Durchführen von Telefonkonferenzen, die auf Kurs bleiben
Regelmäßige Meetings oder Telefonkonferenzen sind wichtig, um Beziehungen aufzubauen und gemeinsame Ziele zu erreichen. Das heißt, niemand wird gerne in Meetings hineingezogen, die sich in die Länge ziehen, aber wenig bewirken. Das Abhalten solcher Besprechungen kann nicht nur Zeit verschwenden und die Produktivität beeinträchtigen, zu viele dieser Arten von Anrufen können auch dazu führen, dass eingeladene Personen Ihre geplanten Besprechungen nicht ernst nehmen. Im heutigen Blog werden wir einige Tipps für die Durchführung einer Telefonkonferenz geben, die produktiver und weniger zeitaufwändig ist.
Ganz gleich, ob Sie Besprechungen verkürzen oder einfach sicherstellen möchten, dass alle Ihre Tagesordnungspunkte während Ihrer Konferenz behandelt werden, eine kleine Vorbereitung zusammen mit einer kostenlosen Telefonkonferenz-Software kann Ihnen dabei helfen, Besprechungen auf dem neuesten Stand und pünktlich zu halten.
Warum Telefon- und Videokonferenzen abhalten?
Warum nicht einfach eine Massen-E-Mail oder eine Gruppenchat-Nachricht senden, anstatt ein Meeting abzuhalten?
Sicher, E-Mails, IMs und Textnachrichten sind einfach – sie erfordern keine Planung und die Leute können nach Belieben darauf antworten. Einige Situationen erfordern jedoch mehr Live-Interaktion
(kein Wortspiel beabsichtigt). Telefon und Videokonferenzen helfen nicht nur beim Aufbau persönlicher Verbindungen zwischen entfernten Teilnehmern, sondern können auch effektiver sein, um Echtzeit-Diskussionen zu erleichtern. Die nächstbeste Möglichkeit zu einem persönlichen Treffen ist ein gut organisiertes Telefon- oder Videomeeting, mit dem in viel kürzerer Zeit viel mehr gesagt werden kann.
Wer möchte sich schließlich einen seitenlangen E-Mail-Thread durchlesen?
So starten Sie eine Telefonkonferenz
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Telefonkonferenz beginnt mit der Vorbereitung – wenn Sie wissen, wie Sie eine Telefonkonferenz richtig starten, wird die Steuerung und Verwaltung nach Beginn erheblich erleichtert. Obwohl das Einrichten einer Telefonkonferenz oder Videokonferenz sehr einfach ist, ist es immer gut, sich im Voraus mit den Grundlagen vertraut zu machen, wie z Telefonkonferenz.
Aufstellen einer realistischen Konferenzagenda
Einer der wichtigsten Schritte zur Vorbereitung einer erfolgreichen Telefonkonferenz ist die Aufstellung einer Agenda. Eine klare Tagesordnung muss zwar nicht unbedingt jede Minute der Diskussion während Ihres Anrufs diktieren, sie sollte jedoch detailliert genug sein, um als Richtlinie für Ihre geplanten Maßnahmen zu dienen. Wenn Sie beispielsweise eine einstündige Telefonkonferenz abhalten möchten, sollten Sie 15 Minuten für die Diskussion von vier verschiedenen Themen einplanen. Die Zeit für die einzelnen Tagesordnungspunkte hängt natürlich von der Anzahl der zu besprechenden Punkte und der erwarteten Teilnehmerzahl ab. Die Verwendung der verfügbaren kostenlosen Konferenzsoftware ist eine großartige Möglichkeit, die Zeit im Auge zu behalten, da viele dieser Dienste Online-Schnittstellen mit Uhren oder Timern bieten, die zu Beginn Ihres Anrufs ausgeführt werden.
So erhalten Sie eine Konferenzrufnummer
Dank der verschiedenen kostenlosen Konferenzlösungen war es noch nie so einfach, eine dedizierte Konferenzleitung zu erhalten. Nachdem Sie ein kostenloses Konto erstellt haben, weisen Ihnen die meisten Dienste eine Konferenzeinwahlnummer und einen eindeutigen Zugangscode zu, mit dem Sie sich jederzeit in Ihre Konferenzleitung einwählen können. Viele bieten auch an gebührenfrei premium sowie internationale Einwahlnummern.
So wählen Sie eine Telefonkonferenz
Hier kommt der komplizierte Teil ... nur ein Scherz! Um sich in eine Konferenz einzuwählen, rufen die Teilnehmer einfach die angegebene Einwahlnummer an und geben bei Aufforderung den der Konferenzleitung zugewiesenen Zugangscode ein. Da der Zugangscode jeder Konferenzleitung einzigartig ist, bestimmt der Zugangscode, den die Teilnehmer eingeben, wer in Ihren Anruf einsteigt (oder nicht einsteigt).
Bereiten Sie sich mit einer Meeting-Checkliste vor
Sicherzustellen, dass Ihre Telefonkonferenz reibungslos verläuft, ist so einfach wie das Ankreuzen von Kästchen. Die Checkliste für kostenlose Konferenz-Meetings ist Ihr Leitfaden für die Planung und Durchführung erfolgreicher Telefonkonferenzen und Web-Meetings.
Tipps für ein effektives Meeting-Management
Ob Sie ein Meeting persönlich, telefonisch oder per Videokonferenz veranstalten, viele davon gleich Anforderungen des Managements erfüllen gelten immer noch – wie zum Beispiel das Festlegen einer definierten Agenda, das Einladen aller geeigneten Personen und das Beschränken von tangentialen Gesprächen auf ein Minimum. Ein Vorteil von Telefon- und Webkonferenzen gegenüber persönlichen Besprechungen ist jedoch die Kontrolle, die dem Konferenzmoderator gewährt wird. Zu wissen, wie man ein Konferenzgespräch effektiv führt, bedeutet zu wissen, wie man diese Kontrollen nutzt.
So führen Sie eine Telefonkonferenz mithilfe der Moderatorsteuerungen effektiv durch
Die Steuerelemente des Konferenzmoderators ermöglichen es dem Besprechungsleiter zu bestimmen, wer während einer Telefonkonferenz gehört werden kann und wer nicht. Zusätzlich zu den veränderbaren Konferenzeinstellungen ermöglichen die meisten kostenlosen Softwaredienste für Konferenzgespräche Moderatoren, ihre Konferenzen über Telefontastaturbefehle und Online-Dashboard-Steuerelemente zu steuern. Funktionen des Online-Dashboards, wie z aktiver Lautsprecher, ermöglichen Moderatoren, während eines Anrufs im Auge zu behalten, wer gerade spricht und teilnimmt. Indem es Moderatoren ermöglicht, (potenziell) störende Teilnehmer zum Schweigen zu bringen, ist es einfacher, Meetings auf Kurs zu halten und tangentiale Gespräche einzudämmen.
Denken Sie daran: Bleiben Sie ruhig und Telefonkonferenz!
Während eine Konferenz einschüchternd erscheinen mag, ist es mit den richtigen Tools und ein wenig Know-how sehr einfach, ein erfolgreiches Telefonat zu führen. Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, können Sie jederzeit die FreeConference-Supportseite um mit einem Conferencing-Experten in Kontakt zu treten!
Melden Sie sich an und halten Sie sich an Ihre Meeting-Agenda!
Die Pioniere der kostenlosen Telefonkonferenztechnologie FreeConference.com und sein Expertenteam sind hier, um Ihnen zu helfen, die Kunst erfolgreicher Telefonkonferenzen zu meistern. Mit nur wenigen Mausklicks sind Sie auf dem Weg zu Ihren eigenen Telefonkonferenzen und Online-Meetings. Hier anmelden!
