বিনামূল্যে এইচআর ভিডিও কনফারেন্সিং সফটওয়্যার

একটি এইচআর টিম প্রতি সপ্তাহে যে পাঁচটি বিষয় অনুভব করে, সেগুলো বেছে নিন:

• কোনো প্রার্থী বা নতুন কর্মী কি কোনো অ্যাকাউন্ট বা ডাউনলোড ছাড়াই এক ক্লিকে যোগদান করতে পারেন?
• পর্যালোচনা বা অভিযোগ জানানোর জন্য রুমটি কি যথেষ্ট ব্যক্তিগত, এবং এতে কি এনক্রিপশন ও মিটিং লকের ব্যবস্থা আছে?
• মিটিংয়ের কি কোনো সময়সীমা আছে, যার কারণে অনবোর্ডিং বা প্রশিক্ষণ সেশন সংক্ষিপ্ত করতে হতে পারে?
• একটি সর্বজনীন সভায় ক্যামেরার সামনে কতজন থাকতে পারেন, এবং আরও লোক যুক্ত করতে কত খরচ হয়?
• আপনি কি কোনো অনবোর্ডিং বা প্রশিক্ষণ সেশন রেকর্ড করে পরে পুনরায় ব্যবহার করতে পারেন?

FreeConference প্রথম তিনটি সুবিধার সমাধান করে, যেমন ব্রাউজার-ভিত্তিক যোগদান, DTLS ও SRTP এনক্রিপশন, মিটিং লক এবং কোনো সময়সীমা না থাকা। এটি বিনামূল্যে ভিডিওতে ৫ জন পর্যন্ত (এবং ফোন লাইনে আরও ১০০ জন) সমর্থন করে এবং পেইড প্ল্যানে রেকর্ডিং ও ২৫০ জনের সেশন যুক্ত করে। যেকোনো এইচআর ভিডিও কনফারেন্সিংকে এই একই তালিকার সাথে তুলনা করলেই আপনি দেখতে পাবেন যে কেন একটি বিনামূল্যের প্ল্যানই যথেষ্ট।

না। আপনি যাকে আমন্ত্রণ জানান, তিনি কোনো অ্যাকাউন্ট বা আগে থেকে কিছু ইনস্টল করার ঝামেলা ছাড়াই মিটিং লিঙ্ক ব্যবহার করে সরাসরি ব্রাউজার থেকে যোগ দিতে পারেন। এইচআর-এর জন্য, এটি একটি বড় বাধা দূর করে। একজন উদ্বিগ্ন নতুন কর্মী, বাইরের কোনো প্রার্থী, বা এমন কোনো ফ্রন্টলাইন কর্মী যিনি খুব কমই ভিডিও টুল ব্যবহার করেন, তিনি সাইন-আপ স্ক্রিনে আটকে না থেকে এক ক্লিকেই রুমে যোগ দিতে পারেন। আপনার দিক থেকেও মিটিং সেট আপ করা ঠিক ততটাই সহজ, কারণ আপনি কয়েক সেকেন্ডের মধ্যেই এটি তৈরি করে ফেলেন এবং সময় হলে রুমটি খুলে দেন। এই এক-ক্লিকে যোগদানের সুবিধাটিই একটি ব্যস্ত টিমের জন্য এইচআর ভিডিও কনফারেন্সিং সফটওয়্যারকে উপযুক্ত করে তোলার অন্যতম প্রধান কারণ।

HIPAA কমপ্লায়েন্স একটি নির্দিষ্ট ও স্বতন্ত্র আবশ্যকতা, এবং সাধারণ এনক্রিপশন থেকে এটি ধরে নেওয়া যায় না। FreeConference সাধারণ HR-এর পরিবর্তে স্বাস্থ্যসেবার জন্য একটি HIPAA-সম্মত পরিষেবা বাজারজাত করে, তাই যদি আপনার HR-এর কাজ সুরক্ষিত স্বাস্থ্য তথ্যের (যেমন কিছু সুবিধা বা আবাসন সংক্রান্ত রেকর্ড) সাথে সম্পর্কিত হয়, তবে সেই ডেটার জন্য এটি ব্যবহার করার আগে FreeConference-এর স্বাস্থ্যসেবা পৃষ্ঠাটি পর্যালোচনা করুন এবং বিক্রেতার সাথে সঙ্গতিপূর্ণ কনফিগারেশন ও একটি বিজনেস অ্যাসোসিয়েট অ্যাগ্রিমেন্ট নিশ্চিত করুন। দৈনন্দিন HR কথোপকথনের জন্য, যা গোপনীয় কিন্তু সুরক্ষিত স্বাস্থ্য তথ্য নয়, উপরে উল্লিখিত এনক্রিপশন এবং মিটিং-লক নিয়ন্ত্রণগুলোই প্রাসঙ্গিক সুরক্ষা।

FreeConference-এর এইচআর-এর জন্য ভিডিও কনফারেন্সিং সফটওয়্যারটি অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে অডিও এবং ভিডিও এনক্রিপ্ট করে DTLS এবং SRTP ব্যবহার করে, যে নিরাপত্তা প্রোটোকলগুলো WebRTC ব্যবহার করে। ফলে, বেতন-ভাতা সংক্রান্ত আলোচনা, কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা বা বিদায়ী সাক্ষাৎকার আদান-প্রদানের সময় সুরক্ষিত থাকে। সবাই এসে গেলে একজন হোস্ট রুমটি লক করে দিতে পারেন এবং একটি ওয়ান-টাইম অ্যাক্সেস কোড ব্যবহার করতে পারেন, যাতে কোনো অনাহূত ব্যক্তি প্রবেশ করতে না পারে। FreeConference আপনার ব্যক্তিগত তথ্য বিক্রিও করে না। বিক্রেতার নিরাপত্তা সংক্রান্ত একটি আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনার জন্য, আপনার প্রয়োজনীয় নির্দিষ্ট নিয়ন্ত্রণগুলো নিশ্চিত করতে আপনার টিমকে FreeConference-এর গোপনীয়তা এবং নিরাপত্তা পৃষ্ঠাগুলো দেখতে বলুন।

ফ্রি প্ল্যানে, একবারে সর্বোচ্চ ৫ জন ভিডিওতে থাকতে পারেন এবং একই কলে ফোনে আরও ১০০ জন পর্যন্ত যোগ দিতে পারেন। এটি বেশিরভাগ এইচআর মিটিংয়ের জন্য যথেষ্ট: যেমন—ওয়ান-অন-ওয়ান মিটিং, ইন্টারভিউ, একটি ছোট অনবোর্ডিং সেশন বা টিম চেক-ইন। পুরো টিমের জন্য অল-হ্যান্ডস মিটিং বা ওপেন-এনরোলমেন্ট ব্রিফিংয়ের মতো ক্ষেত্রে, যেখানে অনেককে ক্যামেরার সামনে থাকতে হয়, সেখানে প্রো প্ল্যানটি ওয়েবে ভিডিওর সীমা বাড়িয়ে ২৫০ জন পর্যন্ত করে দেয়। ফোন লাইনের সংযোগ সবসময়েই যথেষ্ট থাকে, ফলে দুর্বল ইন্টারনেট সংযোগ থাকা কর্মীরাও এতে অংশ নিতে পারেন।

মডারেটর কন্ট্রোল হোস্টকে সেশনের প্রবাহের নিয়ন্ত্রণ দেয়। কোনো বেনিফিটস প্রশ্নোত্তর পর্ব, প্রশিক্ষণ বা অল-হ্যান্ডস মিটিং চলাকালীন, হোস্ট কে কথা বলবে তা পরিচালনা করতে পারেন, পারিপার্শ্বিক কোলাহল কমাতে পারেন এবং আলোচনাকে এমনভাবে পরিচালনা করতে পারেন যাতে সবাই একসাথে কথা বলতে শুরু না করে — একটি বড় এইচআর সেশনকে কার্যকর রাখতে ঠিক এই ধরনের কাঠামোরই প্রয়োজন হয়।

এই একই নিয়ন্ত্রণগুলো মানবসম্পদ বিভাগের সংবেদনশীল কাজের জন্য গোপনীয়তা রক্ষাকবচ হিসেবেও কাজ করে। একজন আয়োজক স্পষ্টভাবে দেখতে পারেন কারা উপস্থিত আছেন, উদ্দিষ্ট অংশগ্রহণকারীরা এসে গেলে রুমটি লক করে দিতে পারেন এবং আমন্ত্রিত নন এমন কারও কাছে কোনো গোপনীয় পর্যালোচনা বা শাস্তিমূলক আলোচনা বন্ধ রাখতে পারেন।

এইচআর বিভাগগুলোর জন্য ফ্রি কনফারেন্সের ভিডিও কনফারেন্সিং সফটওয়্যারটি এই পরিস্থিতি সামাল দেওয়ার জন্যই তৈরি করা হয়েছে। মিটিংয়ের আগে, যে কেউ বিনামূল্যে কানেকশন টেস্ট করতে পারেন। এটি একটি দ্রুত ডায়াগনস্টিক প্রক্রিয়া যা তাদের মাইক্রোফোন, ক্যামেরা, অডিও এবং ইন্টারনেট সংযোগ পরীক্ষা করে, ফলে অনবোর্ডিং সেশনের প্রথম পাঁচ মিনিট নষ্ট না করে সমস্যাগুলো আগেই ধরা পড়ে। এরপরও যদি কানেকশনে ভিডিও চালানো না যায়, তবে সেই ব্যক্তি অডিওতে সুইচ করতে পারেন অথবা একটি স্থানীয় নম্বর ব্যবহার করে সাধারণ ফোন থেকে ডায়াল-ইন করে বাকি সবার সাথে একই মিটিংয়ে থাকতে পারেন। আপনাকে রুমে থাকা সবচেয়ে দুর্বল কানেকশনযুক্ত ব্যক্তির কথা মাথায় রেখে এইচআর সেশন ডিজাইন করতে হবে না।

হ্যাঁ। FreeConference-এ কল শিডিউলিং, স্বয়ংক্রিয় ইমেল আমন্ত্রণ এবং রিমাইন্ডারের সুবিধা রয়েছে, তাই একটি নির্দিষ্ট সাপ্তাহিক ওয়ান-অন-ওয়ান বা ত্রৈমাসিক পর্যালোচনা চক্র একবার সেট করে চালু রাখা যায়। অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ের আগে আমন্ত্রণ এবং একটি তাগাদা পান, যা মিটিংয়ে অনুপস্থিতি এবং সময়সূচী পরিবর্তনের মতো সমস্যাগুলো কমিয়ে আনে, যা এইচআর ক্যালেন্ডারের সময় নষ্ট করে।

যেহেতু এটি গুগল ক্যালেন্ডার এবং আউটলুকের সাথে একযোগে কাজ করে, তাই মিটিংটি সেখানেই যুক্ত হয় যেখানে কর্মীরা তাদের দিনের কার্যক্রম খোঁজেন। পর্যালোচনাটি ক্যালেন্ডারে দেখা যায়, রিমাইন্ডারটি তা মনে করিয়ে দেওয়ার কাজটি করে, এবং এইচআর বিভাগকে সকালবেলা বারবার লিঙ্ক পাঠাতে হয় না।

হ্যাঁ। যে রুমে অনবোর্ডিং এবং রিভিউয়ের কাজ হয়, সেটিই এইচআর-এর নিয়োগ প্রক্রিয়ার জন্যও সমানভাবে কার্যকর—যেমন প্রথম ধাপের প্রার্থী বাছাই, নিয়োগ কমিটির প্যানেল আলোচনা এবং নেতৃত্বের সাথে চূড়ান্ত আলোচনা। প্রার্থীরা ব্রাউজার লিঙ্কের মাধ্যমে যোগ দেন এবং তাদের কিছু ডাউনলোড করার প্রয়োজন হয় না, যা আপনার কোম্পানির সাথে প্রথমবার পরিচিত হওয়া কোনো ব্যক্তির জন্য অভিজ্ঞতাটিকে সহজ রাখে।

স্ক্রিন শেয়ারিং একজন প্রার্থীকে তার পোর্টফোলিও বা কাজের নমুনা প্রদর্শন করার সুযোগ দেয়, যা প্যানেলের সদস্যরা সরাসরি দেখতে পারেন। এছাড়া, মডারেটর কন্ট্রোল একজন হায়ারিং ম্যানেজারকে একাধিক সাক্ষাৎকার গ্রহণকারীর কথোপকথন সুশৃঙ্খল রাখতে সাহায্য করে। যে এইচআর টিম আলাদা কোনো প্ল্যাটফর্মে নিয়োগ প্রক্রিয়া চালাতে চায় না, তাদের জন্য কর্মী নিয়োগের বাকি কার্যক্রমের সাথে সাক্ষাৎকারগুলোকে একই জায়গায় রাখলে ব্যবস্থাপনার জন্য একটি টুল কমে যায়।

হ্যাঁ। কোম্পানি-ব্যাপী অনুষ্ঠানের জন্য, প্রো প্ল্যানটি ওয়েবে ২৫০ জন পর্যন্ত অংশগ্রহণকারীকে সমর্থন করে, যা বেশিরভাগ অল-হ্যান্ডস মিটিং, ওপেন-এনরোলমেন্ট ব্রিফিং এবং সংস্থা-ব্যাপী প্রশিক্ষণের জন্য যথেষ্ট। হোস্ট মডারেটর টুলের সাহায্যে রুমের নিয়ন্ত্রণ রাখেন, ফলে বিশাল সংখ্যক দর্শকের উপস্থিতি অপ্রাসঙ্গিক কথাবার্তায় পরিণত না হয়ে নিয়ন্ত্রণযোগ্য থাকে।

প্রো প্ল্যানটিতে ইউটিউবে লাইভ স্ট্রিমিংয়ের সুবিধাও রয়েছে, যা তখন কাজে আসে যখন কোনো এইচআর আপডেট মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের চেয়েও বৃহত্তর দর্শকের কাছে পৌঁছানোর প্রয়োজন হয়। রেকর্ডিংয়ের সাথে মিলিত হয়ে, এটি এইচআর-কে ইভেন্টটি লাইভ পরিচালনা করার পাশাপাশি যারা উপস্থিত থাকতে পারেননি তাদের জন্যও এটি সহজলভ্য করে তোলার একটি উপায় দেয়।