Καθώς όλο και περισσότεροι οργανισμοί κινούνται στο διαδίκτυο, οι διαδικτυακές διασκέψεις και παρουσιάσεις γίνονται όλο και πιο δημοφιλείς. Παρόλο που το λογισμικό διάσκεψης γίνεται πιο εξελιγμένο καθημερινά, μια εικονική συνάντηση ή παρουσίαση θα είναι πάντα διαφορετική από μια προσωπική δύναμη. Αυτό δεν σημαίνει ότι εικονικές συναντήσεις είναι κατώτερα από το πιο παραδοσιακό μοντέλο. Οι διαδικτυακές διασκέψεις έχουν πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με τις προσωπικές ομιλίες, αλλά έχουν τις δικές τους μοναδικές απαιτήσεις. Για να σας βοηθήσουμε να δημιουργήσετε μια συναρπαστική, αξέχαστη εικονική παρουσίαση ή συνάντηση, έχουμε συντάξει μια λίστα με 6 χρυσούς κανόνες για τη συμμετοχή των συνεδρίων στο διαδίκτυο. Απλά θυμηθείτε: ένα επιτυχημένο διαδικτυακό συνέδριο απαιτεί πραγματική δουλειά!
1. Να είστε προετοιμασμένοι για μια επιτυχημένη διαδικτυακή διάσκεψη:
Η προετοιμασία είναι ανεκτίμητη για την επιτυχία σχεδόν σε κάθε πτυχή της ζωής, αλλά όταν πρόκειται για τη δημιουργία ενός συμπαθούς εικονική παρουσίαση, είναι ακόμη πιο ζωτικής σημασίας. Την εβδομάδα πριν από τη συνάντηση, φροντίστε να στείλετε μια ατζέντα σε όλους τους παρευρισκόμενους, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν φιλοξενείτε έναν αριθμό ομιλητών. Οπτικά, όπως διαφάνειες ή βίντεο, πρέπει να αποστέλλονται επίσης πριν από τη συνάντηση. Αυτό θα δώσει στην ομάδα σας την ευκαιρία να εξοικειωθεί με το περιεχόμενο. Επίσης, φροντίστε να στείλετε πληροφορίες σύνδεσης (κωδικοί πρόσβασης, διευθύνσεις URL και αριθμοί κλήσης) τουλάχιστον μία ημέρα νωρίτερα, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να ενημερώσουν το λογισμικό τους εάν είναι απαραίτητο. Παρέχετε πάντα σε κάθε συμμετέχοντα έναν τρόπο να επικοινωνήσει μαζί σας εκτός σύνδεσης σε περίπτωση που αντιμετωπίσει τεχνικές δυσκολίες.
2. Μην θυσιάζετε Chit Chat και Ice Breakers:
Όταν φιλοξενείτε μια εικονική συνάντηση είναι δελεαστικό να ξεκινήσετε απευθείας στην ατζέντα τη στιγμή που θα συνδεθεί το τελευταίο άτομο. Καταπολεμήστε αυτόν τον πειρασμό! Οι προσωπικές συναντήσεις σπάνια δομούνται με αυτόν τον τρόπο. Συχνά γίνεται λίγο κουβέντα και μικρές ανακατεύσεις πριν μπεις σε ορειχάλκινες πινελιές. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για τη δημιουργία μιας θετικής σχέσης με την ομάδα σας, η οποία θα διευκολύνει τη συνεργασία στο μέλλον. Ενσωματώστε ένα κοινωνικό στοιχείο στην εικονική σας εκδήλωση ξεκινώντας με ένα παγοθραυστικό. Απλώς ρωτήστε κάθε μέλος της ομάδας τι έκανε το Σαββατοκύριακο ή μια παρόμοια ερώτηση πριν φτάσετε στην εργασία που σας ενδιαφέρει.
3. Κρατήστε το Quσυχο και ελαχιστοποιήστε τον θόρυβο στο παρασκήνιο:
Οι συναγερμοί αυτοκινήτων, τα θορυβώδη καλοριφέρ και τα κινητά τηλέφωνα μπορεί να διαταράξουν τη ροή οποιασδήποτε παρουσίασης, αλλά αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν φιλοξενία διαδικτυακής διάσκεψης. Το FreeConference προσφέρει μια σειρά από χρήσιμα στοιχεία ελέγχου του συντονιστή, όπως η Λειτουργία παρουσίασης, η οποία θέτει σε σίγαση όλους τους συμμετέχοντες στην κλήση εκτός από τον ομιλητή, περιορίζοντας τον θόρυβο του περιβάλλοντος στην τοποθεσία κάθε συμμετέχοντα. Για περισσότερες συμβουλές σχετικά με τον τρόπο διατήρησης της ποιότητας ήχου της κλήσης σας, ανατρέξτε στο θέμα Πώς να διατηρήσετε τις γραμμές συνδιάσκεψης καθαρές και χωρίς διακοπές.
4. Κρατήστε το Γρήγορο και τηρήστε τα πρακτικά των συνεδριάσεων της κλήσης συνδιάσκεψης:
Όταν πρόκειται για την παρουσίαση της ίδιας της παρουσίασης, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τους περιορισμούς μιας εικονικής συνάντησης έναντι μιας προσωπικής ομιλίας. Έχετε υπόψη ότι κάθε μέλος του κοινού σας κάθεται μπροστά στον υπολογιστή του για μεγάλο χρονικό διάστημα. Για να έχετε μια επιτυχημένη συνδιάσκεψη στο διαδίκτυο, είναι καλύτερο να συνεχίσετε. Ενημερώστε το κοινό σας αλλά μην το υπερφορτώνετε. Δημιουργήστε ένα δυνατό θέμα για την παρουσίασή σας. Εξετάστε τι ψάχνει το κοινό σας από αυτήν την παρουσίαση και στη συνέχεια προσπαθήστε να το παρουσιάσετε με τον πιο συνοπτικό δυνατό τρόπο. Αν είναι ζωτικής σημασίας να καλύψετε πολύ έδαφος, φροντίστε να δώσετε στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να τεντώσουν τα πόδια τους ή να πιουν έναν καφέ. Προσπαθήστε να μην ξεφύγετε από την ατζέντα της συνάντησης. θέλετε το κοινό σας να έχει μια ρεαλιστική ιδέα για το πόσο θα διαρκέσει η παρουσίαση.
5. Κρατήστε την προσοχή του κοινού σας μένοντας ενδιαφέρουσα:
Μην ξεχνάτε ποτέ ότι οι συμμετέχοντες στην εικονική σας συνάντηση κάθονται στον υπολογιστή τους, γενικά χωρίς παρακολούθηση. Αυτό σημαίνει ότι ανταγωνίζεστε τα μιμίδια γάτας αξίας Διαδικτύου. Κρατήστε το κοινό σας αφοσιωμένο θέτοντας συχνά ερωτήσεις. Η λειτουργία Hand-Raise του FreeConference διευκολύνει τον εντοπισμό του ατόμου που έχει μια απάντηση και εμποδίζει ολόκληρη την ομάδα να μιλήσει ταυτόχρονα. Η λειτουργία Q&A επιτρέπει στους συμμετέχοντες να θέσουν σε σίγαση και να θέσουν σε σίγαση τον εαυτό τους. Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλετε να συγκεντρώσετε ιδέες πηγής από τα μέλη της ομάδας σας. Μην ξεχάσετε να ανοίξετε το πάτωμα για ερωτήσεις μετά από κάθε παρουσίαση και θυμηθείτε να κινηθείτε με λίγο πιο αργό ρυθμό από ότι θα κάνατε σε μια τυπική προσωπική συνάντηση. Τα περισσότερα συστήματα επικοινωνίας έχουν καθυστέρηση δύο έως τριών δευτερολέπτων, οπότε μην ξεχνάτε να κάνετε παύση για περισσότερο από το συνηθισμένο, όταν περιμένετε απάντηση.
6. Keep it Pretty -- χρησιμοποιήστε γραφικά παρουσίασης:
Πέρα από τις ερωτήσεις, υπάρχουν και άλλα πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να διατηρήσετε το κοινό σας αφοσιωμένο. Η προσθήκη ενός ισχυρού οπτικού στοιχείου στην παρουσίασή σας είναι το κλειδί για τη δημιουργία ενός διαδικτυακή διάσκεψη ενδιαφέρων. Τα εικαστικά μπορούν να ενισχύσουν τα βασικά σημεία της παρουσίασης και, σε ορισμένες περιπτώσεις, ακόμη και να προσθέσουν ένα στοιχείο χιούμορ ή ψυχαγωγίας σε μια κατά τα άλλα ξηρή παρουσίαση. Εάν χρησιμοποιείτε διαφάνειες, φροντίστε να τις διατηρείτε απλές και ακατάστατες. Κάθε διαφάνεια πρέπει να περιορίζεται σε μία ιδέα και να περιέχει μόνο τις πιο ζωτικές πληροφορίες. Αυτό θα κρατήσει τις διαφάνειές σας σε κίνηση και θα δώσει ώθηση στην παρουσίασή σας και θα σας βοηθήσει να έχετε μια επιτυχημένη διαδικτυακή διάσκεψη.
Δεν έχετε λογαριασμό; Εγγραφείτε τώρα!
[Ninja_form id = 7]
