มี 3 อย่างในชีวิตที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ คือ ความตาย ภาษี และการพบเจอ...
โอเค... อาจจะพูดเกินจริงไปบ้าง แต่ถ้าคุณเคยทำงาน เป็นไปได้ว่าคุณอยู่ในที่ประชุม แม้ว่าเปอร์เซ็นต์ของการประชุมที่มีประสิทธิผลจะอยู่ในช่วงระหว่าง 33 ถึง 70% แต่เราทุกคนต่างเห็นพ้องกันว่าเราค่อนข้างจะอยู่ใน การประชุมที่มีประสิทธิผล กว่าสิ่งที่ไม่ก่อผล ปัจจัยสำคัญของการประชุมที่มีประสิทธิผลคือ บทบาทการประชุมซึ่งเน้นหน้าที่การประชุมสมาชิกเพื่อให้แน่ใจว่าเซสชันมีประสิทธิภาพ เช่น ตำแหน่งในทีมกีฬาหรือกุ๊กในครัว ต่อไปนี้คือบทบาทการประชุมหลัก 4 ประการที่ควรกำหนดให้กับการประชุมทุกครั้ง
“ไม่เพียงแต่ฉันจะเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม แต่ฉันจะเป็นผู้นำการประชุมด้วย!”
ตำแหน่งที่สำคัญที่สุดในการประชุมมีภาระหน้าที่ต่างกัน 3 ประการ: ก่อนการประชุม พวกเขาจะวางแผนและประสานงานระเบียบวาระการประชุม สถานที่ อุปกรณ์และผู้เข้าร่วมประชุม จัดการกับอุบัติเหตุ การจอง และเหตุฉุกเฉินที่ไม่คาดคิดทั้งหมด
ในระหว่างการประชุม พวกเขาควรชี้นำการอภิปรายเพื่อให้เป็นไปตามระเบียบวาระที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและตกลงกันไว้ เป็นความรับผิดชอบของผู้นำในการสร้างบทบาทการประชุมและรับรองโอกาสในการพูดที่เท่าเทียมกันสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน สร้างสภาพแวดล้อมที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนรู้สึกสบายใจที่จะมีส่วนร่วมในการประชุมเชิงปฏิบัติการทั้งหมด รวมถึงการระดมสมองและการอภิปรายทั้งหมด ผู้นำยังรับผิดชอบอุปกรณ์ใด ๆ เช่น PowerPoints, หน้าจอร่วมกันหรือภาพอื่นๆ
หลังการประชุม ผู้นำควรสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพว่าข้อสรุปและขั้นตอนต่อไปคืออะไร และมอบหมายความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมทุกคนเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและความไร้ประสิทธิภาพ
บทบาทการประชุมครั้งนี้ บันทึกประเด็นสำคัญ ที่ทำขึ้นในระหว่างการประชุม พวกเขาจะมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขา กำหนดวาระ ร่วมกับผู้นำเพื่อให้พวกเขาไม่เพียงแค่คุ้นเคยกับวาระการประชุมเท่านั้น แต่ยังสามารถเพิ่มเข้าไปได้เมื่อจำเป็น ผู้บันทึกยังแจกจ่ายวาระการประชุมก่อนการประชุมและแจกจ่ายบันทึกและข้อสรุปในภายหลัง
บทบาทการประชุมนี้จะช่วยผู้นำในการใช้เวลาในแต่ละวาระ ผู้จับเวลาต้องมีความเข้าใจในวาระที่ชัดเจนในการ เป็นแนวทางในการสนทนาสำหรับการประชุม ให้เป็นไปตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้อย่างละเอียดถี่ถ้วน พวกเขายังจะเตือนผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเมื่อเหลือ 5-10 นาทีในรายการวาระปัจจุบันเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีมาตรวัดการจัดการเวลาที่ดีขึ้น
ไม่มีใครอยากเป็นพลเรือนเมื่อพวกเขาเล่นมาเฟีย แต่บทบาทของผู้เข้าร่วมมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของการประชุม หน้าที่หลักของผู้เข้าร่วมคือการมีส่วนร่วมในการอภิปราย ไม่ว่าจะเป็นวาระการประชุม การระดมความคิด หรือการวางแผน ผู้เข้าร่วมเป็นส่วนเสริมของผู้นำในหลาย ๆ ด้าน พวกเขาควรมีส่วนร่วมในวาระการประชุมให้มากที่สุด สร้างสภาพแวดล้อมที่สะดวกสบายสำหรับผู้อื่นในการแบ่งปันความคิดของพวกเขา และติดตามเวลาที่กำหนดเพื่อให้การประชุมสิ้นสุดลงทันที หากหัวหน้ากำหนดบทบาทผู้เข้าร่วมประชุมสั้น ๆ หลังการประชุม ขอให้ชี้แจงเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการประชุมปกติ ฉันแนะนำให้หมุนเวียนบทบาทระหว่างสมาชิกในทีมต่างๆ เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนมีความรู้สึกทั่วไปและประสบการณ์กับแต่ละบทบาทแล้ว จะเป็นแรงบันดาลใจให้แนวคิด มุมมอง และการมีส่วนร่วมใหม่ๆ ในการประชุม!
สร้างบัญชี FreeConference.com ของคุณและเข้าถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับธุรกิจหรือองค์กรของคุณเพื่อเริ่มต้นใช้งาน เช่น วิดีโอและ การแชร์หน้าจอ, กำหนดการโทร, คำเชิญทางอีเมลอัตโนมัติ เตือนความจำและอื่น ๆ
