Hören Sie auf, Dokumente falsch zu teilen! 5 Dinge, die Sie über die gemeinsame Nutzung von Dokumenten wissen sollten

Wie alles andere im Leben, Bildschirm teilen ist ein großartiges Werkzeug, das ein zweischneidiges Schwert sein kann. Es kann verwendet werden, um zu unterrichten, Funktionen zu demonstrieren, Präsentationen zu halten und Ihre Videokommunikation Gesamt. Wenn Sie jedoch visuellen Zugriff auf Ihr Gerät gewähren, kann dies zu verschiedenen geschäftlichen Fauxpas führen. Obwohl diese Fauxpas aus der Perspektive des Publikums urkomisch sein können, sollten Sie alles tun, um zu verhindern, dass Dokumente falsch geteilt werden.

Hoffentlich kann dieser Artikel Ihre Zuhörer davon abhalten, über Ihre Kosten zu lachen.

Wenn Sie Dokumente freigeben, können die Teilnehmer sehen, was Sie sehen

Scheint offensichtlich, oder? Wenn Sie diesen Artikel nur überfliegen, ist dies der einzige Punkt, an den Sie sich erinnern sollten: Schließen Sie alle vertraulichen Informationen. Es gibt SO VIELE Leute da draußen, die vertrauliche Informationen offen lassen ihren Bildschirm teilen. Dieses unerwartet häufige Ereignis ist der einfachste Weg, Informationen preiszugeben, die am besten geheim gehalten werden; es kann sich um den Vertrag eines Mitarbeiters, Details eines anderen Meetings oder noch schlimmer um Kundeninformationen handeln.

Chat-Benachrichtigungen werden zum SCHLECHTESTEN Zeitpunkt angezeigt

Eine allgemeine Richtlinie zur Vermeidung von Pannen besteht darin, Ihren Desktop von allen persönlichen Elementen zu befreien, einschließlich des Desktop-Hintergrunds, persönlicher Tools wie sozialer Medien und sogar Musik, die Ihnen bei der Arbeit hilft. All diese persönlichen Elemente helfen dem Meeting nicht und können Ihre Präsentation beeinträchtigen. Räumen Sie Ihren Desktop auf und richten Sie eine professionelle Umgebung ein, um den Ton für Ihre Präsentation festzulegen und einen zuverlässigen geschäftlichen Eindruck zu hinterlassen.

Ungetestete Programme sind der Fluch Ihrer Präsentation

Jeder hasst es, Zeit zu verschwenden, deshalb koche ich beim Anblick eines Moderators, der zum ersten Mal versucht, unbekannte Technologien zu nutzen. Bitte testen Sie Ihre Software, die Sie während des Meetings verwenden werden, um sich die Peinlichkeit und Unprofessionalität zu ersparen, mit der Technologie herumzufummeln, während die Leute zuschauen. Ich empfehle, einen Tag vor dem Teilen von Dokumenten eine „Generalprobe“ durchzuführen, da es bei vielen Programmen häufige Updates und Funktionsänderungen gibt.

Die besten Inhalte zu haben ist nicht gut genug – Sie brauchen einen PLAN!

Auch wenn Sie vielleicht die beste Präsentation haben, werden Sie in Schwierigkeiten geraten, wenn Sie nicht geplant haben, was Sie sagen werden. Das bloße Vorlesen der in Ihrer Präsentation enthaltenen Informationen wird Ihr Publikum im Handumdrehen zum Schnarchen bringen. Sie benötigen zumindest eine Liste mit Punkten, die Sie zu jedem Abschnitt Ihrer Präsentation hinzufügen können.

Denken Sie daran, die Freigabe Ihres Dokuments zu beenden, wenn Sie fertig sind!

Laufen Sie immer als Läufer durch das Band – laufen Sie nicht über die Ziellinie! Wenn Sie endlich Ihre fantastische Bildschirmfreigabe-Präsentation beendet haben, stellen Sie sicher, dass die Bildschirmfreigabe deaktiviert ist! Oder selbst wenn Sie die Schritte 1 bis 4 geschickt anwenden, werden alle Bemühungen umsonst sein, wenn Sie 2 Minuten nach Ihrer Präsentation ein privates Gespräch eröffnen. Schließen Sie immer Ihr Bildschirmfreigabeprogramm nach dem Meeting, bevor Sie etwas anderes tun!

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