Uusi vuosi on aikaa, jolloin asetamme itsellemme tavoitteita, joiden avulla voimme näyttää paremmalta, tuntea olonsa paremmaksi ja menestyä paremmin. Jos olet mukana yrityksessä tai voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa, vuoden 2018 alku on täydellinen aika miettiä uudelleen tapaa, jolla organisaatiosi järjestää kokouksia. Tämän vuoden uudenvuoden blogikirjoituksessa haluamme jakaa kanssanne ideoita, jotka voivat tehdä ryhmä- tai yrityskokouksista parempia ja tuottavampia vuonna 2018.
Jos et jo tee niin, esityslistan jakaminen ennen kokousta auttaa hyödyntämään kaikkien ajan parhaalla mahdollisella tavalla ja varmistaa, että kokoukset eivät poikkea aiheesta. Kun lähetät sähköpostia tai kalenterikutsuja kokouskutsujen osallistujille, sisällytä esityslista, jossa on 5–10 puheenaihetta. Näin kaikki osallistujat voivat suunnitella etukäteen ja valmistella asiaankuuluvat muistiinpanot, työt tai ajatukset aiheista.
Vaikka hallituksen kokoukset pidetään perinteisesti kokouspöydän ääressä, hallituksen jäsenten ja henkilöstön väliset seisomakokoukset ovat yleistyneet viime vuosina – eikä syyttä. Allen Bluedornin ja hänen kollegoidensa vuonna 1999 tekemän tutkimuksen mukaan istumakokoukset kestävät jopa 34 % pidempään kuin seisten pidettävät kokoukset, eivätkä niiden tulokset ole myöskään osoittautuneet tuottavammiksi.
Videoneuvottelut ovat kätevä tapa ihmisille kaikkialla maailmassa muodostaa yhteys. Kerran kuukaudessa sen sijaan, että vedät henkilökuntaa pois työpisteiltäsi fyysiseen kokoukseen, järjestä pikavideokokous tiimisi kanssa, jotta saat kaikki kiinni uusista, asiaan liittyvistä tapahtumista. Tämä on loistava tilaisuus kaikille kirjautua sisään, jakaa tekemänsä asiat ja ilmaista mahdollisia ideoita, huolenaiheita tai kysymyksiä ryhmän kanssa.
Säännölliset kasvokkain pidettävät kokoukset voivat auttaa lisäämään viestintää, yhteistyötä ja tuottavuutta organisaatiossasi – et kuitenkaan voi aina saada kaikkia läsnä jokaisessa kokouksessa. Näissä tapauksissa videoneuvottelut mahdollistavat osallistujille, jotka eivät pysty fyysisesti osallistumaan kokoukseen, mahdollisuuden liittyä etänä internetin kautta ja osallistua keskusteluihin. Tällä tavoin sinun ei tarvitse peruuttaa tai lykätä kokousta vain siksi, että joku kutsutuista on poissa toimistolta!
Pidätpä sitten vuosittaisia hallituksen kokouksia tai viikoittaisia henkilöstökokouksia, mahdollisuus saada useita osapuolia helposti liittymään kokoukseesi puhelimitse tai internetin kautta – ILMAISEKSI – ei ole koskaan huono asia. FreeConference.com on auttanut yksityishenkilöitä, yritysten omistajia ja voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden työntekijöitä järjestämään virtuaalikokouksia edullisesti tai ilman kustannuksia vuodesta 2000 lähtien. Jos et ole vielä tehnyt niin, miksi et hyödyntäisi ilmaisia puhelin- ja verkkokokouspuheluita vuonna 2018 ? Aloita jo tänään käyttämällä vain nimeäsi, sähköpostiosoitettasi ja salasanaasi!
Luo FreeConference.com-tili ja saat käyttöösi kaiken, mitä yrityksesi tai organisaatiosi tarvitsee aloittaakseen toimintansa vauhdilla, kuten video- ja näytönjaon , puheluiden aikataulutuksen , automaattiset sähköpostikutsut, muistutukset ja paljon muuta.
