Come popolazione abbiamo intrapreso molti studi ultimamente, nello sforzo di scoprire perché le riunioni funzionano o no.
Spesso li abbiamo etichettati come una tradizione inefficiente; di solito viene vista come una perdita di tempo (a meno che le persone non siano effettivamente arrivate preparate) ed è lecito ritenere che siamo tutti arrivati impreparati ad almeno un incontro. Quindi cosa dà? Perché è così difficile preoccuparsi delle riunioni? Perché sono così difficili da gestire? Perché continuiamo ad averli??
Qual è il problema?
Per la maggior parte, il problema degli incontri inefficaci ruota attorno a nozioni di Fidanzamento, preparazione, in termini di comunicazione, concisionee sviluppo concreto.
È difficile motivare le persone a cui non interessa ciò di cui si discute.
È ancora più difficile andare avanti quando le persone non hanno le informazioni necessarie.
Diventa difficile ospitare discussioni costruttive quando le persone non sono sulla stessa pagina.
È quasi impossibile andare avanti quando si è impantanati dalle banalità quotidiane, ed è certamente non è facile raggiungere gli obiettivi quando i progetti non possono essere completati in tempo.
Quindi, qual è il modo migliore per andare avanti?
Coinvolgere le persone
La maggior parte delle persone vuole discutere di cose che li riguardano direttamente. Le cose buone da sollevare durante le riunioni sono le discussioni su questioni che coinvolgono diversi dipartimenti, poiché le risorse sono state allocate al solo scopo di discussioni di gruppo.
Prenditi il tempo necessario per considerare se questo problema riguarda il team a cui ti rivolgerai durante la riunione. Apprezzeranno il tuo desiderio di includerli.
Venendo preparati
È importante avvisare il tuo team quando si tratta di prendere decisioni importanti o riunioni che richiedono preparazione, poiché si desidera massimizzare il tempo con tutte le parti coinvolte. Cercare di informare le persone mentre gli altri, che si sono preparati, si siedono e aspettano, è un ottimo modo per lasciare il tuo team frustrato e incongruente.
Prendetevi il tempo per considerare quanto segue: Se riceveste un invito a partecipare a questo incontro, avreste le informazioni necessarie per partecipare in modo attivo, informato e costruttivo?
Capire il punto
Le persone non possono essere utili se non sanno cosa stai cercando. Delinea per il gruppo cosa ti aspetti dalle loro risposte. L'approccio basato sulle domande ti aiuta a ottenere risposte più utili dal tuo team, ma solo se sanno per cosa vengono utilizzate le loro risposte.
Fai sapere se stai tenendo la riunione in modo da poter raccogliere input per una decisione più ampia. Se hai bisogno di una cassa di risonanza su una nuova idea, indicalo nell'ordine del giorno. Se stai cercando un consenso entro la fine della riunione, scrivilo e rendi molto chiaro che l'obiettivo finale della discussione è decidere qualcosa.
Prendetevi il tempo per elencare le vostre aspettative all'inizio dell'incontro, in modo che tutti sappiano perché le avete raccolte.
La gestione del tempo
Mantenere un folto gruppo di persone sull'argomento è una sfida mentre mantenerli nei tempi previsti è quasi impossibile. Per questo motivo è fondamentale gestire efficacemente il proprio tempo in ogni riunione. Questo può essere fatto attraverso l'uso di a agenda ben fatta.
Delinea ogni sezione/domanda/porzione di argomento all'interno di un intervallo di tempo. Questo lasso di tempo dovrebbe assegnare un adeq
tempo per la discussione, la revisione e la conclusione. Questo è importante da chiarire prima della riunione: spesso finirai per sentirti dire che alcune questioni richiedono più tempo alla lavagna o potrebbero essere ridotte in modo significativo.
Prendetevi il tempo per considerare come trascorrere al meglio il vostro tempo in questa riunione. Quanto tempo vorresti dedicare a ciascun argomento di discussione? Questa discussione richiederà più tempo del necessario?
Raggiungere gli obiettivi
Senza impegno, preparazione, comunicazione e gestione del tempo, le possibilità che la tua attività prosperi sono scarse. I tuoi incontri vagheranno; frustrerai i tuoi dipendenti; i tuoi progetti cadranno e rimarranno nel parcheggio.
È importante fissare obiettivi e impegnarsi costantemente per raggiungerli. L'intero motivo per cui le persone hanno riunioni è consolidare i loro sforzi su un determinato argomento con l'obiettivo di realizzare qualcosa. Non lasciare che una storia di riunioni poco brillanti sia la ragione per cui non arrivi dove vorresti essere.
Prenditi il tempo necessario per fissare degli obiettivi e rivedili frequentemente.
Come risolviamo le riunioni?
Qui a Freeconference, quando qualcuno non può fare una riunione, è un'emergenza. Siamo nel mercato delle riunioni produttive e vogliamo che tu massimizzi il tuo tempo speso a collaborare, sia da remoto attraverso conferenza virtuale, o di persona al tavolo della sala riunioni.
Che l'ultima riunione sia stata efficace o meno, cosa fare dopo il suo completamento determina l'efficacia della riunione successiva. Il nostro consiglio è di:
Crea un solido programma delle riunioni.
Coinvolgi le persone.
Prepara il tuo personale.
Trasmetti i tuoi interessi.
Stabilisci obiettivi e rendili comuni.
Rispetta il loro tempo.
E non dimenticare, un po' di gratitudine fa molto. Ringraziateli per il loro impegno; ringraziali per il loro tempo; ringraziarli per le loro idee.
Non saremmo da nessuna parte se non per la collaborazione. Non lasciare che i tuoi minuti di riunione vadano sprecati. Torna a Rendere importanti le riunioni.
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