5 Möglichkeiten, wie Sie immer noch Zeit in Ihren Meetings verschwenden (und wie Sie das ändern können!)

Treffen Sie John:

Heute ist der Tag!

„Beep beep beep“, der Smartphone-Wecker durchbricht die lange Stille des Schlummers und weckt John für einen weiteren Arbeitstag. Als sich seine Gedanken zu vereinen beginnen, wird ihm klar: Dies ist nicht nur „ein weiterer Arbeitstag“, es ist das größte Treffen seiner jungen Karriere.

John war schon immer ein harter Arbeiter; er ist oft der erste im büro und der letzte, der geht, erledigt seine arbeit immer pünktlich und hilft manchmal sogar kollegen, ihre termine einzuhalten.

Doch trotz seiner Arbeitsmoral wurde John immer... übersehen. Er war der letzte in seiner Klasse, der befördert wurde und hatte immer Mühe, die Aufmerksamkeit seiner Vorgesetzten zu erhalten.

Aber das alles endet heute. Dies ist die Chance, auf die John gewartet hat.

„Okay John, atme tief durch“, murmelt John vor sich hin und isst leise sein Müsli. Ein Tropfen Milch läuft an seinem Kinn herunter, aber er ist zu beschäftigt, um es zu bemerken – er kann nur an das große Meeting denken.

„Es steht viel auf dem Spiel und dieses Treffen muss perfekt verlaufen. Ich sollte die Schritte zum Erfolg für ein bedeutendes Meeting durchgehen.“

#1 Meine Teilnehmer im Voraus vorbereiten

Die Leute machen das Meeting: Deshalb muss ich alle nötigen einladen und die Teilnehmerliste überprüfen. Auf diese Weise können Entscheidungen in der Sitzung getroffen werden.

Ich habe auch eine E-Mail mit allen Präsentationsmaterialien und Ressourcen gesendet, die für mein Meeting benötigt werden. Da es viel zu erzählen geben wird, habe ich dafür gesorgt, dass alle Vorarbeiten abgeschlossen sind.

#2 Eine gute Agenda haben

Eine vorgefertigte Agenda zu haben und zu verteilen ist der wichtigste Faktor für ein erfolgreiches Meeting, da Sie damit Ziele definieren, andere alarmieren und die Kontrolle über meine Konferenz übernehmen können.

Meine Agenda enthält auch eine persönliche Checkliste, die mir hilft, das Tempo der Konferenz zu moderieren.

Die Teilnehmer haben nur eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne, daher ist Zeitmanagement entscheidend!

#3 Eine inklusive Meeting-Umgebung schaffen

Wenn das Meeting beginnt, werde ich alle meine Mitglieder auffordern, alle unnötigen Technologien auszuschalten. Da viele wichtige Entscheidungen zu treffen sind, brauche ich als Letztes Ablenkungen und Smartphones können das größte Portal dafür sein.

Ich muss auch sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat zu sprechen und sich wohl fühlt, ehrlich mit unserer Situation umzugehen.

Bleiben Sie immer beim Thema.

#4 „Der Parkplatz“ verwenden

Apropos beim Thema bleiben, der Parkplatz kann eine Rettung für ein schiefgelaufenes Meeting sein, da er die Wiederaufnahme „würdiger“ Themen sichert und mir gleichzeitig die Lizenz gibt, das Gespräch wieder auf die Tagesordnung zu lenken.

Wenn ein Besprechungsteilnehmer ein Thema anspricht, das für die Tagesordnung nicht relevant ist, schreibe ich seine Idee in den Abschnitt Parkplatz der Tagesordnung und sage ihm, dass wir es später noch einmal aufgreifen können.

#5 Nachverfolgung

Mit etwas Glück wird das Meeting reibungslos verlaufen und alle seine Ziele erreichen – aber es besteht immer die Möglichkeit, dass etwas nicht nach Plan läuft.

Ich werde stark abschließen müssen, indem ich alle Aktionspläne, die während des Meetings vereinbart wurden, erneut darlege, einschließlich derer, denen jede Aufgabe zugewiesen wurde und was ihre Frist ist.

Ich werde auch sicher sein, alle Informationen und Entscheidungen mit allen Nicht-Teilnehmern zu teilen, damit sie nicht aus dem Kreis gelassen werden.

John kichert leise und klopft sich selbst auf die Schulter...

"Gutes Gespräch. Ich habe alles für das größte Ereignis meiner Karriere getan. Hoffentlich zahlt sich die harte Arbeit aus.“

Nachdem er sich mit einer Serviette in der Nähe die Mundwinkel abgetupft hat, steht er vom Couchtisch auf und verlässt die Küche.

John zieht seinen Glücksanzug und seine Krawatte an, holt tief Luft und geht aus der Tür.

Es ist sonnig.

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