Το κλειδί για τη διεξαγωγή μιας αποτελεσματικής επίσημης συνάντησης είναι μια καλά μελετημένη ατζέντα. Όταν προετοιμάζεστε εκ των προτέρων γράφοντας μια ατζέντα εκ των προτέρων με λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τη συνάντηση, όχι μόνο θα εξοικονομήσετε χρόνο για όλους τους εμπλεκόμενους, αλλά το αποτέλεσμα είναι πιθανότερο να είναι επιτυχές.
Ακολουθούν 5 θέματα που πρέπει πάντα να συμπεριλαμβάνετε κατά τη δημιουργία μιας αποτελεσματικής ατζέντας συνεδριάσεων:
5. Καθορίστε τον στόχο της συνάντησης. (Goals στόχοι)
Αυτό μπορεί να είναι το πιο σημαντικό μέρος της ατζέντας. Καθορίζει τον σκοπό της συνάντησης και το αποτέλεσμα ή την απόφαση που ελπίζετε να φτάσετε στο τέλος. Επιτρέπει σε όλους τους εμπλεκόμενους να έχουν σαφή κατανόηση του τι προσπαθείτε να επιτύχετε και γιατί η συμμετοχή τους εκτιμάται.
Όταν η ατζέντα περιλαμβάνει την έναρξη με τον στόχο, εστιάζετε περισσότερο στο τελικό αποτέλεσμα. δημιουργώντας την υπόλοιπη ατζέντα της συνάντησης, βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα της συνάντησής σας πριν καν ξεκινήσει.
Δείτε τη λίστα συναντήσεων!
4. Περιγράψτε μια λίστα θεμάτων ημερήσιας διάταξης για συζήτηση
Μόλις καθοριστεί ο στόχος της συνάντησης, προετοιμαστείτε για τη συνάντηση με μια λίστα σημαντικών θεμάτων προς συζήτηση.
Κάθε θέμα συζήτησης θα πρέπει να βοηθά στην επίτευξη του στόχου της συνάντησης. Ο κατάλογος μπορεί να είναι σύντομος αλλά θα πρέπει να είναι αρκετά λεπτομερής ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να προετοιμαστούν για τη συνάντηση της ομάδας για να συμβάλουν αποτελεσματικά.
Μια κοινή μέθοδος είναι να τοποθετήσετε κάθε θέμα ως ερώτηση. Αυτό ξεκινά τη διαδικασία σκέψης για τους συμμετέχοντες σας και παρέχει ένα check-in σχετικά με τη σχετικότητά του με τον στόχο της συνάντησης.
Κάθε θέμα πρέπει να έχει έναν κάτοχο και έναν καθορισμένο χρόνο για να καλύψει το θέμα. Η ιδιοκτησία θέματος παρέχει λογοδοσία. Ένα χρονικό πλαίσιο διατηρεί τη συνάντηση στο χρονοδιάγραμμα. Κατεβάστε την ατζέντα της δωρεάν συνάντησης εδώ: Λήψη ατζέντας συνεδριάσεων FreeConference
3. Προσδιορίστε τη λίστα των απαιτούμενων συμμετεχόντων
Η πρόκληση παρουσιάζεται, όχι όταν αποφασίζουμε ποιον θα καλέσουμε, αλλά ποιον όχι. Μόνο τα άτομα που πραγματικά πρέπει να είναι στη συνάντηση θα πρέπει να είναι σε αυτήν τη λίστα.
Εάν έχετε καθορίσει τους στόχους της συνάντησής σας και έχετε ορίσει θέματα συσκέψεων, θα πρέπει να έχετε μια καλή βάση για να συνεργαστείτε για να οριστικοποιήσετε τη λίστα των παρευρισκομένων. Έχοντας αυτό κατά νου, κάντε στον εαυτό σας τρεις ερωτήσεις όταν εξετάζετε κάθε συμμετέχοντα στη συνάντηση. Εάν απαντήσετε ναι σε οποιαδήποτε από τις ερωτήσεις, προσθέστε τον στη λίστα των θεμάτων της ατζέντας:
- Χρειάζεται να είναι παρών για να επιτύχει τον στόχο της συνάντησης;
- Έχει πολύτιμες γνώσεις ή τεχνογνωσία που θα μπορούσαν να επηρεάσουν το αποτέλεσμα;
- Επηρεάζεται άμεσα από το τελικό αποτέλεσμα του γκολ;
Εάν δεν είστε σίγουροι, σκεφτείτε να κάνετε την παρουσία του προαιρετική. Μπορείτε πάντα να στείλετε μια σύνοψη, εγγραφή ή μεταγραφή μετά τη σύσκεψη. Πρακτικά συνάντησης από έναν λήπτη σημειώσεων, δεν απαιτούνται πάντα.
Ένα από τα μεγαλύτερα παράπονα για τις επαγγελματικές συναντήσεις είναι ότι είναι χάσιμο χρόνου. Η διαχείριση των συναντήσεων γίνεται ευκολότερη όταν οι συγχρονισμοί παραμένουν περίπου 30 λεπτά. Να σέβεστε τον χρόνο των συναδέλφων σας χωρίς να χάνετε χρόνο ή να χάνετε αποτελέσματα.
2. Αφήστε μια ενότητα για θέματα δράσης και συζητήσεις εκτός θέματος στο τέλος της ατζέντας της συνάντησής σας
Η παρακολούθηση είναι εξίσου σημαντική με την ίδια τη συνάντηση. Στο κάτω μέρος του πρότυπο ημερήσιας διάταξης συνεδρίασης, είναι επωφελές να συμπεριλάβετε μια ενότητα όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να κρατούν σημειώσεις, να τεκμηριώνουν στοιχεία ενεργειών, αποφάσεις και προτάσεις. Η ύπαρξη αυτής της ενότητας οργανώνει τα συμπεράσματα που έγιναν στη συνάντηση και επιτρέπει στους συμμετέχοντες να οπτικοποιήσουν τη διαδικασία που πρέπει να λάβει χώρα στη συνέχεια.
Μπορεί να προκύψουν απροσδόκητα θέματα κατά τη διάρκεια της συνάντησης που απομακρύνουν την εστίαση μακριά από τον τελικό στόχο. Για να παραμείνετε στη σωστή διαδρομή και εγκαίρως, «σταθμεύστε» τη συζήτηση εκτός θέματος στο «Χώρος στάθμευσης», συνήθως στο τέλος της ατζέντας, για να ξαναεπισκεφθείτε εκτός της προηγούμενης συνάντησης. Ένας άλλος κοινός όρος για αυτό είναι "Ας το βγάλουμε εκτός σύνδεσης".
1. Τελευταίο, αλλά όχι λιγότερο σημαντικό, διπλός έλεγχος των στοιχείων της συνάντησης, όπως η ώρα, ο τόπος και η εφοδιαστική συνεδρίων
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν οι συμμετέχοντες θα συμμετέχουν στη συνάντησή σας εξ αποστάσεως. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι λεπτομέρειες του συνεδρίου είναι σαφώς σκιαγραφημένες και σωστές, συμπεριλαμβανομένων των αριθμών κλήσης, του κωδικού πρόσβασης και τυχόν συνδέσμων προς την αίθουσα συνεδριάσεων στο διαδίκτυο.
Or, δημιουργήστε μια συνάντηση με το FreeConference.com και οι λεπτομέρειες του συνεδρίου συμπληρώνονται σε όλες τις προσκλήσεις και τις υπενθυμίσεις, μαζί με την ατζέντα της συνάντησής σας.
Προσπαθήστε να στείλετε την ατζέντα τουλάχιστον 48 ώρες νωρίτερα.
Η προειδοποίηση παρέχει στους συμμετέχοντες το χρόνο να προετοιμαστούν για τη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου και να διασφαλίσουν ότι δεν έχουν καμία σύγκρουση στο πρόγραμμά τους.
Προσπαθήστε να στείλετε την ατζέντα τουλάχιστον 48 ώρες νωρίτερα.
Η προειδοποίηση παρέχει στους συμμετέχοντες το χρόνο να προετοιμαστούν για τη συνάντηση και να διασφαλίσουν ότι δεν έχουν καμία σύγκρουση στο πρόγραμμά τους.
