Conseils pour les conférences téléphoniques dans un bureau à aire ouverte

Bien que destinés à faciliter la communication, les bureaux à aire ouverte peuvent parfois donner l'impression de faire autre chose que cela pour les personnes qui y tiennent des conférences téléphoniques. Dans le blog d'aujourd'hui, nous offrirons quelques conseils pour organiser plus efficacement des conférences téléphoniques et amélioration de la productivité dans les bureaux qui présentent des plans d'étage ouverts.

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Élargissez votre clientèle à l'aide de la conférence téléphonique

Quel que soit votre produit, il est important de vous rendre accessible au plus grand nombre de clients potentiels. Pour de nombreuses entreprises, cela peut signifier e-mail marketing, les médias sociaux, les appels commerciaux et même les lignes de conférence téléphonique. Les entreprises de tous types et de toutes tailles utilisent les appels de conférence téléphonique pour augmenter leurs adhésions et leurs résultats. Dans le blog FreeConference d'aujourd'hui, nous allons explorer certaines des façons dont les conférences téléphoniques peuvent aider vos offres commerciales à toucher plus de personnes.

Numéro de conférence dédié disponible 24h/7 et XNUMXj/XNUMX

Conférence téléphonique les lignes permettent de tenir des conférences téléphoniques de plusieurs centaines de personnes à tout moment. Cela signifie que vous pouvez organiser des présentations commerciales et des séances d'information auxquelles les clients potentiels peuvent appeler par téléphone. Permettre aux gens de téléphoner à votre réunion signifie que vous pouvez étendre la portée géographique de votre marché de vente sans obliger les gens à parcourir de longues distances pour se rencontrer en personne.

Alors, combien cela coûte-t-il d'avoir votre propre ligne de conférence dédiée pour les clients à appeler ?

Options d'appel de conférence gratuites

Comme l'original conférence téléphonique gratuite service, FreeConference a construit sa propre base de clients fidèles en offrant aux utilisateurs la possibilité de tenir de grandes conférences téléphoniques sans frais. En utilisant les numéros d'appel gratuits* et, plus récemment, le salle de réunion en ligne fonctionnalité, vous pouvez demander aux appelants de rejoindre votre conférence téléphonique gratuitement !

*Avec les numéros d'appel gratuits, chaque appelant est responsable de ses propres frais d'interurbain (le cas échéant) pour atteindre le numéro d'appel attribué, mais il n'y a aucun frais autrement.

Numéros d'appel internationaux gratuits 800 et Premium

Vous avez des clients importants ? Présenter une image professionnelle en fournissant numéros 800 gratuits avec des salutations sans marque pour vos clients VIP avec qui vous pouvez appeler à votre conférence. Tous les numéros sans frais 800 et numéros d'appel internationaux premium sont sans marque et disponibles avec un abonnement à l'un de nos forfaits mensuels payants.

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Nous, en tant que population, avons entrepris de nombreuses études ces derniers temps, dans le but de découvrir pourquoi les réunions fonctionnent - ou ne fonctionnent pas.

Souvent, nous les qualifions de tradition inefficace ; généralement considéré comme une perte de temps (à moins que les gens ne se soient réellement préparés) et il est prudent de supposer que nous sommes tous venus à au moins une réunion sans préparation. Alors qu'est-ce qui donne ? Pourquoi les réunions sont-elles si difficiles à gérer ? Pourquoi sont-ils si difficiles à gérer ? Pourquoi continuons-nous à les avoir?

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Comment utiliser votre ligne de conférence téléphonique internationale pour renforcer vos liens mondiaux

Grâce aux nouvelles technologies et à un montée en puissance du commerce mondialisé, le monde a considérablement rétréci au cours des dernières décennies. Avec de plus en plus d'organisations qui étendent leur portée au-delà des frontières politiques et géographiques, le besoin de maintenir des relations avec des partenaires commerciaux et des collègues du monde entier n'a jamais été aussi grand. Dans le blog d'aujourd'hui, nous discuterons de la façon dont les plates-formes internationales de conférence téléphonique comme FreeConference facilitent la communication en direct entre les personnes du monde entier.

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Si vous avez déjà dû vous asseoir dans un rencontre interminable, vous avez probablement eu le temps de trouver des façons de procéder différemment. Les réunions, si elles sont mal planifiées, sont difficiles à arbitrer sans ordres du jour concis ; la prise de décision est brouillée par des discussions non ciblées et un manque de participation informée. Concevoir un agenda efficace est l'un des moyens d'exploiter la puissance d'une équipe solide, car elle fournit à la fois la structure et le contenu informatifs nécessaires pour accomplir les choses correctement.

Que votre réunion soit quotidienne, hebdomadaire ou trimestrielle, la nécessité d'un calendrier solide est essentielle pour maintenir l'efficacité, dans les groupes petits et grands. Vous trouverez ci-dessous quelques facteurs importants à garder à l'esprit lors de la conception de l'ordre du jour de vos réunions. Considérer ce qui suit:

L'engagement de votre équipe avec l'agenda

Avez-vous choisi un sujet qui implique l'équipe à laquelle vous vous adressez ? La plupart des gens veulent discuter de choses qui les touchent directement. Les discussions autour de sujets impliquant différents départements sont de bonnes choses à évoquer lors des réunions, pour lesquelles les ressources ont été allouées dans le seul but de discussions de groupe. Comme la plupart des organisations sont alimentées par un sentiment d'interdépendance des bureaux, les services internes ont souvent besoin de temps de réunion pour coordonner et consolider leurs efforts.

Considérer l'engagement de l'équipe avec ce qui est discuté vous permet également d'adapter votre agenda à votre public et de maximiser la participation du public.

Lorsque vous préparez votre agenda, demandez-vous : cela affecte-t-il les personnes à qui je m'adresse ?

La clarté de votre agenda

L'utilisation de mots à la mode comme phrases à puces peut laisser une salle de professionnels patauger : si vous annoncez le lancement réussi d'un nouveau produit à l'ordre du jour sous « Bonnes choses que nous avons faites récemment », il est probable que vous serez le seul sur cette page. Il est incroyablement difficile d'arbitrer une discussion si les gens ne sont pas clairs sur le sujet, et encore moins capables de s'y préparer efficacement.

L'utilisation d'énoncés de questions pour soulever des points lors d'une réunion est un excellent moyen de s'assurer que la discussion résout réellement le problème présenté. En utilisant notre hypothétique lancement de produit réussi comme exemple, considérez ceci : qu'est-ce qui a bien fonctionné pour ce lancement ? Quels marchés avons-nous ouverts avec ce succès ? D'où le prenons-nous d'ici?

Lorsque vous créez des lignes d'objet pour les réunions, demandez-vous : Quelles sont les réponses que je recherche ? Quelle question nous aide le mieux à y arriver ?

Le but de votre agenda

Les gens peuvent se fâcher lorsqu'ils se rendent compte que demander leur avis ne garantit pas qu'ils auront leur mot à dire dans le processus décisionnel final. Il est important de catégoriser chaque discussion en fonction de ce que vous recherchez de votre public. Décrivez au groupe ce que vous attendez de leurs réponses. L'approche basée sur des questions vous aide à obtenir des réponses plus utiles de la part de votre équipe, mais peut également entraîner de la frustration si vous vous trompez de quelque manière que ce soit sur l'utilisation de ces réponses.

Si la réunion est organisée pour que vous puissiez recueillir des commentaires pour une décision plus large, faites-le savoir. Si vous avez besoin d'une caisse de résonance sur une nouvelle idée, indiquez-le dans l'ordre du jour. Si vous recherchez un consensus à la fin de la réunion, notez-le et indiquez très clairement que le but final de la discussion est de décider de quelque chose. De cette façon, vous évitez de vous laisser distraire par des points de discorde entre les membres de votre équipe qui peuvent avoir des notions d'autorité qui n'ont pas de poids dans cette réunion particulière.

Lorsque vous énumérez les attentes pour les réunions, demandez-vous : suis-je à la recherche de commentaires, d'informations ou d'une décision finale ? 

L'opportunité de votre agenda

Ce problème est une entreprise en deux parties, car l'opportunité de votre agenda peut déterminer le niveau de préparation des membres de votre équipe. Plus tôt vous leur présentez l'ordre du jour, plus tôt vous pouvez vous attendre à ce qu'ils prennent en compte les éléments de ses points discursifs et se préparent à vous donner leur avis, ou à recueillir des informations pour prendre une décision éclairée avec vous. Il est important d'informer votre équipe lorsque vous prenez des décisions importantes ou des réunions qui impliquent une préparation, car vous voulez maximiser le temps avec toutes les parties impliquées, et essayer d'informer les gens pendant que d'autres qui se sont préparés s'assoient et attendent est un excellent moyen de laissez votre équipe frustrée et incongrue. 

Lorsque vous communiquez l'ordre du jour de la réunion à l'équipe, demandez-vous : Si je recevais cet ordre du jour maintenant, serais-je moi-même prêt pour cette réunion à temps ?

La gestion du temps dans votre agenda

Garder un grand groupe de personnes sur le sujet est difficile. Les tenir dans les délais est presque impossible. Pour cette raison, il est essentiel d'inclure un élément de calendrier dans la conception de l'ordre du jour de votre réunion. Chaque section/question/sujet doit être clairement décrite dans un délai. Ce laps de temps devrait allouer suffisamment de temps pour la discussion, la révision et la conclusion. Il est important de le souligner avant la réunion : souvent, vous finirez par entendre que certaines questions nécessitent plus de temps au conseil d'administration ou pourraient être considérablement réduites.

Lorsque vous définissez des plages horaires pour chaque section de l'ordre du jour de votre réunion, demandez-vous : Comment notre temps est-il le mieux utilisé ? Leurs retours ouvriront-ils un dialogue qui mérite plus de discussion ? Combien de temps aimerais-je passer sur cet article ?

Traiter les objectifs de votre agenda

Le traitement de votre ordre du jour a plus à voir avec les étapes impliquées dans le processus de tous les points de la réunion. Il énumère les niveaux de discussion au cours desquels vous essayez d'accomplir la tâche à accomplir. S'entendre sur la manière dont les problèmes seront traités augmente l'efficacité de votre réunion. Si vous n'énumérez pas la manière dont vous aimeriez que l'équipe aborde chaque problème, certains membres peuvent finir par être distraits en définissant le problème, tandis que d'autres peuvent discuter de sa pertinence pour eux : personne ne se concentre sur l'identification ou l'évaluation de solutions .

Le processus de traitement d'un point doit figurer sur l'ordre du jour écrit que vous fournirez. Lorsque vous atteignez cet élément au cours de la réunion, expliquez le processus requis pour parvenir à un accord et recherchez cet accord.

Lorsque vous déterminez ce processus pour la première fois dans votre agenda, demandez-vous : Comment est-ce que je veux mener cette discussion ? Est-ce que je veux entendre des individus ou des équipes? Est-ce que je veux un vote à l'unanimité, des options de sondage ou une discussion de remue-méninges ? Comment savoir quand un problème a été résolu ? A quoi ressemble la rencontre idéale pour moi ?

Modifier votre agenda

C'est peut-être la partie la plus cruciale de l'élaboration de tout programme - comprendre qu'ils sont toujours dans un processus de changement. Aucun agenda n'est à l'abri de la folie du temps, des retards imprévus, des congés de maladie ou des contretemps. Pour cette raison, il est important d'être prêt à changer. Les priorités de l'agenda changeront sans aucun doute d'importance à mesure que la date approche et que les choses se solidifient en temps réel. Au fur et à mesure que les projets progressent, l'équipe fait de même, et donc, les objectifs de l'agenda aussi. Le premier élément de tout bon ordre du jour est « d'éditer et de redéfinir les priorités de l'ordre du jour d'aujourd'hui ». Cet élément du calendrier est le meilleur moyen de s'assurer que votre équipe est en accord avec ce qui est discuté, pourquoi, jusqu'où et avec quelles attentes le jour de.

Lorsque vous créez un ordre du jour pour n'importe quelle réunion, demandez-vous, Y a-t-il de la place pour la discussion ici? Comment gérer au mieux ce que je ne peux pas planifier ? Comment puis-je garder ma discussion centrée?

Suggestions d'ordre du jour supplémentaires

Qu'est-ce qui fonctionne bien

Il s'agit d'un élément important à inclure dans votre ordre du jour. Cela en dit long sur votre leadership de pouvoir suspendre l'urgence d'une réunion pour discuter des éléments de réussite avec votre équipe. Il est vital que chacun sente que son travail est valorisé, malgré les contraintes de temps, les revers, les accrocs et les défis. Un travail bien fait doit être abordé, et prendre quelques instants au cours de votre réunion pour féliciter votre équipe pour ce qui a bien fonctionné est un excellent moyen de garder le moral et de favoriser un environnement de travail favorable.

Points à améliorer

Il s'agit d'une catégorie moindre, mais tout aussi importante. Cela rappelle un peu à votre équipe qu'il y a toujours place à l'amélioration. Que vous ayez rencontré des problèmes de ponctualité, de dynamique interne au bureau ou que vous ayez simplement eu une semaine difficile sur le marché, assurez-vous que votre équipe est consciente de ce que l'on attend d'elle, à tout moment. Mettre votre tasse de café dans le lave-vaisselle est une petite mais importante partie de l'entretien d'un environnement de bureau, et aussi insignifiant que cela puisse paraître, le mentionner dans le cadre de votre réunion renforce l'importance de la cohérence.

Idées de stationnement

Que vous ayez ou non entendu parler du phénomène Parking Lot, vous avez certainement utilisé ses concepts de base. Il agit essentiellement comme une caisse de résonance pour toutes les idées qui ne peuvent pas être immédiatement abordées dans l'environnement de réunion actuel. Tous les nouveaux projets, idées, requêtes et questions peuvent être « parqués » dans le lot et notés comme points de discussion pour les futures réunions. Cela signifie également que vous avez toujours une unité de stockage pleine d'idées sur lesquelles revenir, si vous avez quelques minutes supplémentaires à la fin d'une réunion. Le parking est un excellent moyen de rester concentré sur sa tâche, sur la bonne voie et sur le record.

Dans l'ensemble, la chose la plus importante à retenir lors de la conception d'un agenda est que vous travaillez toujours ensemble vers un objectif commun. Vous devez viser à rendre votre discussion cohérente, inclusive, créative et productive. Il est difficile d'atteindre toutes les cibles, mais si vous avez une place pour cela à l'ordre du jour, vous pourriez arriver à temps.

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Etiquette de la conférence téléphonique : pendant que le règles non écrites de la conférence téléphonique ne sont certainement pas difficiles à suivre, il y a quelques mauvaises habitudes de téléconférence à connaître qui peuvent rendre dingues vos collègues (qu'ils vous le disent ou non). Bien que certaines de ces téléconférences non-non puissent sembler du bon sens (comme appeler en retard à une conférence), vous pourriez être surpris de la fréquence à laquelle certaines de ces mauvaises habitudes peuvent nuire à l'expérience globale d'une téléconférence pour toutes les personnes impliquées. Avec la nouvelle année qui approche à grands pas, nous avons pensé partager certaines de nos mauvaises habitudes de conférence téléphonique. (Voir plus ...)

Restez calme et discutez de : Comment surmonter l'anxiété de la conférence téléphonique

Pour les professionnels de tous types, la conférence téléphonique peut être une épreuve (étonnamment) stressante. Contrairement aux réunions en face à face traditionnelles où vous pouvez compter en partie sur le langage corporel et d'autres repères visuels pour faciliter la communication, votre succès avec la conférence téléphonique dépend presque entièrement de la façon dont vous vous comportez au téléphone. Si vous êtes diriger une conférence téléphonique ou participer à un entretien téléphonique, cela peut ajouter à la pression que vous ressentez pour vous assurer que chaque mot qui sort de votre bouche est parfait. Mais n'ayez crainte, conférenciers, l'anxiété liée aux conférences téléphoniques est très courante et peut être traitée en suivant ces étapes : (Voir plus ...)