Telefonkonferenzen sind ein wirksames Kommunikationsinstrument zum Aufbau von Teamgeist und einer guten „Unternehmenskultur“. Obwohl die Organisation von gut geführten Telefonkonferenzen durch höhere Produktivität und Rentabilität profitiert, profitieren auch die Mitarbeiter, denn das ist so viel mehr Spaß an einem glücklichen, engagierten Arbeitsplatz zu arbeiten.

Das heißt, wenn alle an einem Strang ziehen und wissen, wie man ein guter Telefonkonferenzteilnehmer ist. Hier sind fünf Tipps, wie Sie mit Telefonkonferenzen Ihren Teil zum Aufbau des Teamgeists beitragen können warum es sich lohnt, sie zu tun.

Uhrzeit

Einer der Gründe, warum Telefonkonferenzen so effektiv sind, liegt darin, dass sie die Zeit aller respektieren. Durch die Eliminierung der Reisezeit, selbst wenn die Mitarbeiter im selben Gebäude arbeiten, sparen sie viele Stunden Personalzeit.

Sie haben Besseres zu tun, als zu einem Meeting zu gehen.

Zeitersparnis ermöglicht die Planung einer häufigeren Kommunikation, was für alle von Vorteil ist, da mangelnde Kommunikation eine große Ursache für Funktionsstörungen in Organisationen darstellt.

Für jede Minute, die Sie zu spät zu einem Anruf kommen, an dem 15 Personen teilnehmen, verschwenden Sie 15 „Personenminuten“ der Zeit aller Beteiligten. Zeitverschwendung ist wie Müll wegwerfen. Sobald die erste Person ein Stück Müll an einen öffentlichen Ort wirft, tun es alle. Seien Sie nicht die erste Person!

Wenn Sie neu in der Telefonkonferenz sind, erscheinen Sie 10 Minuten früher und holen Sie sich einen Kumpel, der Ihnen hilft, sich mit der Technologie vertraut zu machen. Wenn Sie ein alter Profi sind, ist es in Ordnung, zwei Minuten früher zu sein, damit Sie sich beim Shared Desktop anmelden, die Tagesordnung durchsehen, sich auf die Besprechung konzentrieren und startklar sein können, wenn die Uhr schlägt.

Standort, Standort, Standort

Ein weiterer Grund, warum Telefonkonferenzen vorbei sind echte Telefonleitungen (nicht Skype oder VOIP) sind so gut, dass die hervorragende Audioqualität es jedem ermöglicht, die subtilen „Körpersprache“-Hinweise zu hören, die er braucht, um einander wirklich zu verstehen.

Wenn jemand verärgert ist, muss es jeder wissen, damit er helfen kann. Wenn jemand überglücklich ist, weil er gerade einen großen Meilenstein erreicht hat, ist es die Aufregung in seiner Stimme, die Sie hören möchten.

Menschen zu helfen, Erfolge zu feiern und gute Ideen auszutauschen – so nutzen Sie Telefonkonferenzen, um den Teamgeist zu stärken und Ihren Gewinn zu steigern.

Leider können selbst die Hintergrundgeräusche des schlecht gewählten Standorts eines Anrufers eine gute Telefonkonferenz beeinträchtigen. Deshalb läuft alles reibungslos, wenn Sie sich richtig einrichten.

Sie müssen sich an einem ruhigen Ort aufhalten, an dem keine Hintergrundgeräusche in das Gespräch eindringen oder Sie ablenken, und Sie benötigen ein qualitativ hochwertiges Telefon, damit jeder alles hören kann, was er braucht.

Setzen Sie mit Achtsamkeit

Wenn es der Person, die Sie zur Telefonkonferenz eingeladen hat, egal war, was Sie von dem besprochenen Thema halten, hätte sie Sie in eine Gruppen-E-Mail gesetzt.

Sie werden zu dem Anruf eingeladen, weil jemand Ihr Gehirn haben möchte. Sie wollen nicht die Hälfte Ihres Gehirns haben, während Sie einige Dateien lesen oder ein paar E-Mails senden.

Führen Sie bei einer Telefonkonferenz niemals Multitasking durch.

Die Kehrseite davon ist, wenn Sie wirklich konzentriert sind und das Gefühl haben, einen Beitrag leisten zu wollen, Go For It! Es ist eine Tragödie, wenn jemand in einer Telefonkonferenz eine gute Idee unterdrückt.

Sie wurden zur Teilnahme eingeladen, seien Sie also nicht schüchtern.

Sprechen Sie!

Wenn Sie sprechen, stellen Sie sich vor, damit jeder weiß, wer Sie sind, auch wenn Sie nach ein oder zwei Minuten der Stille einchecken. Halten Sie Ihr Telefon nah an Ihren Mund oder nähern Sie sich dem Mikrofon. Beginnen Sie mit „Kann mich jeder hören?“ Sprechen Sie langsam und machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie zu laut sind. Die Leute können dich immer ablehnen, aber wenn du nicht laut genug bist, verschwendest du Zeit.

Sobald Sie den „Soundcheck“ bestanden haben, äußern Sie sich. Dafür sind Sie da. Wenn Sie das Wort ergreifen, bringen Sie Ihre Idee klar zum Ausdruck. Gleichzeitig ist es gut zu beachten, wann Sie den Großteil der Gespräche in einer Telefonkonferenz führen. Reden macht Spaß, aber man kann zu viel des Guten haben. Das gemeinsame Sprechen fördert den Teamgeist.

Technische

Auch hier gilt: Wenn es Ihre erste Telefonkonferenz ist, holen Sie sich technische Hilfe bei der Einrichtung und fragen Sie unbedingt, ob Ihr Telefon in Ordnung ist. Können die Leute dich hören, wenn du sprichst? Erzeugen Sie Echos? Die Verwendung eines hochwertigen Smartphones ist in Ordnung, aber schalten Sie alle möglichen Warnungen stumm.

Wenn Sie nur eine günstige Freisprecheinrichtung haben, können Sie zwar darüber hören, aber nur in das Headset sprechen. Benutzen Sie die Stummschalttaste Ihres Telefons, wenn Sie nicht sprechen, und halten Sie den Anruf nicht in der Warteschleife, damit Sie Muzak nicht in eine wichtige Diskussion übertragen.

"Vielen Dank für Ihren Anruf bei der RamJac Corporation. Aufgrund des hohen Anrufaufkommens..."

Denken Sie auch daran, dass es Tools gibt, die Ihnen das Leben bei der Bearbeitung von Anrufen für berufliche Zwecke erleichtern. Anstatt beispielsweise auf ältere analoge Festnetzdienste zurückzugreifen, verwenden Sie Apps für geschäftliche Telefonnummern wird die Erfahrung sowohl für Sie als auch für die Personen, mit denen Sie sprechen, nahtloser und bequemer.

Teamgeist aufbauen

Bei Telefonkonferenzen geht es darum, den Teamgeist zu stärken, indem wichtige Informationen ausgetauscht und gemeinsam Entscheidungen getroffen werden. Scheuen Sie sich nicht und kümmern Sie sich nicht um all die kleinen technischen Details. Wenn Sie ein gutes Telefon und einen ruhigen Standort haben, sind Sie auf der Gewinnerseite. Das Team kann Ihnen dabei helfen, die richtige Lautstärke einzustellen.

Ein berühmter Komiker sagte einmal: „90 % des Lebens zeigt sich.“ Der wichtigste Weg, um ein guter Konferenzteilnehmer zu sein, ist, dass Sie bei einer Telefonkonferenz Ihre volle Konzentration und Energie einbringen.