Les trucades de conferència són una part important de la comunicació empresarial moderna, ja que permeten als equips col·laborar i mantenir-se connectats fins i tot quan no es troben a la mateixa ubicació. Però, siguem sincers, les trucades de conferència també poden ser una font de frustració i confusió. Per assegurar-vos que les vostres trucades de conferència funcionin correctament i de manera eficient, aquí teniu les 7 millors pràctiques que heu de seguir:
És important respectar el temps de tothom, així que assegureu-vos d'iniciar la trucada a l'hora convinguda. Si sou vosaltres qui organitzeu la trucada, envieu un recordatori uns minuts abans perquè tothom sàpiga que s'inicia la sessió.
Abans de la convocatòria, creeu una agenda i distribuïu-la a tots els participants. Això ajudarà a tothom a seguir el camí i saber què esperar de la trucada.
Al principi de la trucada, dediqueu uns minuts a presentar tots els participants. Això ajudarà a tothom a posar noms a les cares i farà que la trucada sigui més personal i atractiva.
Si teniu diapositives o altres ajudes visuals, compartiu-les durant la trucada. Això ajudarà a tothom a mantenir-se concentrat i compromès i facilitarà la comprensió de la informació. Molts proveïdors de trucades de conferència ofereixen compartició de pantalla, compartició de documentsg, i an pissarra en línia als seus portals en línia o podeu enviar diapositives o PDF per correu electrònic abans de la vostra trucada.
Assegureu-vos de parlar clarament i a un ritme constant durant la trucada. Això ajudarà a tothom a entendre el que estàs dient i evitarà malentesos.
Fomentar la participació durant la convocatòria donant temps per a preguntes i discussió. Això ajudarà a tothom a mantenir-se compromès i garantirà que no es perdin punts importants.
De la mateixa manera que és important començar la trucada a temps, també és important acabar-la a temps. Si teniu una hora de finalització pactada, assegureu-vos de tancar la trucada en aquest moment. En el paisatge dels negocis moderns, remots reunions híbrides i les conferències telefòniques s'han convertit en eines indispensables per a la col·laboració. Malgrat els problemes tècnics ocasionals, aquestes reunions virtuals permeten debats dinàmics i la presa de decisions a través de les barreres geogràfiques.
Si seguiu aquestes 7 bones pràctiques, podeu assegurar-vos que les vostres trucades de conferència siguin productives, eficients i agradables per a tots els implicats.
Si esteu buscant una plataforma fiable i fàcil d'utilitzar per a les vostres conferències gratuïtes, no busqueu més que www.FreeConference.com. Amb una qualitat d'àudio nítida, una interfície fàcil d'utilitzar i una varietat de funcions convenients, com ara compartir la pantalla i la gravació de trucades, www.FreeConference.com és la solució perfecta per a totes les vostres necessitats de trucada de conferència. A més, és totalment gratuït d'utilitzar, així que no hi ha cap raó per no provar-ho. Fes-avui i experimenta per tu mateix la comoditat i la simplicitat de www.FreeConference.com.
Tant si necessiteu reprogramar una reunió, convidar més participants o cancel·lar una trucada de conferència programada, podeu fer-ho tot de forma ràpida i senzilla des del vostre compte de FreeConference.
Sabíeu que vosaltres i els vostres interlocutors podeu utilitzar la informació d'accés a la conferència per? mantenir una trucada de videoconferència en qualsevol moment? Programació de la vostra conferència o no és necessari enviar invitacions a través del nostre sistema, ja que la vostra línia de conferències està disponible en qualsevol moment. Simplement proporcioneu a les persones que truquen el vostre número de marcatge per a conferències, el codi d’accés i l’hora que desitgeu que truquin. Si voleu enviar una conferència formal invitació a la reunió o editeu els detalls de la conferència programada, podeu fer-ho fàcilment seguint les instruccions següents:
Per fer qualsevol tipus de canvi en una propera reunió programada:
Canviar l'hora de la conferència (reprogramar una reunió)Després de trobar la conferència, voleu tornar a programar-lo a la secció "propera" i fer clic a "edita":
Tots els participants que figuren a la llista d’invitacions rebran una notificació per correu electrònic informant-los de la nova hora de la conferència.
Per enviar invitacions automàtiques addicionals mitjançant FreeConference:
Un cop hàgiu fet clic a "Programació", els participants nous rebran una invitació automàtica per correu electrònic per a la vostra conferència. Els participants existents no rebran una segona invitació tret que hagin canviat altres detalls, com ara el tema, la data o l’hora.
.
Per obtenir més informació sobre com fer canvis a una conferència programada, també podeu consultar el nostre article d'assistència Com puc editar la trucada programada?
És tan fàcil!
Gràcies als avenços en tecnologia de comunicacions (sobretot Internet), és més fàcil que mai connectar-se i fer negocis a persones de diferents parts del món. En l'economia mundial actual, les conferències telefòniques internacionals són habituals i són molt senzilles de configurar. Ara, abans de marxar a organitzar la vostra propera conferència internacional, aquí teniu 5 consells sobre l'etiqueta empresarial internacional que us ajudaran a garantir que la vostra trucada vagi sense problemes i amb èxit.
És bo poder programar una conferència internacional en qualsevol moment, però això no vol dir que sigui bo programar una conferència internacional. Quan planifiqueu una trucada de conferència entre parts de diferents parts del món, assegureu-vos de tenir en compte les diferències de zona horària perquè ningú hagi d’estar despert a les 2 del matí. Si organitzeu una reunió amb clients que paguen, intenteu adaptar-ne l’horari, fins i tot si voleu acabar trucant fora del vostre horari laboral normal. Afortunadament, aquí tenim la nostra pròpia eina de gestió de zones horàries FreeConference.com això fa que sigui fàcil trobar un moment adequat per programar trucades de conferència entre persones en diferents zones horàries.
Encara que el vostre marcatge telefònic dedicat és útil per a les trucades d'última hora. Estaria bé proporcionar als vostres participants una llista de números de marcatge perquè puguin triar-ne un que sigui un número domèstic perquè puguin evitar pagar les tarifes de trucades internacionals del seu operador. Aquest és un dels consells d’etiqueta empresarial més importants. Com a convidat a la vostra conferència telefònica, us agradaria trucar-vos si feu aquest pas addicional i m’ajudeu a estalviar diners.
FreeConference proporciona gratuït i premium números de marcatge internacional per a més de 50 països, inclosos els Estats Units, el Canadà i el Canadà Regne Unit, Germany, Austràlia, i més. Consulteu la nostra llista completa de números de telèfon i tarifes aquí.
Com ja sabreu, les persones de diverses parts del món tendeixen a expressar-se de manera diferent. Tot i que ser directe i inicial és normal en algunes cultures, no ho és en altres. Prendre temps per endavant per conèixer algunes de les normes culturals de qui parlarà pot ajudar a evitar possibles malentesos i pot ser una conferència internacional més exitosa.
A regla universal Els consells sobre l’etiqueta empresarial són que mai no heu de fer esperar els altres. Us recomanem que estigueu preparats i preparats per a la vostra trucada almenys entre 5 i 10 minuts abans de l'hora prevista d'inici de la conferència. Tot i que algunes cultures valoren més la puntualitat que d’altres, “el meu temps és més valuós que el vostre” no es tradueix bé en cap idioma.
T’ho puc dir de primera mà, com a persona que realitza conferències internacionals amb freqüència, l’excusa "Estic en un altre fus horari" que no vol.
Les plataformes de trucades de conferència com FreeConference són fàcils d’utilitzar i de disseny intuïtiu, però sempre és una bona idea prendre uns minuts per familiaritzar-se amb els diversos característiques i controls del moderador disponible. Això us pot ajudar a estar més preparat durant la vostra conferència telefònica i us pot estalviar la vergonya potencial de semblar que no sabeu què feu. Podria ser distret (i, de vegades, vergonyós) quan passegeu pels controls durant el començament de la conferència.
En cas de dubte, FreeConference.com està dedicat Atenció al client l'equip sempre està a punt per ajudar-vos i només us truca o envieu un correu electrònic.
Tot i que tenen la intenció de facilitar la comunicació, les oficines de concepte obert de vegades poden sentir que fan qualsevol cosa que no sigui per a les persones que hi fan conferències. Al bloc d’avui oferirem alguns consells per fer conferències de manera més eficaç i millorar la productivitat en oficines amb planta oberta.
Tant si la seva missió és difondre la consciència sobre qüestions socials, ajudar els membres desafavorits de les seves comunitats o canviar les polítiques públiques, sense ànim de lucre estan compromesos amb la seva causa. Per ser efectius, les organitzacions sense ànim de lucre han de confiar en la seva capacitat per comunicar-se amb persones tant dins com fora de la seva organització per a diversos propòsits. Aquests inclouen esforços de recaptació de fons, divulgació pública, esdeveniments de voluntariat i molts altres. Gràcies a trucada de conferència gratuïta serveis, xarxes socials i altres plataformes, mai no ha estat tan fàcil (ni menys costós) per al personal sense ànim de lucre transmetre el seu missatge. A continuació, es mostren algunes de les maneres en què la tecnologia de trucades de conferència els ajuda a fer-ho:
Com a població, hem realitzat molts estudis darrerament en els esforços per esbrinar per què funcionen o no les reunions.
Sovint els hem etiquetat com una tradició ineficient; normalment es considera una pèrdua de temps (tret que la gent vingui realment preparada) i és segur suposar que tots hem assistit a almenys una reunió sense preparar-nos. Llavors, què dóna? Per què són tan difícils de preocupar les reunions? Per què són tan difícils de gestionar? Per què els seguim tenint??
Moltes empreses han incorporat elements d’intel·ligència artificial, tant per mantenir-se al dia de les tendències actuals com per facilitar les seves operacions quotidianes. Si alguna vegada heu mantingut una conversa amb un servei de resposta automàtica en línia, heu interactuat amb la intel·ligència artificial. Aquests desenvolupaments han proporcionat una infinitat de beneficis per a aquells que els utilitzen. Aquí teniu algunes vies que potser heu estat passant per alt.
Etiqueta de conferència telefònica: Mentre que el regles no escrites de conferència sens dubte no són difícils de seguir, hi ha alguns mals hàbits de trucades de conferència a tenir en compte que poden fer que els vostres companys de trucada torni bo (tant si us ho diuen com si no). Tot i que algunes d’aquestes trucades en conferència no-no poden semblar de sentit comú (com trucar tard a una conferència), potser us sorprendrà la freqüència amb què alguns d’aquests mals hàbits poden desvirtuar l’experiència general d’una conferència telefònica per a tots els implicats. Amb el nou any a la volta de la cantonada, vam pensar que compartiríem alguns dels nostres mals hàbits de conferència. (més ...)
A ningú li agrada gastar temps i diners viatjant per reunions. Mantingueu-vos al dia ocupat i estalvieu diners mitjançant solucions de trucades de conferència gratuïtes per comunicar-vos amb els vostres col·legues de manera ràpida i eficaç.
Els correus electrònics composts per text sovint no transmeten el matís d'una situació i perden completament el to de veu desitjat per l'orador. Hi ha el risc que el correu electrònic no arribi a les safates d'entrada dels destinataris del correu electrònic, per la qual cosa heu d'utilitzar Verificador de registres SPF i prendre altres mesures de seguretat del correu electrònic.
Les trucades de conferència gratuïtes solen seguir els desenvolupaments que requereixen una resposta ràpida, tot i que un missatge de ràdio titulat "URGENT" presenta un cert grau d'ira. Els líders poden transmetre exactament el que necessiten de cada individu i establir l’estat d’ànim per a la resta de l’empresa.
Això fa un llarg camí cap a l'establiment de comunicacions laterals i esforços de cooperació entre departaments o divisions separats d'una empresa que d'una altra manera funcionaria sola.
Tothom coneix les responsabilitats que s’esperen d’ells mateixos i dels altres. La falta de voluntat de treballar amb altres persones es pot reduir al brot des del primer moment i es poden establir plans d’acció clars. Ningú no necessita jugar a un joc de telèfon amb una dotzena de persones per fer coses bàsiques.
Els correus electrònics en cadena triguen més a esbrinar-se que participar en una conferència telefònica gratuïta i són simplement molestos. Amb prou feines heu tingut prou temps per posar-vos al dia abans que una nova resposta no hagi canviat el joc o la gent respongui pel seu propi temps sense arribar al centre de la qüestió. Conferències telefòniques gratuïtes posa tothom a la mateixa pàgina alhora.
No haureu d’esperar mitja hora a la sala de juntes per esperar un o dos que arribin tard, i encara podeu fer altres treballs mentre espereu realment heu d’esperar a una trucada de conferència.
Podeu treballar en els vostres projectes des de la comoditat del vostre escriptori o fins i tot des de casa fins que tothom estigui a punt. Les conferències telefòniques també permeten participar a les persones amb molt poc temps d’antelació, aconseguint l’equilibri adequat entre velocitat i formalitat.
De la mateixa manera, la gent pot marcar una conferència telefònica des de qualsevol lloc mentre fa gairebé qualsevol cosa. Podeu participar des de casa, la feina, el gimnàs, mentre passegeu o fins i tot conduint si teniu uns auriculars per al cotxe. Les trucades de conferència no requereixen que estigueu en un lloc específic en un moment concret. Tothom té un telèfon mòbil, tauleta, ordinador o fins i tot un bon telèfon a l’antiga a les rodalies en tot moment.
Eliminar les tarifes de viatge compta com un avantatge evident, sí, però tots els participants es poden escoltar en una conferència telefònica. Ningú en particular ha estat relegat a l’extrem de la sala de reunions i ningú no ha d’alçar la veu només per ser escoltat. Les trucades de conferència situen tothom a una distància igual del cap de taula.
Es poden ignorar els correus electrònics, però no les trucades. Les conferències requereixen la presència vocal i auditiva del participant. Els líders i els empleats de tots els nivells poden fer-se responsables, i tothom es pot veure obligat a reconèixer el problema que ens ocupa. La responsabilitat de lliurar resultats a un líder empresarial i a col·legues afegeix un nivell de pressió entre iguals que posa la gent tardana en línia amb la resta del grup.
Aquí el teniu; solucions de conferència telefònica resoldre múltiples problemes en un sol cop. Les trucades no es perden en la barreja, donen veu a tothom, són convenients i eliminen la confusió. Estalvieu temps i diners amb trucades de conferència gratuïtes per a la vostra propera reunió i torneu al vostre ocupat dia amb temps lliure.
