Com a població, hem realitzat molts estudis darrerament en els esforços per esbrinar per què funcionen o no les reunions.
Sovint els hem etiquetat com una tradició ineficient; normalment es considera una pèrdua de temps (tret que la gent vingui realment preparada) i és segur suposar que tots hem assistit a almenys una reunió sense preparar-nos. Llavors, què dóna? Per què són tan difícils de preocupar les reunions? Per què són tan difícils de gestionar? Per què els seguim tenint??
En la seva major part, el tema de les reunions ineficaços gira al voltant de les nocions de compromís, preparació, comunicació, concisiói desenvolupament concret.
És difícil motivar les persones a les quals no els importa el que es discuteix.
És encara més difícil avançar quan la gent no té la informació necessària.
Es converteix en un repte organitzar debats constructius quan la gent no es troba a la mateixa pàgina.
És gairebé impossible tirar endavant quan s’enfonsa amb trivialitats diàries, i és així Certament no és fàcil assolir objectius quan els projectes no es poden acabar a temps.
Llavors, com podem avançar millor?
La majoria de la gent vol discutir coses que els afecten directament. Les coses bones que cal presentar durant les reunions són la discussió sobre qüestions que impliquen diferents departaments, ja que els recursos s’han assignat amb l’únic propòsit de debats en grup.
Preneu-vos el temps per considerar si aquest problema afecta l’equip que tractareu a la reunió. Agrairan el vostre desig d’incloure-les.
És important que els vostres equips s’avancin a l’hora de prendre decisions o reunions importants que impliquin preparació, ja que voleu maximitzar el temps amb totes les parts implicades. Intentar informar a la gent mentre altres, que s’han preparat, seuen i esperen, és una bona manera de deixar el vostre equip frustrat i incongruent.
Preneu-vos el temps per tenir en compte el següent: Si rebés una invitació per participar en aquesta reunió, tindria la informació necessària per participar d’una manera activa, informada i constructiva?
La gent no pot ser útil si no sap el que busca. Delimiteu per al grup el que espereu de les seves respostes. L’enfocament basat en preguntes us ajuda a obtenir respostes més útils del vostre equip, però només si saben per a quines respostes s’utilitzen.
Feu-lo saber si esteu celebrant la reunió perquè pugueu obtenir informació per a una decisió més àmplia. Si necessiteu una caixa de ressonància sobre una idea nova, indiqueu-ho a l'agenda. Si esteu cercant un consens al final de la reunió, escriviu-ho i deixeu molt clar que l'objectiu final del debat és decidir sobre alguna cosa.
Preneu-vos el temps per llistar les vostres expectatives al començament de la reunió, perquè tothom sàpiga per què les heu reunit.
Mantenir un grup nombrós de persones sobre el tema és un repte, mentre que mantenir-los en el calendari és gairebé impossible. Per aquest motiu, és vital gestionar el vostre temps de manera efectiva a cada reunió. Això es pot fer mitjançant l'ús d'un fitxer agenda ben feta.
Esbossar cada secció / pregunta / tema en un període de temps. Aquest període de temps hauria d’assignar un adeq
una quantitat considerable de temps per a la discussió, la revisió i la conclusió. Això és important per esbossar abans de la reunió: sovint, acabareu sentint que algunes qüestions necessiten més temps al consell o es poden reduir significativament.
Preneu-vos el temps per considerar com podeu passar el millor temps en aquesta reunió. Quant de temps voldríeu dedicar a cada tema de debat? Aquesta discussió trigarà més temps que val la pena?
Sense compromís, preparació, comunicació i gestió del temps, les possibilitats de florir del vostre negoci són reduïdes. Les vostres reunions vagaran; frustraràs els teus empleats; els vostres projectes cauran i es quedaran al pàrquing.
És important establir objectius i esforçar-se constantment per assolir-los. La raó per la qual la gent té reunions és consolidar els seus esforços en un tema determinat amb l'objectiu d'aconseguir alguna cosa. No deixeu que un historial de reunions poc brillants sigui el motiu pel qual no arribeu a on voldríeu ser.
Preneu-vos el temps per establir objectius i torneu-los a visitar amb freqüència.
Aquí a Freeconference, quan algú no pot fer una reunió, és una emergència. Ens trobem al mercat de les reunions productives i volem que maximitzeu el temps dedicat a col·laborar, ja sigui a distància conferències virtuals, o en persona a una taula de la sala de juntes.
Tant si la vostra última reunió va ser efectiva com si no, què fer després de completar-la determina la eficàcia de la propera reunió. El nostre consell és:
Feu una agenda de reunions sòlida.
Compromet la gent.
Prepareu el vostre personal.
Transmet els vostres interessos.
Fixeu-vos objectius i feu-los comuns.
Respecteu el seu temps.
I no ho oblideu, una mica d’agraïment recorre un llarg camí. Agraïu-los el seu compromís; agrair-los el seu temps; agrair-los les seves idees.
No estaríem enlloc si no fos per la col·laboració. No deixeu que els minuts de la reunió es perdin. Torna a Fer que les reunions siguin importants.
FreeConference.com el proveïdor de trucades de conferència original gratuït, que us ofereix la llibertat de triar com connectar-vos a la reunió en qualsevol lloc i en qualsevol moment sense compromís.
Creeu un compte gratuït avui mateix i experimenteu teleconferències gratuïtes, descàrrega gratuïta de vídeo, intercanvi de pantalla, conferències web i molt més.
[ninja_form id = 7]
Creeu el vostre compte de FreeConference.com i accediu a tot el que necessiteu perquè la vostra empresa o organització pugui començar a funcionar, com ara el vídeo i Compartir pantalla, Programació de trucades, Invitacions per correu electrònic automatitzades, recordatoris, I més.
