3 einfache Schritte zum besten virtuellen Meeting, das Sie je veranstaltet haben

Es ist unwahrscheinlich, dass ein virtuelles Meeting persönliche Meetings vollständig ersetzen wird, aber mit der schnellen Expansion und sich entwickelnden Technologien senken Unternehmen die Kosten für die Durchführung virtueller Meetings, während die Teammitglieder räumlich getrennt sind. Während effektive Meetings im Allgemeinen einer ähnlichen Richtlinie folgen, ist die Durchführung virtueller Arbeit im Online-Besprechungsraum kann eine einzigartige Reihe von Herausforderungen darstellen – hier sind 3 Tipps für Meetings, um die besten virtuellen Meetings zu veranstalten.

1) Bereiten Sie, genau wie bei persönlichen Treffen, die virtuelle Arbeit vor Ihrer Telefonkonferenz vor

Dies gilt möglicherweise für Meetings im Allgemeinen, aber ein virtuelles Meeting kann anfälliger für einen Konzentrations- oder Produktivitätsverlust sein, wenn Teammitglieder sich nur gegenseitig Text vorlesen oder zum ersten Mal von einem Thema hören. Erteilen Sie ein paar Hausaufgaben und stellen Sie sicher, dass die Tagesordnung rechtzeitig vor Beginn verteilt wird, damit die Teammitglieder ihre Denkweise anpassen und vor der virtuellen Telefonkonferenz etwas Schwung entwickeln können.

Zur Vorbereitung gehört auch die Kenntnis der technischen Aspekte der Online-Besprechungsraum. Stellen Sie sicher, dass das Meeting trotz technischer Schwierigkeiten beginnen kann, und seien Sie einfallsreich genug, um Teammitgliedern Ratschläge zu geben, die technische Fragen haben.

2) Die Etikette für virtuelle Meetings ist für die virtuelle Arbeit immer noch wichtig

Die Etikette bei Teambesprechungen ist in einem virtuellen Besprechungsraum wichtiger als bei einer normalen Besprechung. Hier sind einige Regeln, die durchgesetzt werden müssen: Verbieten Sie Multitasking. Wenn Teammitglieder zu Beginn der Besprechung etwas anderes tun oder ein Nebengespräch führen, wird die Telefonkonferenz nutzlos. Zwei Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen, bestehen darin, das Video ein- und auszuschalten und unnötige Anrufer stummzuschalten.

Geben Sie jedem Teammitglied die Möglichkeit, sich zu Wort zu melden. In einer regulären Besprechung ist es bereits schwierig, die Konzentration aufrechtzuerhalten. Die Etikette bei Teambesprechungen muss besonders ansprechend sein, wenn es sich um virtuelle Arbeit handelt, da andernfalls die Produktivität gefährdet ist. Schaffen Sie eine integrative Atmosphäre, in der sich die Teammitglieder frei äußern können, ohne Angst vor Kritik oder Unterbrechungen haben zu müssen.

3) Ihr Online-Besprechungsraum sollte nicht „nur für die Arbeit“ bestimmt sein

Normalerweise versammeln sich die Teammitglieder nach einem persönlichen Treffen um den Wasserkühler, um zu besprechen, was ihnen an dem, was stattgefunden hat, gefällt und was nicht. Dies kann bei Videoanrufen unerreichbar sein, da die Teilnehmer räumlich getrennt sind, aber es ist wichtig, dass das Team Vertrauen und Chemie aufbaut.

Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu erreichen: Die eine besteht darin, es zu formalisieren; Sorgen Sie dafür, dass jeder sein Feedback zum Meeting ohne Konsequenzen abgibt, um die Transparenz im Team zu fördern. Der andere ist der informelle Ansatz, wie er in den meisten Gesprächen über Wasserkühler zum Ausdruck kommt. Melden Sie sich nach der Besprechung als Moderator ab und lassen Sie die Teammitglieder noch 2 Minuten lang miteinander reden. Unabhängiger Dialog und Feedback können Arbeitsbeziehungen entwickeln und die Etikette zukünftiger Teambesprechungen verbessern.

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