संबंध बनाने और साझा उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए नियमित बैठकें या सम्मेलन कॉल करना महत्वपूर्ण है। उस ने कहा, कोई भी उन बैठकों में शामिल होना पसंद नहीं करता है जो आगे बढ़ती हैं लेकिन बहुत कम हासिल करती हैं। न केवल ऐसी बैठकें आयोजित करने से समय की बर्बादी हो सकती है और उत्पादकता में बाधा आ सकती है, इस प्रकार की बहुत सी कॉलें आमंत्रित लोगों को आपकी निर्धारित बैठकों को गंभीरता से नहीं लेने का कारण बन सकती हैं। आज के ब्लॉग में, हम कॉन्फ़्रेंस कॉल मीटिंग आयोजित करने के लिए कुछ युक्तियों पर जा रहे हैं जो अधिक उत्पादक और कम समय लेने वाली है।
चाहे आप मीटिंग्स को छोटा बनाने की कोशिश कर रहे हों या बस यह सुनिश्चित करना चाहते हों कि आपके कॉन्फ़्रेंस के दौरान आपके सभी एजेंडा आइटम्स को संबोधित किया जाए, मुफ्त कॉन्फ़्रेंस कॉल सॉफ़्टवेयर के साथ थोड़ी तैयारी आपको मीटिंग्स को विषय पर और समय पर रखने में मदद कर सकती है।
एक बैठक आयोजित करने के बजाय, एक सामूहिक ईमेल या समूह चैट संदेश क्यों न भेजें?
ज़रूर, ईमेल, IM और टेक्स्ट संदेश आसान हैं—उन्हें किसी शेड्यूलिंग की आवश्यकता नहीं है और लोग अपनी सुविधानुसार उनका जवाब दे सकते हैं। हालाँकि, कुछ स्थितियों में अधिक लाइव इंटरैक्शन की आवश्यकता होती है
(मजाक नहीं)। फोन और वीडियो कॉन्फ्रेंस कॉल न केवल दूरस्थ प्रतिभागियों के बीच व्यक्तिगत संबंध बनाने में मदद करता है, बल्कि वास्तविक समय की चर्चाओं को सुविधाजनक बनाने के मामले में भी अधिक प्रभावी हो सकता है। व्यक्तिगत रूप से मिलने के लिए अगली सबसे अच्छी बात, एक अच्छी तरह से प्रबंधित फोन या वीडियो मीटिंग बहुत कम समय में बहुत कुछ कहने की अनुमति देती है।
आखिर ईमेल के पेज-लॉन्ग थ्रेड के माध्यम से कौन पढ़ना चाहता है?
एक सफल कॉन्फ़्रेंस कॉल का नेतृत्व करने की कुंजी तैयारी के साथ शुरू होती है - कॉन्फ़्रेंस कॉल को ठीक से कैसे शुरू करना है, यह जानने के बाद इसे शुरू करने के बाद इसे नियंत्रित करना और प्रबंधित करना बहुत आसान हो जाएगा। कॉन्फ़्रेंस कॉल या वीडियो कॉन्फ़्रेंस सेट करना बेहद आसान है, लेकिन समय से पहले खुद को बुनियादी बातों से परिचित करना हमेशा अच्छा होता है, जैसे कि आपके कॉन्फ़्रेंस के लिए एक स्पष्ट उद्देश्य को परिभाषित करना, कॉन्फ़्रेंस कॉल नंबर कैसे प्राप्त करना है, और कैसे डायल करना है, यह जानना हमेशा अच्छा होता है। सम्मेलन कॉल।
एक सफल सम्मेलन कॉल की तैयारी के लिए सबसे महत्वपूर्ण कदमों में से एक एजेंडा की रूपरेखा तैयार करना है। जबकि एक स्पष्ट एजेंडे के लिए जरूरी नहीं है कि आपके कॉल के दौरान हर मिनट की चर्चा को निर्देशित किया जाए, यह पर्याप्त रूप से विस्तृत होना चाहिए कि आप क्या संबोधित करने की योजना बना रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक घंटे के लिए कॉन्फ़्रेंस कॉल आयोजित करने की योजना बनाते हैं, तो आप चार अलग-अलग विषयों पर चर्चा करने के लिए 15 मिनट आवंटित करना चाहेंगे। बेशक, प्रत्येक एजेंडा आइटम को आवंटित करने का समय चर्चा के लिए मदों की संख्या और आपके द्वारा प्रत्याशित प्रतिभागियों की संख्या के आधार पर अलग-अलग होगा। उपलब्ध मुफ्त कॉन्फ़्रेंस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना समय का ध्यान रखने का एक शानदार तरीका है क्योंकि ऐसी कई सेवाएं घड़ियों या टाइमर के साथ ऑनलाइन इंटरफेस की सुविधा देती हैं जो आपकी कॉल की शुरुआत में चलने लगती हैं।
बाज़ार में उपलब्ध विभिन्न निःशुल्क कॉन्फ्रेंस समाधानों की बदौलत, समर्पित कॉन्फ्रेंस लाइन प्राप्त करना अब पहले से कहीं अधिक आसान हो गया है। निःशुल्क खाता बनाने के बाद, अधिकांश सेवाएं आपको एक कॉन्फ्रेंस डायल-इन नंबर और एक अद्वितीय एक्सेस कोड प्रदान करेंगी, जिसका उपयोग आप किसी भी समय अपनी कॉन्फ्रेंस लाइन पर कॉल करने के लिए कर सकते हैं। कई सेवाएं प्रीमियम टोल-फ्री और अंतर्राष्ट्रीय डायल-इन नंबर भी प्रदान करती हैं।
यहाँ जटिल हिस्सा आता है ... मजाक कर रहा हूँ! कॉन्फ़्रेंस में कॉल करने के लिए, प्रतिभागी केवल दिए गए डायल-इन नंबर पर कॉल करेंगे और, जब संकेत दिया जाएगा, तो कॉन्फ़्रेंस लाइन को असाइन किया गया एक्सेस कोड दर्ज करें। चूंकि प्रत्येक कॉन्फ़्रेंस लाइन का एक्सेस कोड अद्वितीय है, प्रतिभागियों द्वारा दर्ज किया गया एक्सेस कोड यह निर्धारित करेगा कि आपकी कॉल में कौन आता है (या नहीं मिलता है)!
कॉन्फ्रेंस कॉल को सुचारू रूप से चलाना कुछ ही निर्देशों का पालन करने जितना आसान है। फ्री कॉन्फ्रेंस मीटिंग चेकलिस्ट सफल फोन कॉन्फ्रेंस और वेब मीटिंग की योजना बनाने और उन्हें आयोजित करने में आपकी मार्गदर्शक है।
चाहे आप आमने-सामने, फोन पर या वीडियो कॉन्फ्रेंस के माध्यम से मीटिंग कर रहे हों, मीटिंग प्रबंधन के कई बुनियादी नियम लागू होते हैं— जैसे कि एक निश्चित एजेंडा तय करना, सभी उपयुक्त लोगों को आमंत्रित करना और विषयांतर की चर्चाओं को कम से कम रखना। हालांकि, फोन और वेब कॉन्फ्रेंस का आमने-सामने की मीटिंग की तुलना में एक फायदा यह है कि इसमें कॉन्फ्रेंस मॉडरेटर को अधिक नियंत्रण मिलता है। प्रभावी ढंग से कॉन्फ्रेंस कॉल आयोजित करने का मतलब है इन नियंत्रणों का उपयोग करना जानना।
कॉन्फ्रेंस मॉडरेटर नियंत्रणों से मीटिंग लीडर यह तय कर सकता है कि कॉन्फ्रेंस कॉल के दौरान कौन बोल सकता है और कौन नहीं। कॉन्फ्रेंस सेटिंग्स को बदलने की सुविधा के अलावा, अधिकांश मुफ्त कॉन्फ्रेंस कॉल सॉफ़्टवेयर मॉडरेटरों को टेलीफ़ोन कीपैड कमांड और ऑनलाइन डैशबोर्ड नियंत्रणों के माध्यम से अपनी कॉन्फ्रेंस को नियंत्रित करने की अनुमति देते हैं। ऑनलाइन डैशबोर्ड की विशेषताएं, जैसे सक्रिय वक्ता , मॉडरेटरों को यह देखने में मदद करती हैं कि कॉल के दौरान कौन बोल रहा है और कौन भाग ले रहा है। मॉडरेटरों को (संभावित रूप से) व्यवधान पैदा करने वाले प्रतिभागियों को चुप कराने की सुविधा देकर, मीटिंग को सुचारू रूप से चलाना और विषयांतर की बातचीत को रोकना आसान हो जाता है।
एक सम्मेलन की मेजबानी करना डराने वाला लग सकता है, एक सफल कॉल करना बहुत आसान है, सही उपकरण और थोड़ी जानकारी दी गई है। यदि आपके कोई प्रश्न या चिंताएं हैं, तो आप हमेशा यहां जा सकते हैं फ्रीकॉन्फ्रेंस सपोर्ट पेज एक कॉन्फ्रेंसिंग विशेषज्ञ से संपर्क करने के लिए!
फ्री कॉन्फ्रेंस कॉलिंग तकनीक के अग्रणी, FreeConference.com और उनकी विशेषज्ञ टीम आपको सफल कॉन्फ्रेंस कॉल आयोजित करने की कला में निपुण बनाने के लिए यहाँ मौजूद हैं। बस कुछ ही क्लिक में आप अपनी कॉन्फ्रेंस कॉल और ऑनलाइन मीटिंग्स की मेजबानी शुरू कर सकते हैं। आज ही साइन अप करें!
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