet aan uw vergadering te laten deelnemen, is altijd een pluspunt. FreeConference.com helpt particulieren, ondernemers en medewerkers van non-profitorganisaties al sinds 2000 met het organiseren van virtuele vergaderingen tegen minimale of geen kosten. Als u dat nog niet gedaan heeft, waarom zou u dan in 2018 geen gebruik maken van gratis telefonische en webconferenties ? Begin vandaag nog met alleen uw naam, e-mailadres en wachtwoord!
Maak een account aan op FreeConference.com en krijg toegang tot alles wat uw bedrijf of organisatie nodig heeft om direct van start te gaan, zoals video- en schermdeling , het inplannen van vergaderingen , geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringen en meer.
