নতুন বছর এমন একটি সময় যখন আমরা নিজেদের জন্য লক্ষ্য নির্ধারণ করি যাতে আমাদের আরও ভালো দেখায়, ভালো লাগে এবং আরও সফল হয়। আপনি যদি কোন ব্যবসায় বা অলাভজনক প্রতিষ্ঠানের সাথে জড়িত থাকেন, তাহলে 2018 এর শুরু হল আপনার সংগঠন যেভাবে মিটিং পরিচালনা করে সে বিষয়ে পুনর্বিবেচনার উপযুক্ত সময়। আজকের নতুন বছরের ব্লগ পোস্টে, আমরা আপনার সাথে এমন কিছু আইডিয়া শেয়ার করতে চাই যা 2018 সালে আপনার গ্রুপ বা কোম্পানির মিটিংগুলিকে আরও ভাল এবং আরও ফলপ্রসূ করতে পারে।
যদি আপনি আগে থেকে তা না করে থাকেন, তবে সভার আগে একটি আলোচ্যসূচি বিতরণ করলে তা সকলের সময়ের সর্বোত্তম ব্যবহারে সাহায্য করবে এবং সভা মূল বিষয় থেকে সরে যাবে না। আপনার সভার আমন্ত্রিতদের ইমেল বা ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ পাঠানোর সময় , আলোচনার জন্য ৫-১০টি মূল বিষয়ের একটি আলোচ্যসূচি অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি সংশ্লিষ্ট সকলকে আগে থেকে পরিকল্পনা করতে এবং আলোচ্য বিষয়গুলো সম্পর্কে তাদের প্রাসঙ্গিক নোট, কাজ বা চিন্তাভাবনা প্রস্তুত করতে সাহায্য করবে।
যদিও বোর্ড মিটিং ঐতিহ্যগতভাবে একটি কনফারেন্স টেবিলের চারপাশে বসে অনুষ্ঠিত হয়, সাম্প্রতিক বছরগুলিতে বোর্ড সদস্য এবং কর্মীদের মধ্যে দাঁড়িয়ে মিটিং করার প্রবণতা বেড়েছে—এবং এর পেছনে যথেষ্ট কারণও রয়েছে। অ্যালেন ব্লুডর্ন এবং তাঁর সহকর্মীদের করা ১৯৯৯ সালের একটি গবেষণার ফলাফল অনুসারে , বসে করা মিটিংগুলো অংশগ্রহণকারীদের দাঁড়িয়ে করা মিটিংয়ের তুলনায় কেবল ৩৪% পর্যন্ত বেশি সময়ই নেয় না, বরং এর ফলাফলও কোনোভাবেই বেশি ফলপ্রসূ হয় না।
ভিডিও কনফারেন্সিং বিশ্বের যেকোনো স্থানে মানুষের সংযোগের সুবিধাজনক উপায়। মাসে একবার, কর্মীদের তাদের কর্মস্থল থেকে শারীরিকভাবে আহ্বান করার জন্য টেনে নিয়ে যাওয়ার পরিবর্তে, নতুন, প্রাসঙ্গিক উন্নতিতে সবাইকে ধরতে আপনার দলের সাথে একটি দ্রুত ভিডিও কনফারেন্স স্থাপন করুন। প্রত্যেকের জন্য চেক-ইন করার জন্য, তারা যা কাজ করছে তা ভাগ করে নেওয়ার এবং গ্রুপের সাথে তাদের যে কোনও ধারণা, উদ্বেগ বা প্রশ্ন প্রকাশ করার জন্য এটি একটি দুর্দান্ত সুযোগ।
নিয়মিতভাবে সশরীরে সভা আয়োজন করা আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে যোগাযোগ, সহযোগিতা এবং উৎপাদনশীলতা বাড়াতে সাহায্য করতে পারে— তবে, প্রতিটি সভায় সবসময় সবাইকে উপস্থিত রাখা সম্ভব হয় না। এই ধরনের ক্ষেত্রে, ভিডিও কনফারেন্সিং সেইসব অংশগ্রহণকারীদের ইন্টারনেটের মাধ্যমে দূর থেকে আলোচনায় অংশ নেওয়ার সুযোগ করে দেয়, যারা শারীরিকভাবে সভায় উপস্থিত হতে পারেন না। এইভাবে, শুধুমাত্র আমন্ত্রিতদের মধ্যে কেউ অফিসের বাইরে আছেন বলেই আপনাকে সভা বাতিল বা স্থগিত করতে হবে না!
আপনি বার্ষিক বোর্ড মিটিং করুন বা সাপ্তাহিক স্টাফ মিটিং, ফোন বা ইন্টারনেটের মাধ্যমে বিনামূল্যে একাধিক পক্ষকে আপনার মিটিংয়ে সহজে যুক্ত করার সুবিধা থাকাটা কখনোই খারাপ কিছু নয়। ২০০০ সাল থেকে FreeConference.com ব্যক্তি, ব্যবসার মালিক এবং অলাভজনক প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের প্রায় কোনো খরচ ছাড়াই ভার্চুয়াল মিটিং করতে সাহায্য করে আসছে। আপনি যদি এখনও তা না করে থাকেন, তবে ২০১৮ সালে বিনামূল্যে টেলিফোন এবং ওয়েব কনফারেন্স কলিংয়ের সুবিধাটি গ্রহণ করছেন না কেন ? আজই শুধু আপনার নাম, ইমেল এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে শুরু করুন!
আপনার FreeConference.com অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন এবং আপনার ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের কাজ দ্রুত শুরু করার জন্য প্রয়োজনীয় সবকিছুর অ্যাক্সেস পান, যেমন ভিডিও ও স্ক্রিন শেয়ারিং , কল শিডিউলিং , স্বয়ংক্রিয় ইমেল আমন্ত্রণ, রিমাইন্ডার এবং আরও অনেক কিছু।
