Nous, en tant que population, avons entrepris de nombreuses études ces derniers temps, dans le but de découvrir pourquoi les réunions fonctionnent - ou ne fonctionnent pas.
Souvent, nous les qualifions de tradition inefficace ; généralement considéré comme une perte de temps (à moins que les gens ne se soient réellement préparés) et il est prudent de supposer que nous sommes tous venus à au moins une réunion sans préparation. Alors qu'est-ce qui donne ? Pourquoi les réunions sont-elles si difficiles à gérer ? Pourquoi sont-ils si difficiles à gérer ? Pourquoi continuons-nous à les avoir?
Quel est le problème?
Pour l'essentiel, la question des réunions inefficaces tourne autour des notions de participation, préparation, communication, concisionet développement concret.
Il est difficile de motiver des gens qui ne se soucient pas de ce qui est discuté.
C'est encore plus difficile d'avancer quand les gens n'ont pas les informations nécessaires.
Il devient difficile d'organiser des discussions constructives lorsque les gens ne sont pas sur la même longueur d'onde.
Il est presque impossible d'aller de l'avant lorsqu'on s'enlise dans les banalités quotidiennes, et c'est Assurément pas facile d'atteindre les objectifs lorsque les projets ne peuvent pas être terminés à temps.
Alors comment avancer au mieux ?
Faire participer les gens
La plupart des gens veulent discuter de choses qui les touchent directement. Les bonnes choses à évoquer lors des réunions sont les discussions autour de problèmes impliquant différents départements, car les ressources ont été allouées dans le seul but de discussions de groupe.
Prenez le temps de déterminer si ce problème affecte l'équipe à laquelle vous vous adresserez lors de la réunion. Ils apprécieront votre désir de les inclure.
Venir préparé
Il est important de donner quelques conseils à votre équipe lorsqu'il s'agit de prendre des décisions importantes ou des réunions qui impliquent une préparation, car vous souhaitez maximiser le temps avec toutes les parties concernées. Essayer d'informer les gens pendant que d'autres, qui se sont préparés, s'assoient et attendent, est un excellent moyen de laisser votre équipe frustrée et incongrue.
Prenez le temps de considérer ce qui suit : Si vous avez reçu une invitation à participer à cette réunion, auriez-vous les informations nécessaires pour participer de manière active, informée et constructive ?
Comprendre le point
Les gens ne peuvent pas être utiles s'ils ne savent pas ce que vous cherchez. Décrivez au groupe ce que vous attendez de leurs réponses. L'approche basée sur des questions vous aide à obtenir des réponses plus utiles de la part de votre équipe, mais seulement s'ils savent à quoi servent leurs réponses.
Faites savoir si vous organisez la réunion afin de pouvoir recueillir des commentaires pour une décision plus large. Si vous avez besoin d'une caisse de résonance sur une nouvelle idée, indiquez-le dans l'ordre du jour. Si vous recherchez un consensus à la fin de la réunion, notez-le et indiquez très clairement que le but final de la discussion est de décider quelque chose.
Prenez le temps de lister vos attentes en début de réunion, pour que tout le monde sache pourquoi vous les avez réunies.
Gestion du temps
Garder un grand groupe de personnes sur le sujet est un défi tout en les gardant dans les délais est presque impossible. Pour cette raison, il est essentiel de gérer efficacement votre temps à chaque réunion. Cela peut être fait grâce à l'utilisation d'un ordre du jour bien fait.
Décrivez chaque section/question/sujet dans un laps de temps. Ce laps de temps devrait allouer un adeq
assez de temps pour la discussion, la révision et la conclusion. Ceci est important à souligner avant la réunion : souvent, vous finirez par entendre que certaines questions nécessitent plus de temps au conseil d'administration, ou pourraient être considérablement réduites.
Prenez le temps de réfléchir à la meilleure façon de passer votre temps lors de cette réunion. Combien de temps aimeriez-vous consacrer à chaque sujet de discussion ? Cette discussion prendra-t-elle plus de temps qu'elle n'en vaut la peine ?
Atteindre les objectifs
Sans engagement, préparation, communication et gestion du temps, les chances de faire prospérer votre entreprise sont minces. Vos réunions erreront ; vous frustrez vos employés; vos projets tomberont et resteront sur le parking.
Il est important de se fixer des objectifs et de s'efforcer constamment de les atteindre. Toute la raison pour laquelle les gens ont des réunions est de consolider leurs efforts sur un sujet donné dans le but d'accomplir quelque chose. Ne laissez pas une histoire de réunions ternes être la raison pour laquelle vous n'arrivez pas là où vous aimeriez être.
Prenez le temps de vous fixer des objectifs et revoyez-les fréquemment.
Comment organisons-nous les réunions ?
Ici à Freeconference, quand quelqu'un ne peut pas faire une réunion, c'est une urgence. Nous sommes sur le marché des réunions productives, et nous souhaitons que vous maximisiez votre temps passé à collaborer, que ce soit à distance via conférence virtuelle, ou en personne à une table de réunion.
Que votre dernière réunion ait été efficace ou non, ce qu'il faut faire après son achèvement détermine l'efficacité de la prochaine réunion. Notre conseil est de :
Établissez un ordre du jour de réunion solide.
Engager les gens.
Préparez votre personnel.
Communiquez vos intérêts.
Fixez-vous des objectifs et rendez-les communs.
Respectez leur temps.
Et n'oubliez pas, un peu de gratitude va un long chemin. Remerciez-les pour leur engagement; les remercier pour leur temps; les remercier pour leurs idées.
Nous ne serions nulle part sans la collaboration. Ne perdez pas vos minutes de réunion. Revenez à Making Meetings Matter.
FreeConference.com le fournisseur de conférence téléphonique gratuit d'origine, vous donnant la liberté de choisir comment vous connecter à votre réunion n'importe où, n'importe quand sans obligation.
Créez un compte gratuit aujourd'hui et faites l'expérience de la téléconférence gratuite, de la vidéo sans téléchargement, du partage d'écran, de la conférence Web et plus encore.
[Id = ninja_form 7]
