Οι κλήσεις συνδιάσκεψης είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο επικοινωνίας για την οικοδόμηση ομαδικού πνεύματος και καλής «εταιρικής κουλτούρας». Αν και ο οργανισμός επωφελείται από καλές κλήσεις συνδιάσκεψης μέσω της αυξημένης παραγωγικότητας και κερδοφορίας, επωφελούνται και οι εργαζόμενοι, επειδή είναι πολύ πιο διασκεδαστικό να εργαστείτε σε έναν χαρούμενο, αφοσιωμένο εργασιακό χώρο.
Δηλαδή, αν όλοι ενωθούν και ξέρουν πώς να είναι καλός τηλεφωνητής. Ακολουθούν πέντε συμβουλές για το πώς να συμβάλετε στην οικοδόμηση ομαδικού πνεύματος με τηλεδιάσκεψη και γιατί αξίζουν να γίνουν.
Χρόνος
Ένας από τους λόγους για τους οποίους οι κλήσεις συνδιάσκεψης είναι τόσο αποτελεσματικές είναι επειδή σέβονται τον χρόνο όλων. Με την εξάλειψη του χρόνου ταξιδιού, ακόμη και όταν οι άνθρωποι εργάζονται στο ίδιο κτίριο, εξοικονομούν ώρες και ώρες χρόνου προσωπικού.
Έχετε καλύτερα πράγματα να κάνετε από το να πάτε σε μια συνάντηση.
Η εξοικονόμηση χρόνου επιτρέπει τον προγραμματισμό πιο συχνής επικοινωνίας, κάτι που είναι καλύτερο για όλους, καθώς η έλλειψη επικοινωνίας είναι μια τεράστια πηγή δυσλειτουργίας στους οργανισμούς.
Για κάθε λεπτό που καθυστερείτε σε μια κλήση με 15 άτομα, σπαταλάτε 15 «ατομικά λεπτά» από τον χρόνο του καθενός. Το χάσιμο χρόνου είναι σαν να ρίχνεις σκουπίδια. Μόλις το πρώτο άτομο πετάξει ένα κομμάτι σκουπιδιών σε έναν δημόσιο χώρο, όλοι το κάνουν. Μην είσαι το πρώτο πρόσωπο!
Εάν είστε νέος στην τηλεδιάσκεψη, εμφανιστείτε 10 λεπτά νωρίτερα και πάρτε έναν φίλο που θα σας βοηθήσει να νιώσετε άνετα με την τεχνολογία. Εάν είστε παλιός επαγγελματίας, δύο λεπτά νωρίτερα είναι εντάξει, επομένως μπορείτε να συνδεθείτε στην Κοινόχρηστη επιφάνεια εργασίας, να ελέγξετε την ατζέντα, να φέρετε το μυαλό σας στη σύσκεψη και να είστε έτοιμοι να πάτε όταν χτυπήσει το ρολόι.
Τοποθεσία, τοποθεσία, τοποθεσία
Ένας άλλος λόγος για τον οποίο τελειώνει η διάσκεψη πραγματικές τηλεφωνικές γραμμές (όχι το Skype ή το VOIP) είναι τόσο καλά που η εξαιρετική ποιότητα ήχου καθιστά δυνατό σε όλους να ακούσουν τις λεπτές ενδείξεις "γλώσσας του σώματος" που χρειάζονται για να καταλάβουν πραγματικά ο ένας τον άλλον.
Αν κάποιος είναι στενοχωρημένος, πρέπει όλοι να το γνωρίζουν για να βοηθήσουν. Αν κάποιος είναι εκστατικός επειδή μόλις γνώρισε ένα μεγάλο ορόσημο, αυτός ο ενθουσιασμός στη φωνή του είναι αυτό που ήρθατε να ακούσετε.
Το να βοηθάς τους ανθρώπους, να γιορτάζεις την επιτυχία και να μοιράζεσαι καλές ιδέες είναι ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιείς την τηλεδιάσκεψη για να οικοδομήσεις ομαδικό πνεύμα και να ενισχύσεις την απόδοση σου.
Δυστυχώς, ακόμη και ο θόρυβος του φόντου από την τοποθεσία ενός καλούντος που έχει επιλεγεί με λάθος τρόπο μπορεί να ρίξει ένα κλειδί μαϊμού σε μια καλή κλήση συνδιάσκεψης. Γι' αυτό το να ρυθμίσετε τον εαυτό σας σωστά κάνει τα πάντα να πάνε ομαλά.
Πρέπει να βρίσκεστε σε έναν ήσυχο χώρο, όπου ο θόρυβος του περιβάλλοντος δεν θα εισχωρεί στην κλήση ή θα σας αποσπά την προσοχή και χρειάζεστε ένα τηλέφωνο καλής ποιότητας, ώστε ο καθένας να μπορεί να ακούσει ό,τι χρειάζεται.
Συγκέντρωση
Εάν το άτομο που σας προσκάλεσε στην κλήση συνδιάσκεψης δεν ενδιαφερόταν πραγματικά για το τι πιστεύετε για το θέμα που συζητείται, θα σας είχε γράψει σε ένα ομαδικό email.
Είστε προσκεκλημένοι στην κλήση επειδή κάποιος θέλει το μυαλό σας. Δεν θέλουν το μισό μυαλό σου, ενώ εσύ διαβάζεις κάποια αρχεία ή στέλνεις μερικά email.
Ποτέ μην κάνετε πολλές εργασίες σε μια κλήση συνδιάσκεψης.
Η άλλη πλευρά αυτού είναι εάν είστε πραγματικά συγκεντρωμένοι και αισθάνεστε ότι θέλετε να συνεισφέρετε, Καν 'το! Είναι τραγωδία όταν κάποιος καταπνίγει μια καλή ιδέα σε μια κλήση συνδιάσκεψης.
Έχετε προσκληθεί να συμμετάσχετε, οπότε μην ντρέπεστε.
Μίλα!
Όταν μιλάτε, συστήστε τον εαυτό σας, ώστε να ξέρουν όλοι ποιοι είστε, ακόμα κι αν κάνετε check in μετά από ένα ή δύο λεπτά σιωπής. Κρατήστε το τηλέφωνό σας κοντά στο στόμα σας ή πλησιάστε στο μικρόφωνο. Ξεκινήστε με "μπορούν όλοι να με ακούσουν;" Μιλήστε αργά και μην ανησυχείτε μήπως είστε πολύ δυνατοί. Οι άνθρωποι μπορούν πάντα να σας απορρίψουν, αλλά αν δεν είστε αρκετά δυνατοί, θα χάσετε χρόνο.
Μόλις περάσετε από τον «έλεγχο ήχου», εκφράστε τον εαυτό σας. Για αυτό είσαι εκεί. Όταν παίρνετε τον λόγο, μεταφέρετε την ιδέα σας ξεκάθαρα. Ταυτόχρονα, είναι καλό να σημειώσετε πότε μιλάτε κατά κύριο λόγο σε μια κλήση συνδιάσκεψης. Το να μιλάς είναι διασκεδαστικό, αλλά μπορείς να έχεις πάρα πολλά καλά πράγματα. Το να μοιράζεσαι το παρκέ χτίζει ομαδικό πνεύμα.
Τεχνικός
Και πάλι, εάν είναι η πρώτη σας κλήση διάσκεψης, λάβετε κάποια τεχνική βοήθεια για τη ρύθμιση και φροντίστε να ρωτήσετε εάν το τηλέφωνό σας ακούγεται εντάξει. Μπορεί ο κόσμος να σας ακούσει όταν μιλάτε; Δημιουργείτε ηχώ; Η χρήση ενός smartphone καλής ποιότητας είναι καλή, αλλά απενεργοποιήστε τυχόν πιθανές ειδοποιήσεις.
Εάν έχετε μόνο ένα φτηνό μεγάφωνο, μπορείτε να το ακούσετε, αλλά να μιλήσετε μόνο στα ακουστικά. Χρησιμοποιήστε το κουμπί σίγασης του τηλεφώνου σας όταν δεν μιλάτε και μην θέσετε την κλήση σε αναμονή, ώστε να μην μεταδώσετε το Muzak σε μια σημαντική συζήτηση.
"Σας ευχαριστούμε που καλέσατε την RamJac Corporation. Λόγω μεγάλου όγκου κλήσεων..."
Επίσης, να θυμάστε ότι υπάρχουν εργαλεία εκεί έξω που θα κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη όταν χειρίζεστε κλήσεις για επαγγελματικούς σκοπούς. Για παράδειγμα, αντί να βασίζεστε σε παλαιότερες αναλογικές υπηρεσίες σταθερής τηλεφωνίας, χρησιμοποιώντας εφαρμογές αριθμού τηλεφώνου επιχείρησης θα κάνει την εμπειρία πιο απρόσκοπτη και βολική τόσο για εσάς όσο και για τα άτομα με τα οποία μιλάτε.
Χτίζοντας ομαδικό πνεύμα
Οι κλήσεις συνδιάσκεψης έχουν να κάνουν με την οικοδόμηση ομαδικού πνεύματος με την ανταλλαγή σημαντικών πληροφοριών και τη λήψη αποφάσεων από κοινού. Μην ντρέπεστε και μην ανησυχείτε για όλες τις μικρές τεχνικές λεπτομέρειες. Εάν έχετε ένα καλό τηλέφωνο και μια ήσυχη τοποθεσία, κερδίζετε. Η ομάδα μπορεί να σας βοηθήσει να πετύχετε σωστά τα επίπεδα έντασης.
Ένας διάσημος κωμικός είπε κάποτε, «το 90% της ζωής εμφανίζεται». Το να φέρετε την πλήρη εστίαση και την ενέργειά σας σε μια κλήση συνδιάσκεψης είναι ο πιο σημαντικός τρόπος για να είστε καλός καλών συνδιάσκεψης.
