Neuvottelupuhelut ovat tärkeä osa nykyaikaista yritysviestintää, jonka avulla tiimit voivat tehdä yhteistyötä ja pysyä yhteydessä, vaikka ne eivät olisikaan samassa paikassa. Mutta olkaamme rehellisiä, neuvottelupuhelut voivat myös aiheuttaa turhautumista ja hämmennystä. Varmistaaksesi, että neuvottelupuhelusi sujuvat sujuvasti ja tehokkaasti, tässä on 7 parasta käytäntöä, joita sinun tulee noudattaa:
On tärkeää kunnioittaa kaikkien aikaa, joten muista aloittaa puhelu sovittuna ajankohtana. Jos olet puhelun isännöijä, lähetä muistutus muutamaa minuuttia etukäteen, jotta kaikki tietävät kirjautua sisään.
Ennen puhelua luo esityslista ja jaa se kaikille osallistujille. Tämä auttaa kaikkia pysymään raiteilla ja tietämään, mitä puhelulta odottaa.
Käytä puhelun alussa muutama minuutti kaikkien puhelun osallistujien esittelyyn. Tämä auttaa kaikkia hahmottamaan nimet ja tekee puhelusta henkilökohtaisemman ja kiinnostavamman.
Jos sinulla on dioja tai muita visuaalisia apuvälineitä, jaa ne puhelun aikana. Tämä auttaa kaikkia pysymään keskittyneinä ja sitoutuneina sekä helpottaa tiedon ymmärtämistä. Monet konferenssipuhelun tarjoajat tarjoavat näytön jakaminen, asiakirja sharing ja an verkkotaulu heidän online-portaaleissaan tai voit lähettää dioja tai PDF-tiedostoja sähköpostitse ennen puhelua.
Varmista, että puhut selkeästi ja tasaisesti puhelun aikana. Tämä auttaa kaikkia ymmärtämään, mitä sanot ja ehkäisee väärinkäsityksiä.
Kannusta osallistumista puhelun aikana antamalla aikaa kysymyksille ja keskustelulle. Tämä auttaa kaikkia pysymään sitoutuneina ja varmistaa, että tärkeitä kohtia ei jää huomaamatta.
Aivan kuten on tärkeää aloittaa puhelu ajoissa, on yhtä tärkeää lopettaa se ajoissa. Jos sinulla on sovittu lopetusaika, muista päättää puhelu siihen aikaan. Modernin liiketoiminnan maisemassa, etänä hybridikokouksia ja neuvottelupuheluista on tullut välttämättömiä yhteistyön välineitä. Satunnaisista teknisistä ongelmista huolimatta nämä virtuaalikokoukset mahdollistavat dynaamisen keskustelun ja päätöksenteon yli maantieteellisten esteiden.
Noudattamalla näitä 7 parasta käytäntöä voit varmistaa, että neuvottelupuhelusi ovat tuottavia, tehokkaita ja nautinnollisia kaikille osapuolille.
Jos etsit luotettavaa ja helppokäyttöistä alustaa ilmaisille neuvottelupuheluille, älä etsi kauempaa kuin www.FreeConference.com. Kristallinkirkkaan äänenlaadun, käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ja useiden kätevien ominaisuuksien, kuten näytön jakamisen ja puheluiden tallennuksen, www.FreeConference.com ansiosta se on täydellinen ratkaisu kaikkiin neuvottelupuhelutarpeisiisi. Lisäksi se on täysin ilmainen käyttää, joten ei ole mitään syytä olla kokeilematta sitä. Rekisteröidy tänään ja koe www.FreeConference.com-sivuston mukavuus ja yksinkertaisuus itse.
Riippumatta siitä, haluatko järjestää kokouksen uudelleen, kutsua lisää osallistujia tai peruuttaa ajoitetun neuvottelupuhelun, voit tehdä kaiken nopeasti ja helposti FreeConference -tililtäsi.
Tiesitkö, että sinä ja soittajasi voitte käyttää neuvottelupuhelutietojasi pitää videoneuvottelupuhelun milloin vain? Neuvottelupuhelun ajoittaminen tai kutsujen lähettäminen järjestelmämme kautta ei ole välttämätöntä, koska neuvottelulinjasi on käytettävissä milloin tahansa. Anna vain soittajille neuvottelupuhelun numero, pääsykoodi ja aika, jonka haluat heidän soittavan! Jos haluat lähettää muodollisen konferenssin kokouskutsu tai muokata ajoitettuja neuvottelutietoja, voit tehdä sen helposti noudattamalla alla olevia ohjeita:
Voit tehdä mitä tahansa muutoksia tulevaan ajoitettuun kokoukseen seuraavasti:
Muuta konferenssiaikaa (sovi kokous uudelleen)Kun olet löytänyt konferenssin, haluat siirtää sen "tulevassa" -osiossa ja napsauttaa "muokkaa":
Kaikki kutsulistalla olevat osallistujat saavat sähköpostiviestin, jossa kerrotaan heille uudesta konferenssiajasta.
Automaattisten lisäkutsujen lähettäminen FreeConferencen kautta:
Kun olet valinnut Aikataulu, uudet osallistujat saavat automaattisen sähköpostikutsun konferenssiin. Nykyiset osallistujat eivät saa toista kutsua, elleivät muut tiedot, kuten aihe, päivämäärä tai kellonaika, ole muuttuneet.
.
Lisätietoja aikataulutetun konferenssin muutoksista on myös tukiartikkelissamme Miten muokkaan ajastettua puheluani?
Se on niin helppoa!
Viestintätekniikan (lähinnä Internetin) kehityksen ansiosta eri puolilla maailmaa asuvien ihmisten on helpompi kuin koskaan muodostaa yhteys ja tehdä liiketoimintaa. Nykypäivän globaalissa taloudessa kansainväliset neuvottelupuhelut ovat yleisiä ja erittäin helppo asentaa. Ennen kuin lähdet järjestämään seuraavan kansainvälisen neuvottelupuhelun, tässä on 5 kansainvälistä liike -etikettivinkkiä, joiden avulla voit varmistaa, että puhelusi sujuu sujuvasti ja onnistuneesti.
On hyvä, että voit ajoittaa kansainvälisen neuvottelupuhelun milloin tahansa, mutta se ei tarkoita sitä, että milloin tahansa on hyvä ajoittaa kansainvälinen neuvottelupuhelu. Kun suunnittelet neuvottelupuhelua osapuolten välillä eri puolilla maailmaa, muista pitää aikavyöhykkeiden erot mielessä, jotta kenenkään ei tarvitse herätä kello 2 aamulla. Jos sovit tapaamisen maksavien asiakkaiden kanssa, yritä noudattaa heidän aikatauluaan - vaikka se merkitsisi sitä, että soitat normaalien työaikojen ulkopuolella. Onneksi meillä on täällä oma aikavyöhykkeenhallintatyökalu FreeConference.com jonka avulla on helppo löytää sopiva aika konferenssipuhelujen ajoittamiseen eri aikavyöhykkeellä olevien ihmisten välillä!
Vaikka sinun oma puhelinlinja on hyödyllinen viime hetken puheluissa, olisi mukavaa antaa osallistujillesi luettelo soittonumeroista, jotta he voivat valita numeron, joka on heille kotimaan numero, jotta he voivat välttää maksamasta ulkomaanpuheluja operaattoriltaan. Tämä on yksi tärkeimmistä liike -elämän etikettivinkeistä! Neuvottelupuhelun vieraana soitan mielelläni, jos otat tämän ylimääräisen askeleen ja autat minua säästämään rahaa.
FreeConference tarjoaa ilmaisen ja palkkion kansainväliset puhelinnumerot yli 50 maassa, mukaan lukien Yhdysvallat, Kanada ja Yhdistynyt kuningaskunta, Saksa, Australia, ja enemmän. Katso koko luettelo puhelinnumeroista ja hinnoista tätä.
Kuten ehkä tiedätte, ihmiset eri puolilta maailmaa ilmaisevat itseään eri tavalla. Vaikka joissakin kulttuureissa oleminen on suoraa ja ennakkoluulotonta, toisissa se ei ole niin. Kun käytät etukäteen aikaa joidenkin puhuttavien kulttuurinormien oppimiseen, voit välttää mahdolliset väärinkäsitykset ja tehdä menestyksekkäämmän kansainvälisen neuvottelupuhelun.
A universaali sääntö Liiketoiminnan etikettivinkkejä on, että sinun ei pitäisi koskaan pitää muita odottamassa. Suosittelemme, että olet valmistautunut puheluusi vähintään 5-10 minuuttia ennen konferenssin suunniteltua alkamisaikaa. Vaikka jotkut kulttuurit arvostavat täsmällisyyttä enemmän kuin toiset, "aikani on arvokkaampi kuin sinun" ei käänny hyvin millään kielellä.
Voin kertoa sinulle ensikäden henkilöltä, joka pitää usein kansainvälisiä neuvottelupuheluita, "olen toisella aikavyöhykkeellä" -peruste ei lennä.
Neuvottelupuhelualustat, kuten FreeConference, ovat helppokäyttöisiä ja intuitiivisia, mutta on aina hyvä varata muutama minuutti aikaa tutustua erilaisiin piirteet ja valvojan ohjaimet saatavilla. Tämä voi auttaa sinua näyttämään valmistautuneemmalta neuvottelupuhelun aikana ja voi säästää sinua mahdolliselta kiusalta näyttää siltä, ettet tiedä mitä olet tekemässä. Se voi olla häiritsevää (ja joskus kiusallista), kun selaat hallintalaitteita neuvottelupuhelun alussa.
Jos olet epävarma, FreeConference.com on omistettu Asiakaspalvelu tiimi on aina valmis auttamaan ja vain puhelun tai sähköpostin päässä.
Vaikka avoimet konseptitoimistot on tarkoitettu helpottamaan viestintää, ne voivat joskus tuntea tekevänsä kaikkea muuta kuin ihmisille, jotka pitävät neuvottelupuheluita. Tämän päivän blogissa tarjoamme vinkkejä neuvottelupuhelujen tehokkaampaan pitämiseen ja tuottavuuden parantaminen toimistoissa, joissa on avoimet pohjaratkaisut.
Olipa heidän tehtävänsä levittää tietoisuutta sosiaalisista ongelmista, auttaa heikommassa asemassa olevia yhteisön jäseniä tai muuttaa yleistä politiikkaa, yhdistyksille ovat sitoutuneet asiaansa. Toimiakseen tehokkaiden järjestöjen on luotettava kykyynsä kommunikoida ihmisten kanssa sekä organisaatiossaan että sen ulkopuolella useissa eri tarkoituksissa. Näitä ovat varainkeruutyöt, yleisötiedotus, vapaaehtoistapahtumat ja monet muut. Kiitokset ilmainen neuvottelupuhelu palveluissa, sosiaalisessa mediassa ja muilla alustoilla ei ole koskaan ollut helpompaa (tai halvempaa) voittoa tavoittelemattoman henkilöstön välittää viestinsä perille. Tässä on joitain tapoja, joilla konferenssipuhelutekniikka auttaa heitä tekemään sen:
Olemme väestönä viime aikoina tehneet monia tutkimuksia saadaksemme selville, miksi kokoukset toimivat - tai eivät.
Usein olemme leimanneet ne tehottomaksi perinneksi; pidetään yleensä ajanhukkaa (elleivät ihmiset todella ole valmiita), ja on turvallista olettaa, että olemme kaikki tulleet ainakin yhteen kokoukseen valmistautumatta. Joten mitä antaa? Miksi kokouksista on niin vaikea välittää? Miksi niitä on niin vaikea hallita? Miksi meillä on niitä jatkuvasti?
Monet yritykset ovat sisällyttäneet tekoälyn elementtejä sekä pysyäkseen nykyisten trendien kärjessä että helpottaakseen päivittäistä toimintaansa. Jos olet koskaan keskustellut automaattisen vastauspalvelun kanssa verkossa, olet ollut vuorovaikutuksessa tekoälyn kanssa. Nämä kehitystyöt ovat tarjonneet lukemattomia etuja niitä käyttäville. Tässä on muutamia keinoja, jotka olet ehkä jättänyt huomaamatta.
Neuvottelupuhelun etiketti: Vaikka neuvottelupuhelun kirjoittamattomat säännöt joita ei todellakaan ole vaikea seurata, on olemassa muutamia huonoja konferenssipuhelutottumuksia, jotka voivat saada muut soittajat hulluiksi (kertovatpa he sinulle tai eivät). Vaikka jotkin näistä neuvottelupuheluista, ei-ei, saattavat tuntua terveeltä järjeltä (kuten soittaminen myöhään konferenssiin), saatat yllättyä siitä, kuinka usein jotkut näistä huonoista tavoista voivat heikentää konferenssipuhelun yleistä kokemusta kaikille osallistujille. Kun uusi vuosi lähestyy, ajattelimme jakaa joitain huonoista konferenssipuhelutottumuksistamme. (lisää…)
Kukaan ei enää halua käyttää aikaa ja rahaa kokouksiin matkustamiseen. Pysy kiireisessä aikataulussasi ja säästä rahaa käyttämällä ilmaisia neuvottelupuheluratkaisuja kommunikoidaksesi kollegojesi kanssa nopeasti ja tehokkaasti.
Tekstistä koostuvat sähköpostit eivät usein välitä tilanteen vivahteita ja menettävät puhujan halutun äänensävyn kokonaan. On olemassa vaara, että sähköposti ei pääse sähköpostin vastaanottajien postilaatikkoon, joten sinun on käytettävä SPF-tietueen tarkistus ja suorita muita sähköpostin suojaustoimenpiteitä.
Ilmaiset konferenssipuhelut seuraavat usein kehitystä, joka vaatii nopeaa vastausta, vaikka "KIIREELLINEN" -niminen sähköposti sisältää jonkin verran vihaa yhdellä silmäyksellä. Johtajat voivat välittää täsmälleen sen, mitä he vaativat jokaiselta yksilöltä ja luoda tunnelmaa muulle yritykselle.
Tämä on pitkä matka kohti sivusuuntaista viestintää ja yhteistoimintaa eri osastojen tai osastojen välillä yrityksessä, joka muuten toimisi yksin.
Jokainen tietää itselleen ja muilta vaadittavat vastuut. Haluttomuus työskennellä muiden kanssa voidaan nipistää heti alussa ja tehdä selkeitä toimintasuunnitelmia. Kenenkään ei tarvitse pelata puhelinta kymmenien muiden ihmisten kanssa saadakseen perusasiat tehtyä.
Ketjusähköpostien selvittäminen vie enemmän aikaa kuin ilmaiseen neuvottelupuheluun osallistuminen, ja ne ovat yksinkertaisesti ärsyttäviä. Sinulla on tuskin ollut tarpeeksi aikaa ottaa kiinni, ennen kuin uusi vastaus on muuttanut pelin tai ihmiset vastaavat omaan aikaansa puuttumatta asian ytimeen. Ilmaiset konferenssipuhelut laita kaikki samalle sivulle samaan aikaan.
Sinun ei tarvitse odottaa puolta tuntia kokoushuoneessa odottaaksesi yhtä tai kahta myöhästynyttä, ja voit silti tehdä muita töitä odottaessasi, jos ihan oikeesti täytyy odottaa neuvottelupuhelua.
Voit työskennellä projekteissasi mukavasti työpöydältäsi tai jopa kotonasi, kunnes kaikki ovat valmiita lähtemään. Neuvottelupuhelut mahdollistavat myös ihmisten osallistumisen hyvin lyhyellä varoitusajalla, mikä löytää oikean tasapainon nopeuden ja muodollisuuden välillä.
Vastaavasti ihmiset voivat soittaa konferenssipuheluun mistä tahansa ja tehdä melkein mitä tahansa. Voit osallistua kotoa, töistä, kuntosalilta, kävelyllä tai jopa ajaessasi, jos sinulla on kuulokkeet autollesi. Neuvottelupuhelut eivät vaadi sinua olemaan tietyssä paikassa tiettyyn aikaan. Jokaisella on aina matkapuhelin, tabletti, tietokone tai vaikkapa hyvä vanhanaikainen puhelin lähellä.
Matkahinnan poistaminen on selvää etua, kyllä, mutta kaikki osallistujat voidaan kuulla neuvottelupuhelussa. Ketään ei erityisesti ole pudotettu kokoushuoneen perimmäiseen päähän, eikä kenenkään tarvitse korottaa ääntään tullakseen kuulluksi. Neuvottelupuhelut sijoittavat kaikki samalle etäisyydelle pöydän päähän.
Sähköpostit voidaan jättää huomiotta, mutta puhelut ei. Neuvottelupuhelut edellyttävät osallistujan äänellistä ja äänellistä läsnäoloa. Johtajat ja työntekijät kaikilla tasoilla voidaan saattaa vastuuseen, ja jokainen voidaan pakottaa tunnustamaan käsillä oleva ongelma. Vastuu tulosten tuottamisesta yritysjohtajalle ja kollegoille lisää vertaispaineen tason, joka asettaa myöhässä olevat ihmiset linjaan muun ryhmän kanssa.
Siinä se on; neuvottelupuheluratkaisut ratkaise useita ongelmia yhdellä vedolla. Puhelut Älä eksy sekoitukseen, ne antavat äänen kaikille, ovat käteviä ja poistavat hämmennystä. Säästä aikaa ja rahaa ilmaisella konferenssipuhelulla seuraavaa tapaamista varten ja palaa kiireiseen päivääsi varaamalla aikaa.
