Le chiamate in conferenza sono una parte importante della moderna comunicazione aziendale, poiché consentono ai team di collaborare e rimanere in contatto anche quando non si trovano nella stessa posizione. Ma, siamo onesti, le teleconferenze possono anche essere fonte di frustrazione e confusione. Per assicurarti che le tue teleconferenze si svolgano senza intoppi ed in modo efficiente, ecco le 7 migliori pratiche da seguire:

1. Teleconferenza Inizia in orario:

È importante rispettare l'orario di tutti, quindi assicurati di iniziare la chiamata all'orario concordato. Se sei tu a ospitare la chiamata, invia un promemoria qualche minuto prima in modo che tutti sappiano che devono accedere.

2. Crea un'agenda per la tua teleconferenza:

Prima della chiamata, crea un'agenda e distribuiscila a tutti i partecipanti. Questo aiuterà tutti a rimanere in pista e sapere cosa aspettarsi dalla chiamata.

3. Presenta tutti i partecipanti alla teleconferenza:

All'inizio della chiamata, prenditi qualche minuto per presentare tutti i partecipanti alla chiamata. Questo aiuterà tutti a dare nomi ai volti e renderà la chiamata più personale e coinvolgente.

4. Usa ausili visivi nella tua teleconferenza:

Se disponi di diapositive o altri aiuti visivi, condividili durante la chiamata. Questo aiuterà tutti a rimanere concentrati e coinvolti e renderà le informazioni più facili da capire. Molti fornitori di chiamate in conferenza offrono condivisione dello schermo, documento condivisog, e un lavagna in linea nei loro portali online oppure puoi inviare tramite e-mail diapositive o PDF prima della chiamata.

5. Parla chiaramente durante le tue teleconferenze:

Assicurati di parlare chiaramente e a un ritmo costante durante la chiamata. Questo aiuterà tutti a capire cosa stai dicendo e eviterà malintesi.

6. Consenti domande e discussioni sulle chiamate in conferenza:

Incoraggiare la partecipazione durante la chiamata concedendo tempo per domande e discussioni. Ciò aiuterà tutti a rimanere coinvolti e assicurerà che i punti importanti non vengano persi.

7. Assicurati che le tue chiamate in conferenza terminino in orario:

Così come è importante iniziare la chiamata in tempo, è altrettanto importante terminarla in tempo. Se hai concordato un orario di fine, assicurati di concludere la chiamata in quell'orario. Nel panorama del business moderno, remoto riunioni ibride e le teleconferenze sono diventate strumenti indispensabili per la collaborazione. Nonostante occasionali intoppi tecnici, questi incontri virtuali consentono discussioni dinamiche e processi decisionali che superano le barriere geografiche.

Seguendo queste 7 best practice, puoi assicurarti che le tue teleconferenze siano produttive, efficienti e piacevoli per tutti i soggetti coinvolti.

Se stai cercando una piattaforma affidabile e facile da usare per le tue teleconferenze gratuite, allora non guardare oltre www.FreeConference.com. Con una qualità audio cristallina, un'interfaccia user-friendly e una varietà di funzioni utili come la condivisione dello schermo e la registrazione delle chiamate, www.FreeConference.com è la soluzione perfetta per tutte le tue esigenze di teleconferenza. Inoltre, è completamente gratuito, quindi non c'è motivo per non provarlo. Iscriviti oggi e prova tu stesso la convenienza e la semplicità di www.FreeConference.com.

Apportare modifiche dell'ultimo minuto alla tua riunione è un gioco da ragazzi con FreeConference

Sia che tu abbia bisogno di riprogrammare una riunione, invitare più partecipanti o annullare una chiamata in conferenza pianificata, puoi farlo in modo rapido e semplice dal tuo account FreeConference.

Promemoria: la tua linea di conferenza è disponibile 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX

Sapevi che tu e i tuoi chiamanti potete utilizzare le informazioni di accesso alla conferenza per tenere una videoconferenza in qualsiasi momento? Pianificazione della chiamata in conferenza o l'invio di inviti tramite il nostro sistema non è necessario poiché la tua linea di conferenza è disponibile in qualsiasi momento. Fornisci semplicemente ai chiamanti il ​​numero di accesso alla conferenza, il codice di accesso e l'ora in cui desideri che chiami! Se desideri inviare una conferenza formale invito alla riunione o modificare i dettagli della conferenza programmata, puoi farlo facilmente utilizzando le istruzioni di seguito:

Annullare/riprogrammare una riunione o invitare partecipanti

Per apportare qualsiasi tipo di modifica a una riunione pianificata imminente:

1. Accedi al tuo account FreeConference su https://hello.freeconference.com/login
2. Fare clic sulla scheda "Prossimamente" sul lato destro della pagina "Avvia una conferenza".
3. Trova la conferenza imminente che desideri modificare e fai clic su "modifica" per modificare i dettagli o fai clic su "annulla" per annullare la conferenza.
4. Segui le istruzioni di seguito per aggiungere partecipanti o ripianificare una riunione.

Modifica l'ora della conferenza (riprogramma una riunione)

Dopo aver trovato la conferenza che desideri riprogrammare nella sezione "prossimamente" e facendo clic su "modifica":

1. Trova i campi della data e dell'ora nella prima finestra pop-up che appare e seleziona la nuova ora e data per cui desideri riprogrammare la conferenza.
2. Se non si modificano altri dettagli, fare clic nei campi successivi sul pulsante "Avanti" nell'angolo in basso a destra fino a raggiungere la sezione "Riepilogo".
3. Conferma i dettagli della tua conferenza riprogrammata e fai clic su "Programma"
4. Hai riprogrammato con successo la tua riunione.

Tutti i partecipanti elencati nell'elenco degli invitati riceveranno un'e-mail di notifica che li informa del nuovo orario della conferenza.

Invia ulteriore Inviti

Per inviare inviti automatici aggiuntivi tramite FreeConference:

1. Trova la conferenza imminente e fai clic sul pulsante "modifica" come descritto sopra.
2. Se non si modifica l'ora della conferenza, fare clic sul pulsante "Avanti" nell'angolo in basso a destra del campo a comparsa iniziale che appare.
3. Nella seconda finestra sotto "Partecipanti", trova l'indirizzo email del partecipante che desideri aggiungere se è già presente nella tua rubrica o inizia a digitare l'indirizzo email nel campo "A:".
4. Fare clic sul pulsante verde "Aggiungi" per aggiungere un nuovo partecipante all'elenco degli inviti.
5. Fare clic sulle schermate successive utilizzando il pulsante "Avanti" in basso a destra.
6. Nella schermata "Riepilogo", fai clic su "Programma"

Dopo aver premuto 'Programma', i nuovi partecipanti riceveranno un invito automatico via e-mail per la tua conferenza. I partecipanti esistenti non riceveranno un secondo invito a meno che non siano cambiati altri dettagli come l'oggetto, la data o l'ora.
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Per ulteriori informazioni su come apportare modifiche a una conferenza pianificata, puoi anche fare riferimento al nostro articolo di supporto Come modifico la mia chiamata programmata? 

È così facile!

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Grazie ai progressi nella tecnologia delle comunicazioni (principalmente Internet), è più facile che mai per le persone in diverse parti del mondo connettersi e fare affari. Nell'economia globale di oggi, le chiamate in conferenza internazionali sono comuni e molto semplici da configurare. Ora, prima di andare a organizzare la tua prossima teleconferenza internazionale, ecco 5 suggerimenti per l'etichetta aziendale internazionale per aiutarti a garantire che la tua chiamata si svolga senza intoppi e con successo.

1. Le differenze di fuso orario sono fondamentali quando si pianifica una chiamata in conferenza internazionale.

È bello poter programmare una teleconferenza internazionale in qualsiasi momento, ma ciò non significa che sia utile pianificare una teleconferenza internazionale in qualsiasi momento. Quando pianifichi una chiamata in conferenza tra parti in diverse parti del mondo, assicurati di tenere a mente le differenze di fuso orario in modo che nessuno debba alzarsi alle 2 del mattino. Se stai organizzando un incontro con clienti paganti, cerca di soddisfare il loro programma, anche se ciò significa che finirai per chiamare al di fuori del normale orario di lavoro. Fortunatamente, abbiamo il nostro strumento di gestione del fuso orario qui in FreeConference.com che rende facile trovare un momento adatto per programmare chiamate in conferenza tra persone in fusi orari diversi!

2. Fornire ai chiamanti internazionali un numero di chiamata in ingresso nazionale (se possibile).

Anche se il tuo dial-in dedicato è utile per le chiamate dell'ultimo minuto sarebbe bello fornire ai partecipanti un elenco di numeri dial-in in modo che possano sceglierne uno che sia un numero nazionale per loro in modo da evitare di pagare le tariffe delle chiamate internazionali dal loro operatore telefonico. Questo è uno dei più importanti consigli di galateo aziendale! Come ospite della tua teleconferenza, ti chiamerei volentieri se fai quel passo in più e mi aiuti a risparmiare denaro.

FreeConference offre servizi gratuiti e premium numeri di accesso internazionali per oltre 50 paesi tra cui Stati Uniti, Canada, UK, Germania, Australia, e altro ancora. Consulta il nostro elenco completo di numeri di accesso e tariffe qui.

3. Impara qualcosa sulla cultura dei tuoi interlocutori internazionali.

Come forse già saprai, le persone provenienti da varie parti del mondo tendono a esprimersi in modo diverso. Mentre essere diretti e schietti è normale in alcune culture, non lo è in altre. Prendersi del tempo in anticipo per conoscere alcune delle norme culturali di coloro con cui parlerai può aiutare a evitare potenziali malintesi e potrebbe rendere una teleconferenza internazionale di maggior successo.

4. Chiama in tempo (da qualsiasi luogo tu sia).

A regola universale dei consigli di etichetta aziendale è che non dovresti mai far aspettare gli altri. Si consiglia di essere preparati e pronti per la chiamata almeno 5-10 minuti prima dell'orario di inizio programmato della conferenza. Mentre alcune culture apprezzano la puntualità più di altre, "il mio tempo è più prezioso del tuo" non si traduce bene in nessuna lingua.

Posso dirti in prima persona come persona che tiene frequenti chiamate in conferenza internazionali, la scusa "Sono in un altro fuso orario" non vola.

5. Familiarizzare in anticipo con le impostazioni e le funzioni della chiamata in conferenza.

Le piattaforme per chiamate in conferenza come FreeConference sono facili da usare e intuitive per progettazione, ma è sempre una buona idea dedicare qualche minuto per familiarizzare con le varie Caratteristiche ed controlli del moderatore a disposizione. Questo può aiutarti a sembrare più preparato durante la tua teleconferenza e potrebbe salvarti dal potenziale imbarazzo di sembrare che non sai cosa stai facendo. Potrebbe essere fonte di distrazione (e talvolta imbarazzante) quando si armeggiano i controlli durante l'inizio della chiamata in conferenza.

In caso di dubbio, FreeConference.com è dedicato Assistenza clienti il team è sempre pronto ad aiutare e basta una chiamata o un'e-mail.

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Suggerimenti per le chiamate in conferenza in un ufficio open space

Sebbene destinati a facilitare la comunicazione, gli uffici open concept a volte possono sembrare di fare tutto tranne che per le persone che tengono chiamate in conferenza al loro interno. Nel blog di oggi, offriremo alcuni suggerimenti per tenere in modo più efficace le chiamate in conferenza e miglioramento della produttività negli uffici che dispongono di open space.

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Perché la tecnologia delle chiamate in conferenza è un vantaggio per la comunicazione e la divulgazione senza scopo di lucro

Che la loro missione sia quella di diffondere la consapevolezza sui problemi sociali, aiutare i membri svantaggiati delle loro comunità o cambiare le politiche pubbliche, organizzazioni non profit sono impegnati per la loro causa. Per essere efficaci, le organizzazioni non profit devono fare affidamento sulla loro capacità di comunicare con le persone sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione per una varietà di scopi. Questi includono iniziative di raccolta fondi, sensibilizzazione pubblica, eventi di volontariato e molti altri. Grazie a chiamata in conferenza gratuita servizi, social media e altre piattaforme, non è mai stato così facile (o meno costoso) per il personale senza scopo di lucro trasmettere il proprio messaggio. Ecco alcuni dei modi in cui la tecnologia delle chiamate in conferenza li sta aiutando a farlo:

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Come popolazione abbiamo intrapreso molti studi ultimamente, nello sforzo di scoprire perché le riunioni funzionano o no.

Spesso li abbiamo etichettati come una tradizione inefficiente; di solito viene vista come una perdita di tempo (a meno che le persone non siano effettivamente arrivate preparate) ed è lecito ritenere che siamo tutti arrivati ​​impreparati ad almeno un incontro. Quindi cosa dà? Perché è così difficile preoccuparsi delle riunioni? Perché sono così difficili da gestire? Perché continuiamo ad averli??

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Un mercato in crescita

Molte aziende hanno incorporato elementi di intelligenza artificiale, sia per rimanere al passo con le tendenze attuali sia per facilitare le loro operazioni quotidiane. Se hai mai avuto una conversazione con un servizio di risposta automatico online, hai interagito con l'intelligenza artificiale. Questi sviluppi hanno fornito una miriade di vantaggi a coloro che li utilizzano. Ecco alcune strade che potresti aver trascurato. 

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Etichetta della teleconferenza: mentre il regole non scritte della teleconferenza non sono certamente difficili da seguire, ci sono alcune cattive abitudini di teleconferenza di cui essere consapevoli che possono far impazzire i tuoi colleghi chiamanti (che te lo dicano o meno). Anche se alcuni di questi no-no in teleconferenza possono sembrare di buon senso (come chiamare in ritardo a una conferenza), potresti essere sorpreso di quanto spesso alcune di queste cattive abitudini possano sminuire l'esperienza complessiva di una teleconferenza per tutti i soggetti coinvolti. Con il nuovo anno alle porte, abbiamo pensato di condividere alcune delle nostre cattive abitudini di teleconferenza. (Continua...)

A nessuno piace più spendere tempo e denaro viaggiando per le riunioni. Rispetta i tuoi impegni e risparmia denaro utilizzando soluzioni di chiamata in conferenza gratuite per comunicare con i tuoi colleghi in modo rapido ed efficace.

1. Le chiamate in conferenza gratuite consentono a tutti di parlare direttamente tra loro con chiarezza.

Le e-mail composte da testo spesso non riescono a trasmettere la sfumatura di una situazione e perdono completamente il tono di voce desiderato da chi parla. C'è il rischio che l'e-mail non raggiunga la posta in arrivo dei destinatari dell'e-mail, quindi è necessario utilizzare il file Controllo record SPF e adotta altri passaggi per la sicurezza della posta elettronica.

Le chiamate in conferenza gratuite spesso seguono sviluppi che richiedono una risposta rapida, sebbene un'e-mail a raffica intitolata "URGENTE" trasmetta un certo grado di rabbia a prima vista. I leader possono trasmettere esattamente ciò di cui hanno bisogno da ogni individuo e creare l'atmosfera per il resto dell'azienda.

2. Le chiamate in conferenza gratuite presentano tutti gli attori coinvolti.

Questo fa molto per stabilire una comunicazione laterale e sforzi cooperativi tra reparti o divisioni separati in un'azienda che altrimenti opererebbe da sola.

Tutti conoscono le responsabilità che ci si aspetta da se stessi e dagli altri. La riluttanza a lavorare con gli altri può essere stroncata sul nascere e si possono stabilire piani d'azione chiari. Nessuno ha bisogno di giocare al telefono con una dozzina di altre persone per fare le cose di base.

3. Non seguire mai più le email a catena.

Le e-mail a catena richiedono più tempo per essere interpretate rispetto alla partecipazione a una teleconferenza gratuita e sono semplicemente fastidiose. Hai appena avuto abbastanza tempo per recuperare il ritardo prima che una nuova risposta abbia cambiato il gioco, o che le persone rispondano nel loro tempo senza arrivare al nocciolo della questione. Teleconferenze gratuite mettere tutti sulla stessa pagina allo stesso tempo.

4. Le chiamate in conferenza gratuite offrono velocità e convenienza.

Non hai bisogno di aspettare mezz'ora in una sala riunioni per aspettare uno o due ritardatari, e puoi ancora fare altro mentre aspetti se veramente è necessario attendere una chiamata in conferenza.

Puoi lavorare ai tuoi progetti comodamente dalla tua scrivania o persino da casa tua finché tutti non sono pronti per partire. Le chiamate in conferenza consentono inoltre di partecipare con brevissimo preavviso, trovando il giusto equilibrio tra velocità e formalità.

Allo stesso modo, le persone possono accedere a una chiamata in conferenza da qualsiasi luogo mentre fanno qualsiasi cosa. Puoi partecipare da casa, dal lavoro, dalla palestra, mentre fai una passeggiata o anche mentre guidi se hai un auricolare per la tua auto. Le chiamate in conferenza non richiedono di essere in un luogo specifico in un momento specifico. Tutti hanno un cellulare, un tablet, un computer o anche un buon telefono vecchio stile nelle vicinanze in ogni momento.

5. Le chiamate in conferenza gratuite eliminano la distanza fisica tra le voci.

L'eliminazione della tariffa di viaggio rappresenta un vantaggio ovvio, sì, ma tutti i partecipanti possono essere ascoltati in una teleconferenza. Nessuno in particolare è stato relegato in fondo alla sala riunioni e nessuno ha bisogno di alzare la voce solo per essere ascoltato. Le teleconferenze mettono tutti alla stessa distanza dal capotavola.

6. Le chiamate in conferenza gratuite non si perdono nella mischia.

Le e-mail possono essere ignorate, ma le chiamate no. Le chiamate in conferenza richiedono la presenza vocale e sonora del partecipante. Leader e dipendenti a tutti i livelli possono essere ritenuti responsabili e tutti possono essere costretti a riconoscere il problema in questione. La responsabilità di fornire risultati a un leader aziendale e ai colleghi aggiunge un livello di pressione tra pari che mette le persone in ritardo in linea con il resto del gruppo.

Ecco qua; soluzioni per chiamate in conferenza risolvere più problemi in un colpo solo. Chiamate Non perdetevi nello shuffle, danno voce a tutti, sono convenienti, ed eliminano la confusione. Risparmia tempo e denaro con le chiamate in conferenza gratuite per la tua prossima riunione e torna alla tua giornata piena di tempo libero.