Um ein Projekt auf den Weg zu bringen, sind ein System von Prozessen und talentierten Personen erforderlich, um die Arbeit zu erledigen. Im Grunde ist es keine einfache Aufgabe!
Verlassen Sie sich auf Videokonferenzen die Zusammenarbeit mit mehreren Teams und Einzelpersonen erfordert eine Organisation und effiziente Implementierung des Projektmanagements in verschiedenen Büros, Abteilungen und Befehlsketten. Zusammenhalt, Kommunikation und Zentralisierung sind Schlüsselfaktoren. Egal mit wem Sie es zu tun haben, sei es ein Interessenvertreter, Kunde oder Mitarbeiter, von der Konzeption bis zur Auslieferung sind viele bewegliche Teile zu berücksichtigen.
Jedes Projekt erfordert umfassende Kenntnisse über den Projektlebenszyklus. Wenn Sie wissen, wie jede Phase funktioniert, erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Vorgehensweise. Aber wie funktionieren Videokonferenzen, um Ihren Prozess zu stärken? Werfen wir einen Blick durch den Rahmen der 5 Stufen des Projektmanagements.
Es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, den „Lift-Off“ des Projekts zu kennen, zu planen und zu gestalten, indem er die fünf Projektmanagementschritte gründlich versteht. Dies dient dazu, eine klare und prägnante Blaupause dafür bereitzustellen, wie die Idee von abstrakt zu konkret wird. Wir entwickelten vom Project Management Institute (PMI) sind die 5 Phasen für jedes zu realisierende Projekt wie folgt:
1. Initiation
Die erste Phase des Lebenszyklus, die Initiierung, erfordert ein Kick-off-Meeting, das den Kunden und die Investoren einbezieht. Hier werden die Ziele, Zielsetzungen, Zweifel, Bedenken und erste Gedanken und Ideen besprochen. Wenn Entscheidungsträger nicht an einem Ort sitzen, können Sie sich darauf verlassen, ein Online-Meeting für einen Video-Chat oder eine Telefonkonferenz einzurichten, um die folgenden Gesprächsthemen zu besprechen:
- Wer sind die Investoren und Stakeholder?
- Was ist die Unternehmensvision und Mission?
- Wie ist der voraussichtliche Zeitplan?
- Welche Risiken sind damit verbunden?
- Welches Budget und welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
2. Planung
Sobald die Ziele festgelegt und vereinbart wurden, kann eine klarere Vorstellung vom Endergebnis besser verstanden werden. Rückwärts zu arbeiten, um eine Reihe von Plänen zu visualisieren und zu formulieren, die alle befolgen müssen, führt das Team von der Initiierungsphase bis zum Abschluss.
Führen Sie Online-Meetings durch, um:
- Stellen Sie Teams zusammen
- Übermitteln Sie wesentliche Details
- Projektziele und -ziele festlegen
Die Planungsphase ist entscheidend für das Drilldown der folgenden 5 Komponenten:
- Entwerfen einer Projektstruktur
- Workflow-Dokumente erstellen
- Budgets über Abteilungen hinweg schätzen
- Sammeln, Zuweisen und Zuweisen von Ressourcen
- Risikobewertung
3. Ausführung
Teamleiter und Projektmanager werden in Bewegung gesetzt, um Ergebnisse zu erstellen, Vermittler für Kunden zu sein, Aufgaben zu erledigen, Prozesse zu implementieren und mehr. Eine direkte Kommunikation über alle Teile des Projekts hinweg ist notwendig und entscheidend für den Erfolg der Umsetzung der Idee.
Wesentlich für die Ausführungsphase:
- Häufige Treffen
Mit geplanten Online-Meetings den Überblick über Teams zu behalten, hilft dabei, das Projekt kurz und bündig zu halten. Eine zeitnahe und kristallklare Kommunikation über Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen sorgt für weniger blinde Flecken, bessere Teamarbeit und beschleunigte Bewegung von Artikeln in der Pipeline.
Transparenz
Vermeiden Sie potenzielle Blockaden bei leicht vermeidbaren Hindernissen wie Planung, Einstellung, Einladung von Teilnehmern zu Besprechungen und Festlegung, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, indem Sie andere digitale Tools wie Slack, Outlook und Google Kalender in Ihre Videokonferenzplattform integrieren.- Konfliktverwaltung
Es werden zwangsläufig Probleme auftreten. Reduzieren Sie Vorfälle, indem Sie die Teams an der „Front“ einladen, sich zu äußern und Bedenken, Engpässe oder alles, was möglicherweise eine Schwäche in der Kette darstellen könnte, zu äußern.
- Fortschrittsbericht
Regelmäßige Updates, die während eines geteilt werden Stand-up-Meeting, Huddle-Sitzungen oder Video-Chats funktionieren, um immer einen Schritt voraus zu sein und Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten.
4. Überwachung und Kontrolle
Wenn Sie es nicht messen können, können Sie es nicht verwalten. In dieser Phase muss überprüft werden, ob alles mit dem übereinstimmt, was zuvor vereinbart wurde. Was sind die wichtigsten Leistungsindikatoren? Was muss umgesetzt werden, um Fristen und finanzielle Parameter einzuhalten?
Halten Sie Online-Meetings mit wichtigen Akteuren für routinemäßige Kontrollpunkte, Überprüfungen und Leistungsberichte ab. Sie können remote durchführen Präsentationen über Videokonferenzen mit Workflows, wichtige Dokumente und Dateien, und alles, was geteilt und verbreitet werden muss.
5. Schließung
Der Abschluss des Projekts ist genauso wichtig wie der Beginn. Auch als „Folgephase“ bezeichnet, ist es ungefähr zu diesem Zeitpunkt, wenn das fertige Projekt bereit ist, der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Das Hauptaugenmerk liegt hier auf der Produktfreigabe und -lieferung.
Für einen Projektmanager ist es wichtig, die Lebensdauer des Projekts von Anfang bis Ende zu bewerten, indem:
- Untersuchung der Projektleistung
Hat jedes Team seine Tore und Markierungen erreicht? Wurde das Projekt innerhalb des Budget- und Zeitrahmens abgeschlossen? Hat das Projekt ein Problem gelöst? Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen hilft bei der Beurteilung, ob das Projekt erfolgreich war oder nicht.
- Blick auf die Teamleistung
Die Leistung der Teammitglieder kann einzeln weiter aufgeschlüsselt werden, um den Erfolg innerhalb der Gruppe zu beurteilen. Qualitätsprüfungen, KPIs und Online-Meetings sorgen für einen klareren Einblick in die Leistung.
- Bewerten und Dokumentieren des Projektabschlusses
Eine gründliche Präsentation mit Begleitdokumenten, die das Wachstum des Projekts von der Konzeption bis zur Lieferung aufzeigen, stellt eine ordnungsgemäße Fertigstellung für Kunden und Interessenvertreter sicher.
- Anfordern von Bewertungen
Eine abschließende Evaluierung des Projekts bietet einen genaueren Blick auf Stärken und Schwächen von Anfang bis Ende. Finden Sie Einblicke und lernen Sie Lektionen für das nächste Mal.
- Budget überschreiten
In der Lage zu sein, Budgetverluste sowie unberührte Ressourcen zu lokalisieren, bietet ein besseres Verständnis von Erfolg (oder Misserfolg) und hilft, Verschwendung zu managen.
Einige Diskussionspunkte für Online-Meetings sind:
- Was waren die Erkenntnisse aus dem Projekt?
- Welche Wachstumschancen gibt es? Verbesserung
- Welche Stärken und Schwächen zeigten sich während des Prozesses?
Lassen Sie FreeConference.com Ihrem Unternehmen klare und effektive Informationen liefern Videokonferenzplattform für Projektmanagement notwendig, um Zusammenhalt und Zentralisierung für alle Aspekte des Projektmanagements zu schaffen. Mit einem breiten Funktionsangebot, einfachen Integrationen und hochwertigen Video- und Audiofunktionen können Sie davon ausgehen, dass Ihr Projekt umfassend kommuniziert und gemeinsam bearbeitet wird.
