Da immer mehr Unternehmen online gehen, werden Webkonferenzen und Präsentationen immer beliebter. Obwohl die Konferenzsoftware jeden Tag ausgefeilter wird, wird sich ein virtuelles Meeting oder eine Präsentation immer von einem persönlichen Powwow unterscheiden. Das soll nicht heißen virtuelle Treffen sind dem traditionelleren Modell unterlegen. Webkonferenzen haben gegenüber persönlichen Gesprächen mehrere Vorteile, bringen jedoch ihre ganz eigenen Anforderungen mit sich. Um Ihnen bei der Zusammenstellung einer fesselnden, unvergesslichen virtuellen Präsentation oder eines Meetings zu helfen, haben wir eine Liste mit 6 goldenen Regeln zusammengestellt, um Webkonferenzen ansprechend zu gestalten. Denken Sie daran: Eine erfolgreiche Webkonferenz erfordert echte Arbeit!
1. Bereiten Sie sich auf eine erfolgreiche Webkonferenz vor:
Vorbereitung ist für den Erfolg in fast allen Lebensbereichen von unschätzbarem Wert, aber wenn es darum geht, ein sympathisches virtuelle Präsentation, es ist noch wichtiger. Versenden Sie in der Woche vor dem Meeting eine Agenda an alle Teilnehmer, was besonders wichtig ist, wenn Sie mehrere Redner empfangen. Visuals, wie Folien oder Videos, sollten ebenfalls vor dem Meeting gesendet werden. Dies gibt Ihrem Team die Möglichkeit, sich mit den Inhalten vertraut zu machen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie mindestens einen Tag im Voraus Anmeldeinformationen (Zugangscodes, URLs und Einwahlnummern) senden, damit die Teilnehmer ihre Software bei Bedarf aktualisieren können. Bieten Sie jedem Teilnehmer immer eine Möglichkeit, Sie offline zu erreichen, falls er technische Schwierigkeiten hat.
2. Opfere Chit Chat und Ice Breakers nicht:
Wenn Sie ein virtuelles Meeting abhalten, ist es verlockend, in dem Moment, in dem sich die letzte Person einloggt, direkt in die Agenda zu starten. Bekämpfen Sie diese Versuchung! Persönliche Besprechungen sind selten so strukturiert. Es gibt oft ein bisschen Smalltalk und leichtes Beisammensein, bevor es zu Messingnägeln kommt. Dies ist entscheidend für den Aufbau einer positiven Beziehung zu Ihrem Team, die die Zusammenarbeit in Zukunft erleichtern wird. Integrieren Sie ein soziales Element in Ihr virtuelles Event, indem Sie mit einem Eisbrecher beginnen. Stellen Sie einfach jedem Teammitglied, was es am Wochenende gemacht hat oder eine ähnliche Frage, bevor Sie sich der Aufgabe zuwenden.
3. Halten Sie es ruhig und minimieren Sie Hintergrundgeräusche:
Autoalarmanlagen, laute Heizkörper und unberechenbare Mobiltelefone können den Ablauf jeder Präsentation stören, aber das gilt insbesondere dann, wenn Sie es sind eine Webkonferenz veranstalten. FreeConference bietet eine Vielzahl nützlicher Moderatorsteuerungen wie den Präsentationsmodus, der alle Teilnehmer des Anrufs außer dem Sprecher stummschaltet und so die Hintergrundgeräusche am Standort jedes Teilnehmers begrenzt. Weitere Tipps zur Aufrechterhaltung der Audioqualität Ihres Anrufs finden Sie unter So halten Sie Konferenzleitungen frei und unterbrechungsfrei.
4. Halten Sie es kurz und halten Sie sich an die Protokolle Ihrer Telefonkonferenz:
Wenn es darum geht, die Präsentation selbst zu gestalten, ist es wichtig, sich der Grenzen eines virtuellen Meetings im Vergleich zu einem persönlichen Gespräch bewusst zu sein. Denken Sie daran, dass jedes Mitglied Ihres Publikums längere Zeit vor seinem Computer sitzt. Für eine erfolgreiche Webkonferenz ist es am besten, auf den Punkt zu kommen. Informieren Sie Ihr Publikum, aber überfordern Sie es nicht. Erstellen Sie ein starkes Thema für Ihre Präsentation. Überlegen Sie, was Ihr Publikum von dieser Präsentation erwartet, und versuchen Sie dann, es so prägnant wie möglich zu vermitteln. Wenn es wichtig ist, viel Boden zu schaffen, geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, sich die Beine zu vertreten oder einen Kaffee zu trinken. Versuchen Sie Ihr Bestes, um nicht von der Tagesordnung des Meetings abzuweichen; Sie möchten, dass Ihr Publikum eine realistische Vorstellung davon hat, wie lange die Präsentation dauern wird.
5. Halte die Aufmerksamkeit deines Publikums, indem du interessant bleibst:
Vergessen Sie nie, dass die Teilnehmer Ihres virtuellen Meetings in der Regel unbeaufsichtigt an ihrem Computer sitzen. Dies bedeutet, dass Sie mit den Katzen-Memes eines Internets konkurrieren. Binden Sie Ihr Publikum ein, indem Sie häufig Fragen stellen. Die Handheben-Funktion von FreeConference macht es einfach, genau zu bestimmen, wer eine Antwort hat, und verhindert, dass die gesamte Gruppe gleichzeitig spricht. Der Q&A-Modus ermöglicht es den Teilnehmern, sich selbst stummzuschalten und die Stummschaltung aufzuheben. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie Ideen von Ihren Teammitgliedern im Crowdsourcing sammeln möchten. Vergessen Sie nicht, nach jeder Präsentation den Raum für Fragen zu öffnen, und denken Sie daran, sich etwas langsamer zu bewegen als bei einem typischen persönlichen Treffen. Die meisten Kommunikationssysteme haben eine Verzögerung von zwei bis drei Sekunden; Vergessen Sie also nicht, länger als gewöhnlich zu pausieren, wenn Sie auf eine Antwort warten.
6. Halten Sie es hübsch – verwenden Sie visuelle Präsentationen:
Neben dem Stellen von Fragen gibt es noch andere Dinge, die Sie tun können, um Ihr Publikum zu beschäftigen. Das Hinzufügen eines starken visuellen Elements zu Ihrer Präsentation ist der Schlüssel zum Erfolg Webkonferenz interessant. Visuals können die Take-Home-Punkte der Präsentation verbessern und in einigen Fällen sogar ein Element von Humor oder Unterhaltung zu einer ansonsten trockenen Präsentation hinzufügen. Wenn Sie Folien verwenden, achten Sie darauf, dass sie einfach und übersichtlich gehalten werden. Jede Folie sollte sich auf eine Idee beschränken und nur die wichtigsten Informationen enthalten. Dies hält Ihre Folien in Bewegung, verleiht Ihrer Präsentation Schwung und verhilft Ihnen zu einer erfolgreichen Webkonferenz.
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