Διεξαγωγή συνεδριάσεων κλήσεων συνεδρίων που παραμένουν σε καλό δρόμο
Η πραγματοποίηση τακτικών συναντήσεων ή τηλεφωνικών συνεδρίων είναι σημαντική για τη δημιουργία σχέσεων και την επίτευξη κοινών στόχων. Τούτου λεχθέντος, σε κανέναν δεν αρέσει να παρασύρεται σε συναντήσεις που παρατείνουν και συνεχίζουν αλλά καταφέρνουν ελάχιστα. Η διεξαγωγή τέτοιων συναντήσεων όχι μόνο μπορεί να χάσει χρόνο και να εμποδίσει την παραγωγικότητα, πάρα πολλές από αυτές τις κλήσεις μπορούν να κάνουν τους προσκεκλημένους να μην λάβουν σοβαρά υπόψη τις προγραμματισμένες συναντήσεις σας. Στο σημερινό ιστολόγιο, θα εξετάσουμε μερικές συμβουλές για τον τρόπο διεξαγωγής μιας συνάντησης τηλεφωνικής συνδιάσκεψης που είναι πιο παραγωγική και λιγότερο χρονοβόρα.
Είτε προσπαθείτε να κάνετε τις συναντήσεις πιο σύντομες είτε απλώς θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλα τα θέματα της ατζέντας σας θα αντιμετωπιστούν κατά τη διάρκεια του συνεδρίου σας, μια μικρή προετοιμασία μαζί με το δωρεάν λογισμικό κλήσεων συνδιάσκεψης μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τις συναντήσεις επίκαιρες και έγκαιρες.
Γιατί να πραγματοποιείτε κλήσεις τηλεδιάσκεψης και βίντεο;
Αντί να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση, γιατί να μην στείλετε απλώς ένα μαζικό email ή ένα μήνυμα ομαδικής συνομιλίας;
Σίγουρα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα μηνύματα άμεσων μηνυμάτων και τα μηνύματα κειμένου είναι εύκολα—δεν απαιτούν προγραμματισμό και οι άνθρωποι μπορούν να απαντήσουν σε αυτά όποτε τους βολεύει. Ορισμένες καταστάσεις, ωστόσο, απαιτούν περισσότερη ζωντανή αλληλεπίδραση
(με το συμπάθειο). Τηλέφωνο και κλήσεις τηλεδιάσκεψης όχι μόνο βοηθά στη δημιουργία προσωπικών συνδέσεων μεταξύ των απομακρυσμένων συμμετεχόντων, αλλά μπορεί επίσης να είναι πιο αποτελεσματική όσον αφορά τη διευκόλυνση των συζητήσεων σε πραγματικό χρόνο. Το επόμενο καλύτερο πράγμα για να συναντήσετε προσωπικά, μια καλά διαχειριζόμενη τηλεφωνική ή βιντεοσύσκεψη επιτρέπει να ειπωθούν πολλά περισσότερα σε πολύ λιγότερο χρόνο.
Σε τελική ανάλυση, ποιος θέλει να διαβάσει μέσα από μια σειρά από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Πώς να ξεκινήσετε μια κλήση συνδιάσκεψης
Το κλειδί για μια επιτυχημένη κλήση συνδιάσκεψης ξεκινά με την προετοιμασία — το να γνωρίζετε πώς να ξεκινήσετε σωστά μια κλήση συνδιάσκεψης θα διευκολύνει τον έλεγχο και τη διαχείρισή της μόλις ξεκινήσει. Ενώ η ρύθμιση μιας κλήσης συνδιάσκεψης ή μιας βιντεοδιάσκεψης είναι εξαιρετικά εύκολη, είναι πάντα καλό να εξοικειωθείτε εκ των προτέρων με τα βασικά, όπως ο καθορισμός ενός σαφούς σκοπού για τη διάσκεψή σας, η γνώση πώς να λάβετε έναν αριθμό κλήσης διάσκεψης και πώς να καλέσετε ένα κλήση συνδιάσκεψης.
Καθορισμός μιας ρεαλιστικής ατζέντας συνεδρίου
Ένα από τα πιο σημαντικά βήματα για την προετοιμασία για μια επιτυχημένη κλήση συνδιάσκεψης είναι η περιγραφή μιας ατζέντας. Αν και μια σαφής ατζέντα δεν χρειάζεται απαραίτητα να υπαγορεύει κάθε λεπτό συζήτησης κατά τη διάρκεια της κλήσης σας, θα πρέπει να είναι αρκετά λεπτομερής ώστε να χρησιμεύει ως κατευθυντήρια γραμμή για το τι σκοπεύετε να συζητήσετε. Εάν σκοπεύετε να πραγματοποιήσετε μια κλήση διάσκεψης για μια ώρα, για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αφιερώσετε 15 λεπτά για να συζητήσετε τέσσερα διαφορετικά θέματα. Φυσικά, ο χρόνος που θα διατεθεί σε κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης θα ποικίλλει ανάλογα με τον αριθμό των θεμάτων που θα συζητηθούν και τον αριθμό των συμμετεχόντων που αναμένετε. Η χρήση του διαθέσιμου δωρεάν λογισμικού συνεδρίων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε την ώρα, καθώς πολλές τέτοιες υπηρεσίες διαθέτουν διαδικτυακές διεπαφές με ρολόγια ή χρονόμετρα που αρχίζουν να εκτελούνται στην αρχή της κλήσης σας.
Πώς να αποκτήσετε έναν αριθμό κλήσης συνδιάσκεψης
Χάρη στις διάφορες δωρεάν λύσεις συνεδρίων εκεί έξω, δεν ήταν ποτέ ευκολότερο να αποκτήσετε μια αποκλειστική γραμμή συνεδρίων. Αφού δημιουργήσετε έναν δωρεάν λογαριασμό, οι περισσότερες υπηρεσίες θα σας εκχωρήσουν έναν αριθμό κλήσης συνδιάσκεψης και έναν μοναδικό κωδικό πρόσβασης που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να καλέσετε στη γραμμή συνδιάσκεψής σας οποιαδήποτε στιγμή. Πολλά προσφέρουν επίσης premium χωρίς χρέωση καθώς και διεθνείς αριθμοί κλήσης.
Πώς να καλέσετε μια κλήση συνδιάσκεψης
Εδώ έρχεται το περίπλοκο κομμάτι...πλάκα! Για να καλέσουν σε μια διάσκεψη, οι συμμετέχοντες θα καλέσουν απλώς τον αριθμό κλήσης που παρέχεται και, όταν τους ζητηθεί, θα εισαγάγουν τον κωδικό πρόσβασης που έχει εκχωρηθεί στη γραμμή συνδιάσκεψης. Δεδομένου ότι ο κωδικός πρόσβασης κάθε γραμμής συνδιάσκεψης είναι μοναδικός, ο κωδικός πρόσβασης που εισάγουν οι συμμετέχοντες θα καθορίσει ποιος θα εισέλθει (ή δεν θα εισέλθει) στην κλήση σας!
Προετοιμάστε τον εαυτό σας με μια λίστα ελέγχου συσκέψεων
Η διασφάλιση της ομαλής εξέλιξης της κλήσης συνδιάσκεψης είναι τόσο εύκολη όσο η επιλογή πλαισίων. ο Λίστα ελέγχου συνάντησης FreeConference είναι ο οδηγός σας για τον προγραμματισμό και τη διεξαγωγή επιτυχημένων τηλεφωνικών συνεδρίων και διαδικτυακών συναντήσεων.
Συμβουλές για αποτελεσματική διαχείριση συσκέψεων
Είτε διοργανώνετε μια συνάντηση αυτοπροσώπως, είτε μέσω τηλεφώνου είτε μέσω βιντεοδιάσκεψης, πολλά από τα ίδια επιταγές διαχείρισης συνεδριάσεων εξακολουθούν να ισχύουν—όπως ο καθορισμός μιας καθορισμένης ατζέντας, η πρόσκληση όλων των κατάλληλων ατόμων και η διατήρηση των εφαπτομενικών συνομιλιών στο ελάχιστο. Ωστόσο, ένα πλεονέκτημα που έχουν οι τηλεφωνικές διασκέψεις και οι διαδικτυακές διασκέψεις σε σχέση με τις προσωπικές συναντήσεις είναι το επίπεδο ελέγχου που παρέχεται στον συντονιστή της διάσκεψης. Το να γνωρίζετε πώς να διεξάγετε μια κλήση συνδιάσκεψης αποτελεσματικά σημαίνει ότι γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε αυτούς τους ελέγχους.
Πώς να πραγματοποιήσετε μια κλήση συνδιάσκεψης αποτελεσματικά χρησιμοποιώντας τα στοιχεία ελέγχου του συντονιστή
Τα στοιχεία ελέγχου συντονιστή συνδιάσκεψης εξουσιοδοτούν τον αρχηγό της σύσκεψης να προσδιορίσει ποιος μπορεί - και ποιος όχι - να ακουστεί κατά τη διάρκεια μιας κλήσης συνδιάσκεψης. Εκτός από τις μεταβαλλόμενες ρυθμίσεις συνδιάσκεψης, οι περισσότερες δωρεάν υπηρεσίες λογισμικού κλήσεων συνδιάσκεψης επιτρέπουν στους συντονιστές να ελέγχουν τις συνεδριάσεις τους μέσω εντολών τηλεφωνικού πληκτρολογίου και ηλεκτρονικών στοιχείων ελέγχου πίνακα εργαλείων. Χαρακτηριστικά του διαδικτυακού ταμπλό, όπως π.χ ενεργό ηχείο, επιτρέψτε στους συντονιστές να παρακολουθούν ποιος μιλάει και συμμετέχει κατά τη διάρκεια μιας κλήσης. Επιτρέποντας στους συντονιστές να φιμώνουν (δυνητικά) τους συμμετέχοντες που προκαλούν αναστάτωση, είναι ευκολότερο να διατηρούνται οι συναντήσεις σε καλό δρόμο και να περιορίζονται οι εφαπτομενικές συνομιλίες.
Θυμηθείτε: Μείνετε ήρεμοι και καλέστε συνδιάσκεψη!
Ενώ η φιλοξενία μιας διάσκεψης μπορεί να φαίνεται τρομακτική, η πραγματοποίηση μιας επιτυχημένης κλήσης είναι πολύ εύκολη, δεδομένων των κατάλληλων εργαλείων και λίγης τεχνογνωσίας. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες, μπορείτε πάντα να επισκεφθείτε το Σελίδα υποστήριξης FreeConference για να έρθετε σε επαφή με έναν ειδικό στις συνεδριάσεις!
Εγγραφείτε και τηρήστε την ατζέντα της συνάντησής σας!
Οι πρωτοπόροι της τεχνολογίας δωρεάν κλήσεων συνδιάσκεψης, το FreeConference.com και η ομάδα ειδικών του είναι εδώ για να σας βοηθήσουν να κατακτήσετε την τέχνη της επιτυχημένης κλήσης συνδιάσκεψης. Με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού, μπορείτε να είστε καθ' οδόν για να φιλοξενήσετε τις δικές σας κλήσεις συνδιάσκεψης και διαδικτυακές συσκέψεις. Εγγραφείτε σήμερα!
