Een virtuele vergadering zal fysieke bijeenkomsten waarschijnlijk niet volledig vervangen, maar door de snelle groei en de ontwikkeling van technologieën besparen bedrijven kosten door virtuele vergaderingen te houden, zelfs wanneer teamleden zich op verschillende locaties bevinden. Hoewel effectieve vergaderingen over het algemeen een vergelijkbare aanpak volgen, kan virtueel vergaderen in een online vergaderruimte een aantal unieke uitdagingen met zich meebrengen. Hier zijn 3 tips voor het organiseren van de beste virtuele vergaderingen.
Dit kan van toepassing zijn op vergaderingen in het algemeen, maar een virtuele vergadering kan gevoeliger zijn voor verlies van focus of productiviteit als teamleden elkaar alleen maar tekst voorlezen of voor het eerst over een onderwerp horen. Wijs wat huiswerk toe en zorg ervoor dat de agenda ruim voor de start wordt verspreid, zodat teamleden hun denkwijze kunnen aanpassen en wat vaart kunnen ontwikkelen in de virtuele telefonische vergadering.
Voorbereiding omvat ook kennis van de technische aspecten van de online vergaderruimte . Zorg ervoor dat de vergadering kan starten, zelfs bij technische problemen, en wees vindingrijk genoeg om teamleden met technische vragen te helpen.
De etiquette van teamvergaderingen is belangrijker in een virtuele vergaderruimte dan een normale vergadering. Hier zijn enkele regels die moeten worden gehandhaafd: verbied multitasking, als teamleden iets anders doen of een nevengesprek voeren terwijl de vergadering begint, wordt de telefonische vergadering onbruikbaar. Er zijn twee manieren om dit probleem aan te pakken: video in- en uitschakelen en onnodige bellers dempen.
Geef elk teamlid de kans om te spreken, focussen is al moeilijk om vast te houden tijdens een reguliere vergadering, de etiquette van teamvergaderingen moet extra boeiend zijn als het virtueel werk is, anders komt de productiviteit in gevaar. Creëer een inclusieve sfeer waarin teamleden zich vrij voelen om zich uit te spreken zonder angst voor kritiek of onderbrekingen.
Normaal gesproken verzamelen de teamleden zich na afloop van een persoonlijke ontmoeting rond de waterkoeler om te bespreken wat ze wel en niet leuk vinden aan wat er is gebeurd. Dit kan onbereikbaar zijn in videogesprekken omdat deelnemers fysiek uit elkaar zijn, maar het is belangrijk voor het team om vertrouwen en chemie op te bouwen.
Er zijn 2 manieren om dit te benaderen: de ene is om het te formaliseren; laat iedereen zonder consequenties feedback geven over de bijeenkomst om de transparantie binnen het team te bevorderen. De andere is de informele benadering, zoals de meeste praatjes over waterkoelers. Meld u na de vergadering af als moderator en laat de teamleden nog 10 minuten met elkaar praten. Ongerelateerde dialoog en feedback kunnen werkrelaties ontwikkelen en de etiquette van toekomstige teamvergaderingen verbeteren.
Maak een account aan op FreeConference.com en krijg toegang tot alles wat uw bedrijf of organisatie nodig heeft om direct van start te gaan, zoals video- en schermdeling , het inplannen van vergaderingen , geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringen en meer.
