Der Schlüssel zu einem effektiven formellen Meeting ist eine gut durchdachte Agenda. Wenn Sie sich im Vorfeld vorbereiten, indem Sie im Vorfeld eine Agenda mit detaillierten Informationen zum Meeting schreiben, sparen Sie nicht nur Zeit für alle Beteiligten, sondern das Ergebnis ist wahrscheinlicher.
Hier sind 5 Punkte, die Sie beim Erstellen einer effektiven Meeting-Agenda immer berücksichtigen sollten:
5. Definieren Sie das Besprechungsziel. (Oder Ziele)
Dies könnte der wichtigste Teil der Tagesordnung sein. Es gibt den Zweck des Meetings und das Ergebnis oder die Entscheidung an, die Sie am Ende erreichen möchten. Es ermöglicht allen Beteiligten, ein klares Verständnis davon zu bekommen, was Sie erreichen möchten und warum ihre Teilnahme geschätzt wird.
Wenn die Agenda beinhaltet, mit dem Ziel zu beginnen, konzentrieren Sie sich mehr auf das Endergebnis. während Sie den Rest der Meeting-Agenda erstellen und die Effizienz Ihres Meetings verbessern, bevor es überhaupt beginnt.
Sehen Sie sich die Besprechungsliste an!
4. Skizzieren Sie eine Liste mit Themen der Tagesordnung für die Besprechung
Nachdem das Ziel des Treffens festgelegt wurde, bereiten Sie sich mit einer Liste wichtiger Diskussionsthemen auf das Treffen vor.
Jedes Diskussionsthema sollte dazu beitragen, das Besprechungsziel zu erreichen. Die Liste kann kurz sein, sollte aber detailliert genug sein, damit sich die Teammitglieder auf das Teammeeting vorbereiten können, um einen effektiven Beitrag zu leisten.
Eine gängige Methode besteht darin, jedes Thema als Frage zu positionieren. Dies kurbelt den Denkprozess für Ihre Teilnehmer an und bietet eine Überprüfung seiner Relativität zum Besprechungsziel.
Jedes Thema sollte einen Eigentümer und eine bestimmte Zeitdauer haben, um das Thema zu behandeln. Die Themenverantwortung bietet Verantwortlichkeit. Ein Zeitrahmen hält das Meeting im Zeitplan. Laden Sie hier unsere kostenlose Tagungsagenda herunter: Kostenloser Download der Konferenz-Meeting-Agenda
3. Identifizieren Sie die Liste der erforderlichen Teilnehmer
Die Herausforderung stellt sich nicht bei der Entscheidung, wen man einlädt, sondern wen man nicht einlädt. Auf dieser Liste sollten nur Personen stehen, die wirklich an dem Meeting teilnehmen müssen.
Wenn Sie Ihre Besprechungsziele festgelegt und Besprechungsthemen zugewiesen haben, sollten Sie eine gute Grundlage haben, um Ihre Teilnehmerliste fertigzustellen. Stellen Sie sich vor diesem Hintergrund drei Fragen, wenn Sie jeden Besprechungsteilnehmer in Betracht ziehen. Wenn Sie eine der Fragen mit Ja beantworten, fügen Sie ihn oder sie der Liste der Tagesordnungspunkte hinzu:
- Muss er/sie anwesend sein, um das Meeting-Ziel zu erreichen?
- Verfügt er/sie über wertvolles Wissen oder Fachwissen, das das Ergebnis beeinflussen könnte?
- Ist er/sie direkt vom Endergebnis des Ziels betroffen?
Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie erwägen, seine Anwesenheit optional zu machen. Sie können stattdessen jederzeit eine Zusammenfassung, eine Aufzeichnung oder eine Transkription nach dem Meeting senden. Besprechungsprotokoll von einem Protokollführer, nicht immer erforderlich.
Eine der größten Beschwerden über Geschäftstreffen ist, dass sie Zeitverschwendung sind. Das Verwalten von Meetings wird einfacher, wenn die Synchronisierungen etwa 30 Minuten dauern. Respektieren Sie die Zeit Ihrer Kollegen, ohne Zeit zu verschwenden oder Ergebnisse zu verlieren.
2. Hinterlassen Sie am Ende Ihrer Meeting-Agenda einen Abschnitt für Aktionspunkte und Diskussionen außerhalb des Themas
Die Nachbereitung ist ebenso wichtig wie das Meeting selbst. Unten im Vorlage für die Tagesordnung einer Besprechungist es von Vorteil, einen Abschnitt einzubauen, in dem die Teilnehmer Notizen machen, Aktionspunkte, Entscheidungen und Erkenntnisse dokumentieren können. In diesem Abschnitt werden die in der Besprechung gezogenen Schlussfolgerungen organisiert und die Teilnehmer können sich den Prozess vorstellen, der danach stattfinden muss.
Während des Meetings können unerwartete Themen auftauchen, die den Fokus vom Endziel ablenken. Um auf Kurs und pünktlich zu bleiben, „parken“ Sie die themenfremde Diskussion auf dem „Parkplatz“, normalerweise am Ende der Tagesordnung, um sie außerhalb des vorherigen Meetings erneut zu besuchen. Ein anderer gebräuchlicher Begriff dafür ist „Lass uns das offline nehmen“.
1. Überprüfen Sie zu guter Letzt die Besprechungsdetails wie Zeit, Ort und Konferenzlogistik
Dies ist besonders wichtig, wenn Teilnehmer aus der Ferne an Ihrem Meeting teilnehmen. Stellen Sie sicher, dass alle Konferenzdetails klar umrissen und korrekt sind, einschließlich Einwahlnummern, Zugangscodes und Links zu Ihrem Online-Meetingraum.
Oder erstellen Sie ein Meeting mit FreeConference.com und die Konferenzdetails werden zusammen mit Ihrer Meeting-Agenda in alle Einladungen und Erinnerungen eingefügt.
Versuchen Sie, die Tagesordnung mindestens 48 Stunden im Voraus zu versenden.
Die Vorankündigung gibt den Teilnehmern Zeit, sich auf die Vorstandssitzung vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie keine Konflikte in ihrem Zeitplan haben.
Versuchen Sie, die Tagesordnung mindestens 48 Stunden im Voraus zu versenden.
Die Vorankündigung gibt den Teilnehmern die Zeit, sich auf das Meeting vorzubereiten und sicherzustellen, dass es keine Konflikte in ihrem Zeitplan gibt.
