Để khởi động một dự án đòi hỏi một hệ thống quy trình và những cá nhân tài năng để hoàn thành công việc. Về cơ bản, nó không hề đơn giản!
Việc dựa vào hội nghị truyền hình để cộng tác với nhiều nhóm và cá nhân đòi hỏi sự tổ chức và triển khai quản lý dự án hiệu quả trên nhiều văn phòng, phòng ban và cấp bậc khác nhau. Sự gắn kết, giao tiếp và tập trung hóa là những yếu tố then chốt. Cho dù bạn đang làm việc với ai, dù là bên liên quan, khách hàng hay nhân viên, đều có rất nhiều yếu tố cần xem xét từ khâu lên ý tưởng đến khi hoàn thành.
Bất kỳ và mọi dự án đều yêu cầu kiến thức toàn diện về vòng đời của dự án. Biết cách chức năng của từng giai đoạn cung cấp những hiểu biết có giá trị về cách tiếp cận nó. Nhưng hội nghị truyền hình hoạt động như thế nào để trao quyền cho quy trình của bạn? Hãy cùng xem qua khuôn khổ của 5 giai đoạn quản lý dự án.
Trách nhiệm của người quản lý dự án là phải hiểu, lập kế hoạch và xây dựng giai đoạn "khởi động" dự án bằng cách nắm vững năm bước quản lý dự án. Điều này giúp cung cấp một bản kế hoạch rõ ràng và súc tích về cách ý tưởng sẽ chuyển từ trừu tượng thành hiện thực. Được phát triển bởi Viện Quản lý Dự án (PMI), 5 giai đoạn để hiện thực hóa bất kỳ dự án nào như sau:
KHAI THÁC. Bắt đầu
Giai đoạn đầu tiên của vòng đời, việc bắt đầu yêu cầu một cuộc họp khởi động lặp lại trong khách hàng và nhà đầu tư. Đây là nơi các mục tiêu, mục tiêu, nghi ngờ, mối quan tâm và bất kỳ suy nghĩ và ý tưởng ban đầu nào được thảo luận. Khi những người ra quyết định không chỉ tập trung tại một vị trí, bạn có thể dựa vào việc thiết lập một cuộc họp trực tuyến để trò chuyện video hoặc cuộc gọi hội nghị để thảo luận về các điểm cần thảo luận sau:
KHAI THÁC. Lập kế hoạch
Khi các mục tiêu đã được đặt ra và thống nhất, có thể hiểu rõ hơn ý tưởng rõ ràng hơn về kết quả cuối cùng. Làm việc ngược lại để hình dung và hình thành một tập hợp các kế hoạch để mọi người tuân theo các hướng dẫn của nhóm từ giai đoạn bắt đầu cho đến khi hoàn thành.
Tiến hành các cuộc họp trực tuyến để:
Giai đoạn lập kế hoạch rất quan trọng để tìm hiểu 5 thành phần sau:
3. Thực hiện
Trưởng nhóm và quản lý dự án được đưa vào hoạt động để xây dựng các sản phẩm, là người trung gian cho khách hàng, hoàn thành nhiệm vụ, triển khai quy trình và nhiều hơn nữa. Giao tiếp trực tiếp giữa tất cả các bộ phận của dự án là cần thiết và quan trọng đối với sự thành công của việc đưa ý tưởng vào cuộc sống. Kết hợp Công cụ cộng tác có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp này, đảm bảo sự phối hợp và chia sẻ thông tin liền mạch giữa các thành viên trong nhóm.
Cần thiết cho giai đoạn thực hiện:
Minh bạch4. Giám sát và Kiểm soát
Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể quản lý nó. Giai đoạn này yêu cầu kiểm tra để đảm bảo mọi thứ đều phù hợp với những gì đã thống nhất trước đó. Các chỉ số hoạt động chính là gì? Cần thực hiện những gì để đáp ứng thời hạn và các thông số tài chính?
Tổ chức các cuộc họp trực tuyến với những người chủ chốt để kiểm tra định kỳ, đánh giá và báo cáo hiệu suất. Bạn có thể thực hiện các bài thuyết trình từ xa qua hội nghị video bao gồm quy trình làm việc, tài liệu và tệp quan trọng , và bất cứ điều gì cần được chia sẻ và phổ biến. Khi bạn cần hiểu rõ hơn về các hoạt động hàng ngày của nhóm, đặc biệt là khi họ không làm việc tại văn phòng - đó là lúc bạn cần sử dụng phần mềm để giám sát nhân viên làm việc tại nhà . Không chỉ vì lý do năng suất, mà còn vì phân tích có thể giúp xác định các điểm nghẽn trong quy trình hoặc nhóm đang sử dụng các ứng dụng lỗi thời.
5. Đóng cửa
Kết thúc dự án cũng quan trọng như bắt đầu nó. Còn được gọi là giai đoạn “theo dõi”, đây là khoảng thời gian khi dự án hoàn thành đã sẵn sàng để ra mắt công chúng. Trọng tâm chính ở đây là phát hành và phân phối sản phẩm.
Điều quan trọng đối với người quản lý dự án là đánh giá vòng đời của dự án từ đầu đến cuối bằng cách:
Một số điểm thảo luận về cuộc họp trực tuyến bao gồm:
Hãy để FreeConference.com cung cấp cho công ty bạn nền tảng hội nghị truyền hình quản lý dự án rõ ràng và hiệu quả, cần thiết để tạo sự gắn kết và tập trung hóa trong mọi khía cạnh quản lý dự án. Với nhiều tính năng, khả năng tích hợp dễ dàng và chất lượng video và âm thanh cao, bạn có thể kỳ vọng dự án của mình sẽ được truyền đạt và cộng tác một cách toàn diện.
Hãy tạo tài khoản FreeConference.com và truy cập mọi thứ bạn cần để doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn hoạt động hiệu quả ngay lập tức, chẳng hạn như chia sẻ video và màn hình , lên lịch cuộc gọi , lời mời qua email tự động, nhắc nhở và nhiều hơn nữa.
