เหตุใดการประชุมจึงไม่ได้ผล - และวิธีแก้ไข

เราในฐานะประชากรได้ดำเนินการศึกษาหลายครั้งเมื่อเร็วๆ นี้ ในความพยายามที่จะค้นหาว่าเหตุใดการประชุมจึงได้ผล - หรือไม่ได้ผล

บ่อยครั้งที่เรามองว่าการประชุมเป็นประเพณีที่ไร้ประสิทธิภาพ มักถูกมองว่าเป็นเรื่องเสียเวลา (เว้นแต่ว่าทุกคนจะเตรียมตัวมาอย่างดี) และเราก็คงเดาได้ว่าทุกคนเคยเข้าร่วมประชุมโดยไม่ได้เตรียมตัวมาอย่างน้อยหนึ่งครั้ง แล้วทำไมล่ะ? ทำไมการประชุมถึงไม่น่าสนใจ? ทำไมการจัดการประชุมถึงยาก? ทำไมเราถึงยังคงจัดประชุมกันอยู่?

อะไรคือปัญหา?

โดยส่วนใหญ่แล้ว ปัญหาของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพมักเกี่ยวข้องกับแนวคิดเรื่องการมีส่วนร่วมการเตรียมตัวการสื่อสารความกระชับและการพัฒนาที่เป็นรูปธรรม

เป็นการยากที่จะจูงใจคนที่ไม่สนใจว่ากำลังพูดถึงอะไร

การก้าวไปข้างหน้าเป็นเรื่องยากยิ่งขึ้นเมื่อผู้คนไม่มีข้อมูลที่จำเป็น

กลายเป็นเรื่องท้าทายที่จะจัดการอภิปรายเชิงสร้างสรรค์เมื่อผู้คนไม่อยู่ในหน้าเดียวกัน

แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะก้าวหน้าหากจมอยู่กับเรื่องเล็กน้อยในชีวิตประจำวัน และแน่นอนว่าการบรรลุเป้าหมายนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลยหากโครงการต่างๆ ไม่สามารถดำเนินการให้เสร็จทันเวลา

แล้วเราจะก้าวไปข้างหน้าอย่างไรดี?

ดึงดูดผู้คนให้เข้ามามีส่วนร่วม

คนส่วนใหญ่ต้องการพูดคุยถึงสิ่งที่ส่งผลกระทบโดยตรง สิ่งที่ดีที่ควรพูดถึงในระหว่างการประชุมคือการอภิปรายในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับแผนกต่างๆ เนื่องจากมีการจัดสรรทรัพยากรเพื่อวัตถุประสงค์เดียวในการอภิปรายกลุ่ม

ใช้เวลาในการพิจารณาว่าปัญหานี้ส่งผลต่อทีมที่คุณจะกล่าวถึงในที่ประชุมหรือไม่ พวกเขาจะซาบซึ้งในความปรารถนาของคุณที่จะรวมพวกเขาไว้

เตรียมพร้อม

สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้ทีมของคุณทราบล่วงหน้าเมื่อต้องตัดสินใจหรือการประชุมที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมตัว เนื่องจากคุณต้องการเพิ่มเวลาให้สูงสุดกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง การพยายามแจ้งให้ผู้อื่นทราบในขณะที่คนอื่นๆ ที่เตรียมการ นั่งรอ เป็นวิธีที่ดีในการทำให้ทีมของคุณผิดหวังและไม่ลงรอยกัน

ใช้เวลาพิจารณาสิ่งต่อไปนี้: หากคุณได้รับคำเชิญให้เข้าร่วมการประชุมนี้ คุณจะมีข้อมูลที่จำเป็นในการเข้าร่วมในรูปแบบที่กระตือรือร้น รับทราบข้อมูล และสร้างสรรค์หรือไม่?

การทำความเข้าใจประเด็น

ผู้คนไม่สามารถช่วยเหลืออะไรได้หากพวกเขาไม่รู้ว่าคุณกำลังมองหาอะไร ระบุสิ่งที่คุณคาดหวังจากคำตอบสำหรับกลุ่ม วิธีการที่อิงตามคำถามจะช่วยให้คุณได้รับคำตอบที่เป็นประโยชน์มากขึ้นจากทีมของคุณ แต่เฉพาะในกรณีที่พวกเขารู้ว่าคำตอบของพวกเขากำลังถูกใช้อยู่

ทำให้เป็นที่รู้จักหากคุณกำลังจัดการประชุมเพื่อรวบรวมข้อมูลสำหรับการตัดสินใจที่ใหญ่ขึ้น หากคุณต้องการกระดานเสียงเกี่ยวกับแนวคิดใหม่ ให้ระบุในวาระการประชุม หากคุณกำลังมองหาฉันทามติเมื่อสิ้นสุดการประชุม ให้เขียนสิ่งนั้นลงไปและทำให้ชัดเจนว่าเป้าหมายสุดท้ายของการสนทนาคือการตัดสินใจบางอย่าง

ใช้เวลาเขียนความคาดหวังของคุณในตอนเริ่มการประชุม เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าทำไมคุณถึงรวบรวมมันมา

การบริหารเวลา

การทำให้คนกลุ่มใหญ่พูดคุยกันในหัวข้อที่เกี่ยวข้องเป็นเรื่องท้าทาย ในขณะที่การรักษาเวลาให้ตรงตามกำหนดนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้ ด้วยเหตุนี้ การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพในแต่ละการประชุมจึงเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งสามารถทำได้โดยการใช้ระเบียบวาระการประชุมที่จัดทำขึ้นอย่างดี

ร่างแต่ละส่วน/คำถาม/ส่วนหัวข้อภายในกรอบเวลา กรอบเวลานี้ควรจัดสรร adeqใช้เวลาในการอภิปราย แก้ไข และสรุปผล สิ่งสำคัญคือต้องร่างเค้าโครงก่อนการประชุม โดยบ่อยครั้ง คุณจะได้ฟังว่าปัญหาบางอย่างอาจต้องใช้เวลาบนกระดานมากขึ้น หรืออาจต้องลดจำนวนลงอย่างมาก

ใช้เวลาพิจารณาว่าจะใช้เวลาของคุณในการประชุมนี้อย่างไรให้ดีที่สุด คุณต้องการใช้เวลานานเท่าใดในการอภิปรายแต่ละรายการ? การสนทนานี้จะใช้เวลามากขึ้นหรือไม่?

บรรลุเป้าหมาย

หากไม่มีการมีส่วนร่วม การเตรียมตัว การสื่อสาร และการจัดการเวลา โอกาสที่ธุรกิจของคุณจะเฟื่องฟูก็น้อยมาก การประชุมของคุณจะเร่ร่อน คุณจะผิดหวังกับพนักงานของคุณ โครงการของคุณจะล้มและอยู่ในที่จอดรถ

สิ่งสำคัญคือต้องตั้งเป้าหมายและพยายามอย่างต่อเนื่องเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เหตุผลทั้งหมดที่ผู้คนมีการประชุมคือการรวมความพยายามของพวกเขาในหัวข้อที่กำหนดโดยมีเป้าหมายที่จะทำบางสิ่งให้สำเร็จ อย่าปล่อยให้ประวัติการประชุมที่น่าเบื่อมาเป็นเหตุผลที่ทำให้คุณไปไม่ถึงที่ที่คุณต้องการ

ใช้เวลาในการตั้งเป้าหมายและทบทวนบ่อยๆ

เราจะแก้ไขการประชุมอย่างไร

ที่ Freeconference เราถือว่าเรื่องฉุกเฉินเมื่อมีใครไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ เราอยู่ในตลาดของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ และเราต้องการให้คุณใช้เวลาในการทำงานร่วมกันให้เกิดประโยชน์สูงสุด ไม่ว่าจะเป็นการทำงานร่วมกันจากระยะไกลผ่านการประชุมเสมือนจริงหรือการทำงานร่วมกันแบบตัวต่อตัวที่โต๊ะประชุมในห้องประชุม

ไม่ว่าการประชุมครั้งล่าสุดของคุณจะมีผลหรือไม่ สิ่งที่ควรทำหลังจากเสร็จสิ้นจะเป็นตัวกำหนดว่าการประชุมครั้งต่อไปจะมีประสิทธิภาพเพียงใด คำแนะนำของเราคือ:

จัดทำวาระการประชุมที่มั่นคง

ดึงดูดผู้คน

เตรียมพนักงานของคุณ

ถ่ายทอดความสนใจของคุณ

ตั้งเป้าหมายและทำให้เป็นธรรมดา

เคารพเวลาของพวกเขา

และอย่าลืมความกตัญญูเล็กน้อยไปไกล ขอบคุณพวกเขาสำหรับการมีส่วนร่วมของพวกเขา ขอบคุณพวกเขาที่สละเวลา ขอบคุณสำหรับความคิดของพวกเขา

เราจะไม่อยู่ที่ใดถ้าไม่มีความร่วมมือ อย่าปล่อยให้รายงานการประชุมของคุณสูญเปล่า กลับไปที่การทำให้การประชุมมีความสำคัญ

FreeConference.comคือผู้ให้บริการการประชุมทางไกลฟรีรายแรก ที่ให้คุณเลือกวิธีการเชื่อมต่อเข้าร่วมการประชุมได้ทุกที่ทุกเวลาโดยไม่มีข้อผูกมัด

สร้างบัญชีฟรีวันนี้และสัมผัสประสบการณ์การประชุมทางไกลฟรี วิดีโอที่ไม่ต้องดาวน์โหลด การแชร์หน้าจอ การประชุมผ่านเว็บ และอื่นๆ อีกมากมาย